Приложение N 10. Журнал выхода и возвращения автотранспорта
Приложение N 10
к Порядку организации деятельности
по автотранспортному обеспечению
в учреждениях и органах уголовно-
исполнительной системы
от _____________________ N______
Журнал
выхода и возвращения автотранспорта
Гос. рег. знак автомобиля
Исправный автомобиль, путевую документацию на ТС и ключи от замка зажигания получил (подпись водителя)
Время первого выезда из гаража (с места стоянки)
Выезд автомобиля подтверждаю (подпись должностного лица)
Автомобиль в гараж (на место стоянки) поставил (подпись водителя)
Время последнего возвращения с линии
Время последнего возвращения с линии подтверждаю (подпись должностного лица)
Журнал выхода и возвращения автотранспорта должен быть прошнурован, опечатан и зарегистрирован в канцелярии. Страницы журнала должны быть пронумерованы.
Журнал заполняется аккуратным, разборчивым почерком ежедневно перед выездом автомобиля на линию и после окончательного возвращения в гараж (на место стоянки).
Ключи от замка зажигания, путевая документация на автомобиль, выезжающий на линию, выдаются только после подписи водителя в соответствующей графе журнала, подтверждающей получение.
Для каждой записи в журнале под один автомобиль отводится только одна строка. Записи делаются на каждой строке.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Форма №8. Журнал учета движения путевых листов
Если в организации используют транспортные средства, то выписывают для ведения учета ГСМ и т.п. и расчета зарплаты водителям путевые листы. Для контроля за движением этих документов применяют специальный журнал — учета движения путевых листов. Данные в него заносят каждый день при получении и сдаче водителем документов.
Общая информация
ИП и организации, которые занимаются оказанием транспортных услуг или используют в своей работе транспорт, должны регистрировать выданные шоферам путевые листы в специальном журнале. Это сказано в п. 1 ст. 1 и п. 1 ст. 6 ФЗ от 8 ноября 2007 года №259-ФЗ, а также в п. 17 Приказа Минтранса от 18 сентября 2008 года №152.
Другие компании и ИП могут решать самостоятельно, вести им такой журнал или нет.
Назначение документа — следить за своевременностью выписывания и сдачи путевых листов, списания ГСМ, данные о которых были обозначены в переданных водителям путевых листах.
Для справки! Путевой лист дает водителю право управлять транспортным средством, фиксирует сведения о маршруте, расходе ГСМ. Его оформляют на рейс или смену (с 1 марта 2019 года). На месяц «открывать» документ запрещено.
Журнал движения путевых листов заводят на срок не больше 1 года. При надобности это время можно сократить до 1 месяца. Данные вносят обо всех путевых листах без исключений, в хронологическом порядке.
Ведение журнала ложится плечи работника, которого глава компании назначил для этого соответствующим приказом. Также это может быть сотрудник, в чьей должностной инструкции или трудовом договоре прописаны эти обязанности.
После того как журнал будет полностью заполнен, его сшивают и скрепляют подписью главы компании или уполномоченного на это работника. Хранить документ в организации нужно не менее 5 лет.
О форме №8
Бланк является унифицированным, ее ввели в работу постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года №78. С января 2013 года форма не является обязательной к применению. Компании сами решают, использовать унифицированные формы или нет (п. 4 ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»). Данный факт надо не забыть обозначить в своей учетной политике. Это делается посредством издания приказа руководителем.
Журнал учета движения путевых листов по форме 8 до сих пор используют в организациях, имеющих транспортные средства. Бланк удобен и привычен проверяющим органам.
Что пишут в журнале учета движения путевых листов
Внесение данных в такой журнал не вызывает сложностей у работников. На обложке нужно отметить наименование организации, код по ОКПО, период ведения журнала.
На страницах журнала указывают:
Также в журнале должны расписываться: шофер — в получении путевого листа, диспетчер — в приемке листа и других бумаг от водителя, бухгалтер — в приемке листа от диспетчера. Бухгалтер и диспетчер должны поставить дату приема документов.
Приложение N 12. Журнал выхода и возвращения транспортных средств (рекомендуемый образец)
Приложение N 12
к Порядку организации
транспортной деятельности в
органах внутренних дел
Российской Федерации
ЖУРНАЛ
выхода и возвращения транспортных средств
Исправное транспортное средство, путевую документацию на ТС и ключи от замка зажигания получил (подпись водителя)
Время первого выезда из гаража (с места стоянки)
Выезд транспортного средства
подтверждаю (подпись должностного лица)
Транспортное средство в гараж (на место стоянки) поставил (подпись водителя)
Время последнего возвращения с линии
Время последнего возвращения с линии подтверждаю (подпись должностного лица)
«Дата» ставится дата выезда транспортного средства на линию;
«Марка транспортного средства» указываются марка, модель транспортного средства;
«Гос. per. знак транспортного средства» указывается регистрационный знак транспортного средства;
«Ф.И.О. водителя» пишутся фамилия и инициалы водителя;
«Выезд транспортного средства подтверждаю (подпись должностного лица)» ставится подпись сотрудника, осуществляющего контроль за выходом транспортных средств из гаражей, с мест стоянок и за возвращением с линии;
«Время последнего возвращения с линии подтверждаю (подпись должностного лица)» ставится подпись сотрудника, осуществляющего контроль за выходом транспортных средств из гаражей, с мест стоянок и за возвращением с линии;
«Примечание» указывается со слов водителя техническое состояние транспортного средства (исправен, неисправен).
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии
В организациях, которые занимаются предоставлением транспортных услуг, для контроля за выходом автомобилей на линию применяется специальный журнал учета.
Для чего нужен журнал, его значение
Прежде чем допустить транспортное средство до работы, специалисты предприятия должны убедиться в том, что его техническое состояние соответствует установленным нормам, что в машине отсутствуют повреждения, поломки и неисправности, которые могут привести к внештатным ситуациям на дороге, авариям и т.д.
При осуществлении этой процедуры проверяются комплектность, технические узлы, элементы и детали автомобиля, осматривается его внешний вид. Обязательно обследуется рулевое управление и тормозная система, а также система оптики и зажигания. Только при условии, что все вышеозначенные параметры находятся в удовлетворительном состоянии, автомобиль может выйти на линию, в противном случае его отправляют либо на станцию технического обслуживания, либо в гараж на восстановление.
В журнале учета отмечается техническое состояние машины, время ее выхода и возврата с линии, показания спидометра и т.д.
Благодаря данному документу в компании осуществляется аналитика работы транспортных средств, включающая в себя информацию о расходовании горючего, контроль за соблюдением режима труда водителя, правильность эксплуатации автомобиля, проводимые ремонтные работы и т.д. Таким образом, в первую очередь этот журнал является документом, на основе которого (в числе прочих) осуществляется организация безопасности правил дорожного движения на предприятия.
Кроме того, в случае каких-то аварий, произошедших по вине водителя автомобиля, журнал позволяет обосновать взыскание с него нанесенного ущерба, поскольку в нем указывается состояние машины как в момент выхода на линию, так и во время возврата в гараж.
Кто несет ответственность за ведение документа
Ответственность за формирование и ведение журнала, как правило, возлагается на диспетчера. Все данные в документ он вносит на основании сведений, предоставленных механиком, которых проводил осмотр технического состояния машины, а также водителя.
Что будет, если не вести журнал
Организации, занимающиеся транспортными услугами должны вести этот журнал в обязательном порядке. Если же его не будет, то государственные контролирующие органы (Ространснадзор и т.д.) оштрафуют как руководство, так и само предприятие.
По этой же причине вся информацию, вносимая в журнал должна быть достоверной и точной, поскольку, если вдруг с автомобилем что-то произойдет, проверяющие лица не в последнюю очередь займутся изучением данного документа. При выявлении ложных или неверных сведений на ответственные лица может быть возложено дисциплинарное взыскание.
Как сформировать журнал
Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии составляется в произвольном виде. Однако, если в компании есть свой шаблон журнала, то применять следует именно его. Кроме того, имеет распространение унифицированная, ранее обязательная к использованию форма журнала. Она удобна тем, что ее можно легко подкорректировать под нужды предприятия, добавив или убрав ненужные столбцы и строки. В некоторых организациях применяется журнал, имеющийся в свободной продаже (в твердом переплете) – законодательство такой подход к учету работы автомобилей вполне допускает.
Особенности оформления бланка
Что касается оформления журнала, то здесь также нет никаких особенностей, то есть, если журнал формируется самостоятельно, то его можно сделать в электронном виде или же, что называется, «нарисовать» вручную. В первом случае подготовленный бланк следует распечатать, чтобы ответственные лица могли оставить в нем свои автографы.
Обычно журнал содержит в себе не один десяток страниц. Все они должны быть по порядку пронумерованы и прошиты специальной толстой нитью.
На последнем листе ставится печать организации и пометка о количестве страниц в документе, а также дата и подпись ответственного работника.
Журнал делается в одном оригинальном экземпляре, дополнительных его копий не формируется. Заполненный журнал подлежит хранению на протяжении периода, установленного в законодательстве или же указанного в нормативно-правовой документации транспортной фирмы. Только после истечения этого срока документ можно уничтожить.
Кто должен расписаться в журнале
В журнале должны расписаться два сотрудника. Во-первых, это механик, который проверяет автомобиль перед выездом и после возврата, во вторых, диспетчер, который занимается ведением журнала. Что касается водителя, то в журнале отмечается только его ФИО.
Образец журнала
Если вам поручено формирование и ведение журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии, который вы ранее никогда не делали, воспользуйтесь его примером и подробными разъяснениями к нему. С их учетом вы сделаете нужный вам документ без особых проблем.
Как заполнять журнал выпуска на линию транспортных средств
Компании, предоставляющие любые транспортные услуги, обязаны перед выпуском автомобиля на маршрут проверить его техническую исправность. Приказ Министерства транспорта РФ № 141 от 6 апреля 2017 года утверждает порядок организации предрейсового контроля технического состояния транспортных средств на предприятии. После проверки контролёр обязан зафиксировать данные в путевом листе и в журнале по выпуску транспортных средств на линию.
Значение журнала
Для допуска автомобиля к работе необходимо удостовериться, что машина находится в исправном состоянии. Законом утверждён порядок предрейсового контроля, и пропускать этот пункт в работе не следует.
Предрейсовый контроль осуществляется контролёром технического состояния,на которого возложены обязанности по проверке транспортных средств.
При осуществлении контроля автомобиля проверяются следующие показатели:
В случае если транспорт полностью исправен, шофёр может отправляться на маршрут. При обнаружении неполадок транспорт оставляют для восстановления либо направляют на станцию техобслуживания.
В журнал выхода на линию транспортных средств фиксируется техническое состояние машины, показания спидометра и время выезда. Этот документ необходим для аналитики и статистики работы транспорта, контролем за расходом горючих материалов, эксплуатации автомобиля. В случае возникновения аварийных ситуаций, его используют как доказательство того, что при выезде машина была в исправном состоянии.
Оформление и структура
Ранее существовал обязательный формат журнала. Сейчас предприятие может использовать собственный шаблон произвольной формы, в который добавляются необходимые графы.Сформировать его можно и в электронном виде, и составить вручную.
Для того чтобы ответственные лица смогли поставить свои подписи, заполнение должно производиться в печатном варианте.
В журнале учёта въезда-выезда транспортных средств обычно содержится несколько десятков листов. Все страницы нумеруются и прошиваются. На последнем листе прошитого документа указывается количество страниц, дата, подпись ответственного лица и закрепляется всё это печатью организации.
Лица, обязанные расписаться:
Журнал учёта выхода автомобиля на линию и возврата с линии хранится в единственном экземпляре, без копий. Уничтожается по истечении срока хранения, указанного в законе или нормативных документах транспортной компании.
Структура и содержание:
Основная часть формируется в виде таблицы. Документ можно дополнить теми сведениями, которые нужны определённой фирме. Например, данные о прохождении водителем медицинского осмотра, о выдаче ключей на транспорт и др.
Бланк журнала выезда транспорта на линию
Ответственность за ведение
Ответственным лицом за ведение документа обычно назначается диспетчер, механик или сам водитель. У работника должна быть чёткая должностная инструкция с указанием прав, обязанностей, ответственности. Всё это регламентируется локальными нормативно-правовыми актами организации. Контролёр вносит в документы данные, предоставленные механиком и водителем. Если кто-то из них сжульничал, и предоставил невернуюинформацию, то вся ответственность ложится на диспетчера.
Ведение журнала –это обязательная процедура, для компаний, занимающихся транспортными перевозками.
Сведения должны быть точными и правдивыми. При занесении ложных данных в документацию, на ответственное лицо может быть наложено дисциплинарное взыскание, а также штраф как на должностное лицо, так и на организацию.
В случае возникновения ситуаций, при которых могут потребоваться данные о времени и техническом состоянии автомобиля в конкретный день, они в первую очередь будут проверять журнал выезда и возврата.
Конечно, первый проверяющий это руководитель организации. Именно он, назначает ответственного за ведение журнала, путём составления соответствующего приказа.
Если диспетчер недобросовестно будет заниматься оформлением документации, руководитель может применить меры воздействия: наложить штраф, лишить премии, занести замечание в трудовую книжку.
Для наглядного примера журнала выезда водителей на линию, образец заполнения можно скачать на сайтах с бланками нормативно-правовой документации. Купить такую книгу учёта в печатном варианте, можно в интернете, специализированных магазинах или заказать через типографию в твёрдом переплёте. Стоимость его обычно невысокая, в пределах 100 рублей.