Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии
В организациях, которые занимаются предоставлением транспортных услуг, для контроля за выходом автомобилей на линию применяется специальный журнал учета.
Для чего нужен журнал, его значение
Прежде чем допустить транспортное средство до работы, специалисты предприятия должны убедиться в том, что его техническое состояние соответствует установленным нормам, что в машине отсутствуют повреждения, поломки и неисправности, которые могут привести к внештатным ситуациям на дороге, авариям и т.д.
При осуществлении этой процедуры проверяются комплектность, технические узлы, элементы и детали автомобиля, осматривается его внешний вид. Обязательно обследуется рулевое управление и тормозная система, а также система оптики и зажигания. Только при условии, что все вышеозначенные параметры находятся в удовлетворительном состоянии, автомобиль может выйти на линию, в противном случае его отправляют либо на станцию технического обслуживания, либо в гараж на восстановление.
В журнале учета отмечается техническое состояние машины, время ее выхода и возврата с линии, показания спидометра и т.д.
Благодаря данному документу в компании осуществляется аналитика работы транспортных средств, включающая в себя информацию о расходовании горючего, контроль за соблюдением режима труда водителя, правильность эксплуатации автомобиля, проводимые ремонтные работы и т.д. Таким образом, в первую очередь этот журнал является документом, на основе которого (в числе прочих) осуществляется организация безопасности правил дорожного движения на предприятия.
Кроме того, в случае каких-то аварий, произошедших по вине водителя автомобиля, журнал позволяет обосновать взыскание с него нанесенного ущерба, поскольку в нем указывается состояние машины как в момент выхода на линию, так и во время возврата в гараж.
Кто несет ответственность за ведение документа
Ответственность за формирование и ведение журнала, как правило, возлагается на диспетчера. Все данные в документ он вносит на основании сведений, предоставленных механиком, которых проводил осмотр технического состояния машины, а также водителя.
Что будет, если не вести журнал
Организации, занимающиеся транспортными услугами должны вести этот журнал в обязательном порядке. Если же его не будет, то государственные контролирующие органы (Ространснадзор и т.д.) оштрафуют как руководство, так и само предприятие.
По этой же причине вся информацию, вносимая в журнал должна быть достоверной и точной, поскольку, если вдруг с автомобилем что-то произойдет, проверяющие лица не в последнюю очередь займутся изучением данного документа. При выявлении ложных или неверных сведений на ответственные лица может быть возложено дисциплинарное взыскание.
Как сформировать журнал
Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии составляется в произвольном виде. Однако, если в компании есть свой шаблон журнала, то применять следует именно его. Кроме того, имеет распространение унифицированная, ранее обязательная к использованию форма журнала. Она удобна тем, что ее можно легко подкорректировать под нужды предприятия, добавив или убрав ненужные столбцы и строки. В некоторых организациях применяется журнал, имеющийся в свободной продаже (в твердом переплете) – законодательство такой подход к учету работы автомобилей вполне допускает.
Особенности оформления бланка
Что касается оформления журнала, то здесь также нет никаких особенностей, то есть, если журнал формируется самостоятельно, то его можно сделать в электронном виде или же, что называется, «нарисовать» вручную. В первом случае подготовленный бланк следует распечатать, чтобы ответственные лица могли оставить в нем свои автографы.
Обычно журнал содержит в себе не один десяток страниц. Все они должны быть по порядку пронумерованы и прошиты специальной толстой нитью.
На последнем листе ставится печать организации и пометка о количестве страниц в документе, а также дата и подпись ответственного работника.
Журнал делается в одном оригинальном экземпляре, дополнительных его копий не формируется. Заполненный журнал подлежит хранению на протяжении периода, установленного в законодательстве или же указанного в нормативно-правовой документации транспортной фирмы. Только после истечения этого срока документ можно уничтожить.
Кто должен расписаться в журнале
В журнале должны расписаться два сотрудника. Во-первых, это механик, который проверяет автомобиль перед выездом и после возврата, во вторых, диспетчер, который занимается ведением журнала. Что касается водителя, то в журнале отмечается только его ФИО.
Образец журнала
Если вам поручено формирование и ведение журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии, который вы ранее никогда не делали, воспользуйтесь его примером и подробными разъяснениями к нему. С их учетом вы сделаете нужный вам документ без особых проблем.
Новые правила предрейсового контроля и заполнения путевого листа
С 1 сентября 2021 года будут действовать новые правила технического контроля автомобилей. Порядок утвержден приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9 (регистрация в Минюсте прошла 27.05.2021).
Напомним, что прежний порядок, введенный приказом Минтранса от 08.08.2018 № 296, был отменен в рамках «регуляторной гильотины». В результате вопрос, как нужно проводить предрейсовый или предсменный технический контроль, «повис в воздухе». Старые правила были аннулированы, новые еще не утверждены. Поэтому в первые месяцы 2021 года владельцы авто были вынуждены следовать уже не действующим правилам (поскольку саму обязанность по техосмотрам никто не отменял):
С 1 сентября проверять состояние автомобиля можно будет в любой промежуток времени, необходимый для определения технического состояния транспортного средства (ТС) и ограниченный временем въезда транспортного средства на парковку и окончанием рабочей смены водителя до следующего выезда ТС с парковки. То есть новый порядок предусматривает, что контроль должен проводиться во время подготовки транспортного средства к выполнению поездок
В путевом листе по новым правилам надо делать отметку в формулировке: «Выпуск на линию разрешен», после чего ее следует заверить подписью с указанием Ф.И.О. должностного лица, которое отвечает за техническое состояние и эксплуатацию автомобиля.
Проводить осмотр может контролер, аттестованный в транспортной инспекции. Например, аттестацию может пройти мастер или сам водитель. Если же аттестованных сотрудников в штате владельца ТС нет, то провести осмотр и поставить отметку может сервисный центр, аттестованный работник другой организации или ИП.
Перечень узлов и агрегатов, которые необходимо проверить перед выездом, не изменился.
В новые правила не вошли некоторые «старые» требования (видимо, их решили не восстанавливать):
Больше информации об изменениях в сфере транспорта и ПДД в 2021 году смотрите в Справочной информации «КонсультантПлюс» бесплатно с тестовым доступом.
Порядок ведения журнала технического состояния и выпуска на линию транспортных средств
Выходящий на дорогу транспорт, перевозящий пассажиров и грузы, всегда находился под пристальным вниманием технического персонала предприятий и государственной автоинспекции. Перед каждым выходом из гаража автомобиль проверяется на наличие неисправностей и только после этого выпускается на линию. Поэтому, журнал предрейсового технического осмотра автомобиля образец которого находится ниже, обязан присутствовать на каждом предприятии, занимающемся перевозками.
Законодательное регулирование
Своеобразный дневник содержит данные о техническом состоянии машины перед рейсом и после него. Это позволяет своевременно выявить и устранить неисправности и повреждения.
Ожидается, что в конце нынешнего года наберёт силу распоряжение транспортного министерства, которое урегулирует предрейсовый контроль технического состояния транспорта. Обновлённый порядок прописывает условия проведения процедуры, которая обязана выявить неисправный автотранспорт и запретить его выход со стационарной стоянки.
Список неполадок определён действующим регламентом дорожного движения.
Формуляр включает учёт перечня возможных неполадок:
Список может быть разбавлен и другими элементами ТС, которые перечислены Федеральным законодательным актом “О безопасности дорожного движения”. Законодательство предусматривает наказание за нарушение регламента не только водителю, но и руководству предприятия.
Произошедшая дорожно-транспортная авария повлечёт наложение штрафных санкций на проводившего предрейсовую процедуру механика и контролёра, допустившего выход из гаража неисправный агрегат.
Отсутствие у перевозчика специалиста предрейсового осмотра не освобождает компанию от проведения упомянутой процедуры. Организация должна оформить соглашение со специализированным предприятием, которое предоставляет услуги подобного рода.
Для кого обязательна предрейсовая экспертиза
Предрейсовая процедура имеет целью повысить безопасность грузоперевозок и пассажиров. Она предусматривает тестирование состояния техники перед выходом на дорогу. Имеются в виду не только механические безрельсовые транспортные аппараты для перевозки людей, но и грузовые машины. К данной категории относится и легковые таксомоторы. Последние также подлежат такому освидетельствованию и без его заключения их выезд на дорогу воспрещается.
Результаты проверки заносятся в путевой лист. Документ обязателен для всех видов пассажирского и грузового автотранспорта, находящегося в компании. Запись подтверждается оттиском штампа контролёра технического обследования передвижных средств.
Штамп служит для упрощения регистрации сведений о техническом освидетельствовании перед выездом с основной стоянки. Министерство транспорта разработало типовую форму штампа, однако частные компании вправе иметь индивидуальный вариант, который можно легально приобрести. Шаблон содержит сведения о наименовании предприятия, его реквизиты, прочие атрибуты.
У кого есть право проводить
Разумеется, проводить предрейсовое обслуживание имеет право специально подготовленный для этого работник. То же министерство утвердило нормативные документы, где представлены требования к специалисту технического осмотра.
Последний обязан обладать необходимым объёмом знаний, иметь определённые профессиональные навыки, соответствующее образование и обязательный трудовой стаж в такой отрасли.
Словом, контролёр технического освидетельствования должен быть профессионально подкован как в теории, так и в практике:
Понимание технических нюансов позволит дополнить полученный багаж знаний. Контролёр должен иметь образование не ниже уровня среднего специального, сопряжённого с эксплуатацией наземного колёсного транспорта. Ему необходимо иметь опыт работы по данной специфике не меньше одного года.
Исключение делается для техников, прошедших квалификационные курсы подготовки на приобретение данной специальности.
Не каждый индивидуальный предприниматель либо маленькая организация позволит себе содержать в штате контролёра предрейсового освидетельствования. Однако это не должно является законным основанием для игнорирования требований законодательства по выпуску на дорогу неисправного транспортного агрегата.
Компания обязана заключить соглашение с профильным предприятием, специализирующимся на проведении таких работ. Разумеется, частному лицу будет накладно подписать договор с автопредприятием. Поэтому он вправе прибегнуть к помощи сервисного центра либо станции технического обслуживания.
Контракт на освидетельствование выглядит типовой формой. Он содержит информацию о частном предпринимателе или юридическом лице-подписанте, в ведении которого находится наземный транспорт для перевозки людей и грузов.
Договор также оговаривает обязанности автопредприятия, станции, ЧП либо юридического лица. Он также перечисляет их права, обязанности и ответственность, срок действия контракта.
Порядок проведения
Предваряя заполнение журнала предрейсового технического осмотра, водитель проходит медицинское обследование у врача. Положительные результаты освидетельствования дают право на участие в дорожном процессе. Водитель берёт права, страховое свидетельство, получает путевой лист и направляется к контролёру осмотра, который проверяет технический статус машины.
Предрейсовое техническое освидетельствование выполняется этими работниками совместно. Их задача заключается в диагностировании определённых узлов и агрегатов перед отправкой автомобиля на дорогу.
Таковыми механизмами и системами проверяются:
Отсутствие неполадок позволяет перейти к проверке обязательного набора водителя.
Поэтому нужно знать, что упомянутая комплектация обязана содержать ряд обязательных атрибутов:
Новые главы законодательства обязывают иметь светоотражающий жилет, либо снабжённый таковыми полосами. Это обезопасит водителя в ночное время суток при возникновении аварийной поломки.
Журнал учёта прохождения
Положительный результат прохождения наземным транспортом экспертизы фиксируется на путевом листе оттиском штампа “Транспорт прошёл предрейсовый осмотр”.
Подобная запись появляется в специальном разделе учёта предрейсовых освидетельствований.
Бланк документа можно скачать в интернете.
Вести журнал правильно предполагает учёт и контроль следующей информации:
Сведения подтверждаются подписью водителя и контролёра. При необходимости, в журнал вносится дополнительная информация.
Автомобильные парки практикуют и послерейсовую техническую экспертизу, которую также необходимо внести в журнал. Приказом по предприятию оговариваются правила и условия её проведения.
Распоряжение о предрейсовом осмотре
Чтобы организовать работу по предрейсовому освидетельствованию автомобилей и водителей, управление компании издаёт соответствующее распоряжение. Законодательство не предусматривает унифицированной формы приказа, поэтому он выражается в свободном изложении.
Руководитель назначает ответственных лиц за проведение экспертизы, определяет правила заполнения необходимой документации. Разумеется, что свободная форма все же тяготеет к образцам документов, используемых транспортным министерством.
Распоряжения устанавливают необходимые минимальные знания для технического контролёра. Их издание обуславливается необходимостью подготовки своего работника либо включением его в штатную единицу как готового специалиста. Перечисленные распоряжением лица должны ознакомиться с содержанием приказа и в графе “Ознакомлен” и поставить подпись.
Штамп о прохождении тестирования
Распоряжение транспортного министерства РФ о предрейсовом освидетельствовании действует в 2018 году. Оно причисляет к обязательным условиям предрейсового осмотра регламент заполнения путевых листов.
Таким же условием является наличие оттиска штампа о прохождении предрейсового освидетельствования.
Оттиск должен содержать дату экспертизы, подпись проводившего её механика.
Ответственность за игнорирование правил
Находящийся в кабине путевой лист служит своеобразным контролем для водителя.
В нем присутствует отметка о прохождении предрейсового освидетельствования.Поэтому этот лист выдаётся водителям всех организаций, которые занимаются пассажирскими и грузовыми перевозками.
Отсутствие путевого листа угрожает водителю штрафной санкцией до 500 р., ответственному же за процедуру освидетельствования водителя и ТС— 20 тысячами. Автотранспортная компания может разориться на целых 100 000, если виновником окажется её руководство.
Забывчивость водителя пройти медицинское освидетельствование обернётся ему взысканием 3 000, а должностному лицу — 5 тысяч рублей. Если же в отсутствии медицинской процедуры виновна организация-перевозчик, штраф возрастает до 30 000.
Дополнительным наказанием может послужить отказ страхового агентства выплатить компенсацию водителю при совершении дорожно-транспортной аварии со ссылкой на отсутствие путевого листа либо соответствующих в нём отметок.
Разумеется, по сравнению со штрафами, упомянутая сумма намного превышает мелкие взыскания, поэтому при выезде дешевле иметь правильно оформленные документы.
Имеющийся в организациях журнал регистрации технического состояния и выпуска на линию транспортных средств предназначен повысить безопасность пассажиров, перевозимых грузов.
Своевременно выявленные и устранённые неисправности уменьшат вероятность участия автомобиля в дорожно-транспортной аварии. Результаты предрейсовой диагностики заносятся в журнал выхода машины и её путевой лист.
Каким компаниям нужен предрейсовый техконтроль транспорта: скачайте образец приказа
Обязательно ли проведение предрейсового и послерейсового медицинского осмотра, а также предрейсового контроля технического состояния транспортного средства для организаций, не занимающихся оказанием услуг по перевозке, но имеющим на балансе транспортное средство?
Попробуем ответить на эти вопросы.
Еще не утихли споры о том, нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры, как законодатель дает нам новую пищу для размышлений: предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства.
Что же это за птица и с чем ее едят?
Кто должен оформлять путевые листы
Конечно, в тех организациях, в которых на балансе стоит только один автомобиль, да и тот используется только руководителем, нет необходимости в детальном контроле за расходом ГСМ. Там все и так понятно и прозрачно. Но это понятно только вам, а не налоговым органам. Для них придется показывать, кто, когда и по какому маршруту ездил. Это подтверждение того, что автомобиль используется в делах организации, а не ездит по личным нуждам руководителя.
Отдельное внимание стоит уделить норме расхода. Она должна быть утверждена, и расход топлива должен соответствовать ей. Это докажет, что ведется контроль за расходом горючего, а водитель ничего не сливает из бака. Норму можно высчитать, только зная дневной пробег. Значит нужно указать и его. В общем, в очередной раз подтвердить, что расходы, понесенные организацией, направлены на получение прибыли.
Новый реквизит путевого листа
По сути, ничего не изменилось. Пункт 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» обязывает всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей обеспечивать соответствие технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения и не допускать транспортные средства к эксплуатации при наличии у них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения.
А п. 4 ст. 20 этого же закона прямо указывает на то, что организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств необходимо перед каждым рейсом.
Раньше это делалось в отдельных журналах, и специальная отметка в путевом листе не ставилась. Конечно, это вело к тому, что организации, у которых на учете стоит один-два автомобиля, ничего не проводили. И такое нарушение выявить было крайне тяжело. У Ростехнадзора просто руки до всех не доходили: проверялись только перевозчики и организации, использующие большое количество транспорта. Теперь придется его соблюсти.
Считаю, что налоговая обязательно воспользуется нововведением, чтобы поставить под сомнение легитимность расходов на ГСМ.
Приказ о предрейсовом техническом контроле
Каких-то специальных требований законодатель нам не установил. Не сказано, кто этим должен заниматься и как. А значит, все отдано на откуп самим организациям.
По моему мнению, вполне хватит приказа по организации в котором будет назначено лицо, ответственное за проведение такого контроля. Хорошо, если это лицо будет обладать соответствующей квалификацией. Если нет, то ничего страшного, потому что напомню, что законодатель не установил по этому поводу никаких требований.
Приказ о предрейсовом техническом контроле можно сделать по такой форме:
Скачать образец приказа о предрейсовом техническом контроле можно тут.
Медицинские осмотры водителей
Пункт 1 ст. 20 Федерального закона N 196-ФЗ прямо говорит о необходимости организовывать проведение обязательных медицинских осмотров. Их периодичность мы можем найти в п. 3 ст. 23 ФЗ №196. Медицинские осмотры подразделяются на предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые.
Предварительные и периодические нас не интересуют, потому что их проведение никак не отражается в путевом листе, а значит, и не влияет на расходы в целях налога на прибыль. А вот на предрейсовых и послерейсовых осмотрах стоит остановится подробнее.
С предрейсовыми осмотрами все просто: их нужно проводить перед каждым рейсом в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб. То есть, если вы не водитель скорой, пожарной, полиции т.п., то перед каждым рейсом пройдите медицинский осмотр. Факт этого будет отражен в путевом листе. А вот послерейсовые осмотры проводятся только у тех, чья работа связана с перевозками пассажиров и опасных грузов.
Обращу внимание, что приказ Минтранса РФ от 08.08.1995 N 73 «Об утверждении Правил перевозки опасных грузов автомобильным транспортом» не действует с 29.12.2016 года.
Теперь поговорим про перевозку пассажиров. Здесь большинство фирм пытается найти лазейку в законе и сказать, что наша организация не перевозит пассажиров и не оказывает услуг по перевозке пассажиров. Для того, чтобы разобраться в этом, давайте найдем определения понятия пассажир. Такое определение нам дают два документа.
Вторым документом, который регламентирует понятие пассажир, являются «Правила дорожного движения» (утв. Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090). Здесь в п. 1.2 сказано, что пассажир – это лицо, кроме водителя, находящееся в транспортном средстве (на нем), а также лицо, которое входит в транспортное средство (садится на него) или выходит из транспортного средства (сходит с него).
Значит, пассажирами будут являться все сотрудники организации, кроме водителя, которые находятся в служебном транспорте. И выходит, что такому транспорту необходимо проходить послерейсовый контроля за техническим состоянием транспортного средства.
Что будет, если не делать?
С другой стороны, арбитражная практика показывает, что отсутствие полной информации в путевых листах не является причиной для признания расходов на содержание автотранспорта экономически необоснованными (постановление ФАС Московского округа от 29.02.2012 по делу N А40-63465/11-116-182).
Также стоит сказать, что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547.
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.