Письмо о допуске сотрудников на объект
Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.
Составные части письма
Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.
После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:
Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.
Сотрудники
Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.
В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.
Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.
Допуск
Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:
Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.
Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.
Исключения из правил
Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:
Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.
Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.
Нарушения
В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.
Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.
Вопросы и ответы
Как и когда можно получить пропуск?
Как можно проверить, оформлен пропуск или нет?
По истечении регламентного срока в Вашем личном кабинете появится информация о статусе рассмотрения заявки. В случае положительного результата рассмотрения информация о транспортных средствах будет внесена в реестр действующих пропусков грузового автотранспорта.
Проверить наличие сведений о транспортном средстве в реестре действующих пропусков можно на официальном сайте Государственного казенного учреждения города Москвы – Центр организации дорожного движения Правительства Москвы и аналогичном сервисе, размещенном на Едином Транспортном Портале города Москвы в разделе «Грузовая логистика».
Консультации по вопросам, касающимся предоставления государственных услуг, можно получить в сервисных центрах «Московский транспорт» по адресам: г. Москва, ул. Старая Басманная, д. 20, корп. 1, и ул. 1905 года, д. 25, понедельник-четверг: 08:00-17:00; пятница: 08:00-15:45. Для получения консультаций при себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.
Если автомобиль заехал в зону ограничения движения ночью, можно ли выехать без пропуска днем?
Согласно Постановлению Правительства Москвы от 22 августа 2011 г. № 379-ПП «Об ограничении движения грузового автотранспорта в городе Москве и признании утратившими силу отдельных правовых актов Правительства Москвы» грузовые транспортные средства не могут осуществлять движение без специального пропуска в зонах ограничения с 07:00 до 23:00 С 01.07.2021
Применение мер административного воздействия к нарушителям пропускного режима не зависит от направления движения транспортного средства (въезд или выезд из зоны ограничения), наличия или отсутствия прицепа (полуприцепа), а также от наличия и размещения груза или оборудования в его кузове (прицепе, полуприцепе).
В соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение установленных ограничений движения грузового автотранспорта влечет наложение административного штрафа в размере 5000 рублей за каждое зафиксированное нарушение. Администрирование ограничений осуществляется как в автоматическом режиме (комплексами фото и видеофиксации) так и сотрудниками ГИБДД.
Въезд в зону ограничения движения в режимное время могут осуществлять только грузовые транспортные средства, сведения о которых внесены в установленном порядке в Реестр действующих пропусков, предоставляющих право на въезд и передвижение грузового автотранспорта в зонах ограничения его движения в городе Москве.
Конечная точка маршрута в г. Москве постоянно меняется. Как оформить пропуск на год в данном случае?
Как подать заявление на выдачу пропусков индивидуальному предпринимателю без электронной цифровой подписи и регистрации личного кабинета юридического лица?
Оформить услугу без электронной цифровой подписи невозможно.
Зарегистрируйте личный кабинет индивидуального предпринимателя при помощи Электронной цифровой подписи (способ регистрации совпадает со способом регистрации личного кабинета юридического лица) и подайте заявления из личного кабинета индивидуального предпринимателя без указания доверенного лица (https://pgu.mos.ru/ru/clients/personal/#legal ).
Должна быть прикреплена вся цепочка документов (доверенность, договор, контракт или иной документ, дающий право представлять интересы заявителя). При этом каждый документ должен быть подписан электронной подписью доверителя этого документа.
Примерная форма заявления о выдаче постоянного пропуска для прохода (въезда) на территорию объекта (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
Руководителю [ наименование юридического лица ]
адрес: [ вписать нужное ]
от [ наименование/Ф. И. О. ]
адрес: [ вписать нужное ]
ОГРН/ИНН (для юридического лица): [ вписать нужное ]
документ, удостоверяющий личность (для физического лица):
[ наименование документа, серия и номер, дата
выдачи, наименование органа, выдавшего документ ]
Заявление
о выдаче постоянного пропуска для прохода (въезда) на территорию объекта
[ Наименование юридического лица/фамилия, имя, отчество (при наличии) ] просит выдать постоянный пропуск на период с [ число, месяц, год ] по [ число, месяц, год ] для [ прохода/въезда транспортного средства (марка, модель, государственный регистрационный знак) ] на территорию [ наименование объекта ], расположенного по адресу: [ вписать нужное ], в целях [ указать цель ].
[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Примерная форма заявления о выдаче постоянного пропуска для прохода (въезда) на территорию объекта
Разработана: Компания «Гарант», сентябрь 2017 г.
Вопросы и ответы
Как и когда можно получить пропуск?
Как можно проверить, оформлен пропуск или нет?
По истечении регламентного срока в Вашем личном кабинете появится информация о статусе рассмотрения заявки. В случае положительного результата рассмотрения информация о транспортных средствах будет внесена в реестр действующих пропусков грузового автотранспорта.
Проверить наличие сведений о транспортном средстве в реестре действующих пропусков можно на официальном сайте Государственного казенного учреждения города Москвы – Центр организации дорожного движения Правительства Москвы и аналогичном сервисе, размещенном на Едином Транспортном Портале города Москвы в разделе «Грузовая логистика».
Консультации по вопросам, касающимся предоставления государственных услуг, можно получить в сервисных центрах «Московский транспорт» по адресам: г. Москва, ул. Старая Басманная, д. 20, корп. 1, и ул. 1905 года, д. 25, понедельник-четверг: 08:00-17:00; пятница: 08:00-15:45. Для получения консультаций при себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.
Если автомобиль заехал в зону ограничения движения ночью, можно ли выехать без пропуска днем?
Согласно Постановлению Правительства Москвы от 22 августа 2011 г. № 379-ПП «Об ограничении движения грузового автотранспорта в городе Москве и признании утратившими силу отдельных правовых актов Правительства Москвы» грузовые транспортные средства не могут осуществлять движение без специального пропуска в зонах ограничения с 07:00 до 23:00 С 01.07.2021
Применение мер административного воздействия к нарушителям пропускного режима не зависит от направления движения транспортного средства (въезд или выезд из зоны ограничения), наличия или отсутствия прицепа (полуприцепа), а также от наличия и размещения груза или оборудования в его кузове (прицепе, полуприцепе).
В соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение установленных ограничений движения грузового автотранспорта влечет наложение административного штрафа в размере 5000 рублей за каждое зафиксированное нарушение. Администрирование ограничений осуществляется как в автоматическом режиме (комплексами фото и видеофиксации) так и сотрудниками ГИБДД.
Въезд в зону ограничения движения в режимное время могут осуществлять только грузовые транспортные средства, сведения о которых внесены в установленном порядке в Реестр действующих пропусков, предоставляющих право на въезд и передвижение грузового автотранспорта в зонах ограничения его движения в городе Москве.
Конечная точка маршрута в г. Москве постоянно меняется. Как оформить пропуск на год в данном случае?
Как подать заявление на выдачу пропусков индивидуальному предпринимателю без электронной цифровой подписи и регистрации личного кабинета юридического лица?
Оформить услугу без электронной цифровой подписи невозможно.
Зарегистрируйте личный кабинет индивидуального предпринимателя при помощи Электронной цифровой подписи (способ регистрации совпадает со способом регистрации личного кабинета юридического лица) и подайте заявления из личного кабинета индивидуального предпринимателя без указания доверенного лица (https://pgu.mos.ru/ru/clients/personal/#legal ).
Должна быть прикреплена вся цепочка документов (доверенность, договор, контракт или иной документ, дающий право представлять интересы заявителя). При этом каждый документ должен быть подписан электронной подписью доверителя этого документа.
Заявление на выдачу пропуска: правила написания и образец
Заявление на выдачу пропуска — это письменный запрос на получение документа, позволяющего свободно заходить или въезжать на закрытую территорию предприятия. Формы запросов и разрешений утверждаются внутренними нормативными актами.
В каких случаях надо писать заявление на получение пропуска
В соответствии с Законом РФ от 11.03.1992 № 2487-1 на предприятиях устанавливают пропускной режим. Это делается, чтобы не допускать на территорию посторонних людей и контролировать завоз и вывоз грузов и ценностей. Это особенно актуально для секретных объектов, производственных предприятий, административных зданий. С установленным порядком необходимо ознакомить персонал предприятия и посетителей (п. 7 ст. 1.1 Закона № 2487-1) и обеспечить доступ через проходную по специальным разрешениям.
В законе нет четкого требования, в каких конкретно документах на предприятии следует указать правила пропускного режима. Обычно это внутренние положения об установлении такого режима. В них перечисляют порядок проведения мероприятий по учету перемещения людей и имущества внутри объекта и за его пределами, утверждают виды разрешительных документов, бланки заявления на выдачу пропуска в здание и т. д.
В зависимости от специфики деятельности эти документы делятся на:
Такие документы выдают новым сотрудникам или тем, кто работает давно, но потерял выданное ранее удостоверение. Иногда приходится переоформить его, когда у человека поменялись персональные данные. Периодически они требуются и следующим посетителям:
Среди тех, кто вправе зайти на предприятия по служебным удостоверениям:
По какой форме писать заявление
Законодательство не устанавливает единую форму заявки на пропуск, его разрешено писать в свободном виде. Компании разрабатывают собственные бланки, исходя из специфики деятельности. Где-то достаточно единого для всех разрешения. А где-то требуются отдельные удостоверения по подразделениям, для работы по сменам, в выходные и праздники и др. В разных ситуациях необходимы разные формы заявления — для постоянного, временного или однократного визита, в любое помещение объекта или в одно из подразделений.
На обычных предприятиях заявление составляют по стандартной структуре:
Если в здание необходимо пропустить представителей компаний-контрагентов, то ходатайство пишут от имени гендиректора юрлица. В нем указывают список работников, которым требуется допуск в здание, и дают ссылку на контракт об услугах или работах. Если для работы необходимо проехать на машинах, то указывают их количество, марку, номер.
Вот как выглядит заявление в администрацию на пропуска для получения постоянного пропуска работнику компании, которому необходим проезд через КПП на автомобиле:
А это запрос на временное разрешение на посещение территории компании от подрядной организации, выполняющей ремонт по договору. В таком случае пишут от имени юрлица:
Если требуется разрешение на визит зарубежных партнеров, то необходимо отправить письмо о выдаче пропуска в администрацию для проведения совместных мероприятий.
А вот бланк заявления для оформления постоянного разрешения для работников предприятия:
Прошу Вас выдать мне пропуск для въезда на территорию __________________________________________________________ (наименование здания, объекта)
автомашины ________________________________ (марка, модель), гос. номер ______________________________, цвет ________________________________, принадлежащей мне, ___________________________ (должность работника, наименование структурного подразделения), _________________________________________________ (фамилия, имя, отчество), контактный телефон: _____________________________________.
должность, фамилия, инициалы заявителя подпись
Кому и как подать заявление
Сотрудники пишут заявку и лично отдают секретарю или начальнику службы безопасности предприятия. Для посетителей есть возможность отдать письмо лично или прислать по почте (электронной или обычной), если это предусмотрено правилами компании. В государственные органы существует несколько вариантов:
Готовые разрешения присылают по почте или отдают при личном визите (оговаривается заранее).