Образец приказа о закреплении ТС за сотрудником
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распоряжение руководства о возложении на работника ответственности за эксплуатацию и техническое состояние конкретного транспортного средства.
Обязателен ли документ
Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС
Оформление доверяют любому работнику, имеющему представление о правилах работы с распорядительной документацией. Закон не регламентирует ни процедуру прикрепления, ни форму документа. Оформляют бумагу по общим правилам. Указывают:
Что касается оформления текста, есть нюансы. Под свою ответственность работник принимает транспортное средство по акту. В нем указывают техническое состояние авто и его содержание (опись) на момент приемки. Отсюда два варианта оформления документа:
И в том, и в другом случае обязательно указывают ответственное лицо за эксплуатацию транспортного средства и идентифицируют авто, чтобы было понятно, о какой машине идет речь. Поскольку оформление документа не регламентировано, допускается добавление и другой информации (о порядке передачи ТС другому лицу, порядке ведения журналов учета, сообщений о неисправностях и др.). Ниже приведены образцы, как это сделать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, с кого взыскивать убытки по ДТП: с водителя или организации — собственника ТС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец документа
Вот пример приказа о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, когда акт оформляется отдельно:
А вот образец совмещения приказа и акта в одном документе:
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
456789, Россия, субъект РФ, просп. Замечательный, д.1
тел./факс (812) 545-2121; 493-0787
ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001
14.01.2021 Субъект РФ
О закреплении транспортного средства за водителями
В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения охраны труда, техники безопасности, контроля за работой автотранспорта ООО «Ppt.ru»
Техническое состояние автомобиля, составленное начальником гаража Зубаревым И.Д. и механиком Андреев И.Ю., находится в следующем состоянии:
Водителям Сидорову А.Г., Иванову А.И., Карпову И.П. передается запасное колесо (R 15), комплект инструментов для ремонта (приложение №1), аптечка (приложение № 2).
Директор Петров /Петров П.П./
Начальник гаража Зубарев Зубарев И.Д.
Механик Андреев Андреев И.Ю.
Ознакомлен, автомобиль принял, с техсостоянием и укомплектованностью согласен:
Водитель Сидоров А.Г. Сидоров А.Г.
Срок хранения
Документ хранится в течение всего срока действия вместе с аналогичными документами. Потом передается в архив на 5 лет, после чего подлежит уничтожению.
Заявка на служебный автомобиль
от 17 июля 2020 года N 317-р
Об упорядочении использования служебного автотранспорта
В целях упорядочения и повышения эффективности использования служебного автотранспорта, а также снижения расходов, связанных с его эксплуатацией, в соответствии с Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», Письмом Министерства транспорта Российской Федерации от 14.05.2019 N ДЗ/10239-ис «О заполнении путевых листов»:
1. Руководителям структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, их заместителям, иным должностным лицам администрации городского округа город Воронеж, работа которых носит разъездной характер, использовать закрепленный за ними служебный автотранспорт только в рабочие дни. Глава городского округа город Воронеж, первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители управ районов городского округа город Воронеж при необходимости имеют право использовать служебный транспорт в выходные и праздничные дни без дополнительного согласования.
1.1. При необходимости использования служебного автотранспорта (за исключением автомобилей, закрепленных за главой городского округа город Воронеж, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями управ районов городского округа город Воронеж) в выходные и праздничные дни направлять не позднее двух рабочих дней, предшествующих выходным и праздничным дням, на имя руководителя управления делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж предварительную заявку в соответствии с прилагаемой типовой формой.
1.2. При использовании служебного автотранспорта в рабочие дни ежедневно за личной подписью заполнять в путевом листе служебного автомобиля сведения о начале и окончании времени работы и количестве пройденных километров.
1.3. При использовании служебного автотранспорта в выходные и праздничные дни ежедневно за личной подписью заполнять в путевом листе служебного автомобиля описание маршрута следования по каждому промежуточному пункту следования автомобиля с указанием времени выезда, места отправления и места назначения, количества пройденных километров, времени окончания работы и общего количества пройденных километров.
2. Должностным лицам администрации городского округа город Воронеж, за которыми закреплен служебный автотранспорт и работа которых не носит разъездной характер:
2.1. Использовать служебный автотранспорт не более 12 часов в сутки с учетом возвращения в гараж не позднее 20 часов 00 минут.
2.2. Соблюдать норму пробега автомобиля не более 150 км ежедневно.
3. Должностным лицам администрации городского округа город Воронеж, за которыми не закреплен служебный транспорт, использовать резервные автомобили по разовой предварительной заявке, оформленной согласно приложению к настоящему распоряжению руководителем структурного подразделения администрации городского округа. Каждое должностное лицо, использующее служебный автомобиль по предварительной заявке, обязано заполнять в путевом листе описание маршрута следования по каждому промежуточному пункту следования автомобиля с указанием времени выезда, места отправления и места назначения, количества пройденных километров, времени окончания работы и общего количества пройденных километров.
4. По автомобилям, закрепленным за главой городского округа город Воронеж, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями управ районов городского округа город Воронеж, иными должностными лицами администрации городского округа город Воронеж, работа которых носит разъездной характер, ежедневный пробег не лимитируется.
6. Муниципальному казенному учреждению «Автобаза администрации городского округа город Воронеж»:
6.1. Разрешать выезд служебного автотранспорта (за исключением автомобилей, закрепленных за главой городского округа город Воронеж, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями управ районов городского округа город Воронеж) в выходные и праздничные дни только при наличии согласованной заявки, указанной в подпункте 1.1 пункта 1 настоящего распоряжения.
6.2. При нахождении должностного лица администрации, за которым закреплен служебный автомобиль, в отпуске, командировке или в период его временной нетрудоспособности разрешать выезд служебного автотранспорта только по согласованию с руководителем управления делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж.
6.3. Предоставлять резервные служебные автомобили только при наличии письменных заявок.
7. Признать утратившим силу распоряжение администрации городского округа город Воронеж от 28.07.2015 N 565-р «Об упорядочении использования служебного автотранспорта».
Исполняющий обязанности
главы городского
округа город Воронеж
С.А.ПЕТРИН
Приложение
к распоряжению
администрации городского
округа город Воронеж
от 17.07.2020 N 317-р
ТИПОВАЯ ФОРМА ЗАЯВКИ
НА ВЫЕЗД СЛУЖЕБНОГО АВТОТРАНСПОРТА
(бланк структурного подразделения)
делами, учета и отчетности
на выезд служебного автотранспорта
В связи со служебной необходимостью, вызванной _______________________
(указываются конкретные служебные мероприятия, поручения и т.п.,
необходимые к исполнению,
а также ориентировочный маршрут следования)
выезд служебного автомобиля
(дата или период времени)
(марка и государственный регистрационный номер транспортного средства)
(должность и Ф.И.О. заявителя)
(в случае выезда резервного автомобиля данные строки не заполняются)
Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях
Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.
Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.
В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.
Рассмотрим эти три способа.
Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)
При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.
Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)
При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.
При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.
Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.
Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.
При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.
Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)
Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.
Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.
Учет расходов в целях налогообложения для компании
Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.
Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.
Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.
Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.
Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:
Путевой лист
Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.
Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Служебная записка на служебный автомобиль
Стабильная и беспрерывная производственная деятельность зависит, в том числе, от системы внутренних коммуникаций. Сотрудники, у которых имеется потребность в письменном обращении к коллеге из другого подразделения или вышестоящему лицу по рабочему поводу, могут направиться в кадровое подразделение фирмы, где имеется образец такого инструмента деловой переписки, как служебная записка. Ввиду этого персоналу компании нужно ознакомиться с правилами ее оформления и регистрации, прописанными в локальных нормативах.
Предназначение служебной записки во внутренних коммуникациях предприятия
Служебная записка представляет собой особый вид документа, который предназначается для документирования деловой информации и обмена ею между субъектами. Следовательно, главной функцией рассматриваемой бумаги является передача требуемой информации между представителями коллектива.
Маршрут движения служебных записок может быть горизонтальным и вертикальным. Горизонтальный способ характерен для бумаг, целью которых является освещение или донесение сведений коллеге составителя. В свою очередь, вертикальное движение документов подразумевает направление информации управленцу.
Практика демонстрирует, что нанимателю практически всегда предоставляются жалобы, прошения или замечания по аспектам производственной деятельности.
Законодательство не фиксирует обязательства компаний использовать и регистрировать подобные бумаги. Впрочем, большинство бизнес-субъектов, тем не менее, применяют их ввиду удобства и облегчения документирования всех деловых обращений.
Невозможно опровергнуть факт наличия обращения по тому или иному вопросу к конкретному должностному лицу, если грамотно оформить и зарегистрировать документ.
Регистрация записок проходит в специализированном журнале кадровым служащим или делопроизводителем (секретарем). Такой сотрудник по запросу составителя записки также может пометить бумагу, как срочную, что ускорит процесс ее предоставления адресату.
Вся регламентация оформления и предоставления записок фиксируется в локальных нормативах. Именно поэтому при составлении такого документа лицу следует опираться на местные акты, либо на общие правила формирования официальной документации (если в локальных постановлениях не содержатся нюансы данной процедуры).
Последствия составления служебной записки на получение в пользование или приобретение автомобиля
Сотрудники предприятия, при наличии соответствующей потребности, могут составлять служебные записки с прошением предоставить в пользование служебный автомобиль, либо с запросом на приобретение машины с целью упрощения дальнейшего исполнения обязанностей.
По факту рассмотрения управленцем записки подчиненного о служебном автомобиле, может происходить следующее:
Правила составления служебной записки на служебный автомобиль
Рассматриваемая служебная записка может составляться как от руки, так и в электронном варианте. Главным требованием остается наличие подписи составителя (проставленной от руки или электронной).
Что касается требований к оформлению бумаги, справедливо говорить о следующих:
В основном тексте документа также уместно прописать причины, обуславливающие подобную потребность работника. В случае наличия документальных доказательств, их также уместно приложить к записке, указав перечень таких бумаг в основном тексте. Например, к подобным доказательствам могут относиться проездные билеты в большом количестве, которые превышают по сумме уровень затрат, которые компания затрачивала бы на содержание автомобиля.
Образец служебной записки на приобретение автомобиля
На практике образец служебной записки ввиду необходимости покупки автомобиля выглядит следующим образом:
Руководителю ООО «Лотос»
Парабанову Виталию Анатольевичу
от служащего отдела снабжения
Красилова Павла Сергеевича
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 13
о приобретении автомобиля
Прошу Вас приобрести легковой автомобиль для нужд отдела снабжения ООО «Лотос». Ввиду того, что наши основные поставщики, с которыми мы должны регулярно проводить собрания и встречи, располагаются в области, я вынужден стабильно три раза в неделю тратить на дорогу более полутора часов в одну сторону за одну поездку, что существенно сокращает время на профессиональную деятельность. При этом траты, осуществляемые мной на приобретение билетов на автобусы и электрички, составляют более 8500 руб. (выписку из бухгалтерии прилагаю).
Считаю приобретение автомобиля уместным решением в долгосрочной перспективе расширения производства.
Красилов П.С. Красилов П.С
Таким образом, служебная записка с прошением о приобретении автомобиля является действенным инструментом по донесению до управленца информации о наличии трудностей при исполнении должностных обязанностей конкретным сотрудником. Субъекту необходимо заранее ознакомиться с правилами составления записок и указать все требуемые реквизиты.
Заявка на служебный автомобиль
от 7 декабря 2009 года N 505
В целях совершенствования порядка автотранспортного обслуживания Министерства экономического развития Российской Федерации
2. Признать утратившим силу приказ Минэкономразвития России от 6 ноября 2008 года N 380 «Об утверждении Положения об организации автотранспортного обслуживания Министерства экономического развития Российской Федерации».
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Савельева О.Г.
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минэкономразвития России
от 7 декабря 2009 года N 505
Положение
об организации автотранспортного обслуживания Министерства экономического развития Российской Федерации
1. Общие положения
1.2. Автотранспортное обслуживание производится филиалом Федерального государственного учреждения «Управление административными зданиями Министерства экономического развития Российской Федерации» «Центр автотранспортного обслуживания» (ЦАО) в пределах средств федерального бюджета, выделенных на очередной финансовый год.
1.3. Целью автотранспортного обслуживания является бесперебойное предоставление автотранспортных услуг для создания необходимых условий должностным лицам в связи с исполнением ими служебных обязанностей.
2. Порядок и условия автотранспортного обслуживания
2.1. Автотранспортное обслуживание должностных лиц осуществляется путем:
предоставления служебного автотранспорта с персональным закреплением за должностным лицом;
предоставления служебного, пассажирского и грузового автотранспорта по заявкам должностных лиц Министерства в случаях, предусмотренных настоящим Положением.
2.2. Служебный автотранспорт персонально закрепляется за Министром, заместителями Министра и директорами департаментов согласно утвержденному координирующим и контролирующим работу Департамента управления делами заместителем Министра перечню.
2.3. Служебный автотранспорт используется в соответствии с нормами работы, указанными в разделе 3 настоящего Положения.
2.4. Время использования служебного автотранспорта фиксируется в путевом листе.
2.4.1. Время окончания использования служебного автотранспорта Министром или заместителем Министра подтверждается подписью в путевом листе соответствующего должностного лица или руководителя секретариата Министра, заместителя Министра с указанием времени окончания работы, а также места и времени подачи служебного автотранспорта на следующий день.
2.4.2. Время окончания использования служебного автотранспорта директором департамента подтверждается его подписью в путевом листе с указанием времени окончания работы, а также места и времени подачи служебного автотранспорта на следующий день.
2.5. Выезд персонально закрепленного служебного автотранспорта за пределы Московской области, а также его использование в выходные и праздничные дни разрешается в исключительных случаях по согласованию с директором Департамента управления делами (лицом, исполняющим его обязанности).
В случае необходимости выезда персонально закрепленного служебного автотранспорта за пределы Московской области или его использования в выходные и праздничные дни соответствующим должностным лицом или руководителем секретариата Министра или заместителя Министра оформляется заявка с указанием причин, цели поездки и времени использования служебного автотранспорта.
2.6. Структурным подразделениям Министерства для решения служебных вопросов может быть предоставлен разъездной или дежурный служебный, пассажирский или грузовой автотранспорт на основании заявки, согласованной с директором Департамента управления делами (лицом, исполняющим его обязанности).
Заявки подаются в Департамент управления делами:
В заявке указываются цель использования автотранспорта, фамилия, имя и отчество, должность сотрудника Министерства, которому необходимо предоставление автотранспорта, время использования и место прибытия автотранспорта, номера телефонов, название аэропортов и ж/д вокзалов г.Москвы, рейса самолета (поезда) и город, из которого самолет (поезд) прибывает.
2.7. Доставка в аэропорты (ж/д вокзалы) г.Москвы в (из) командировки осуществляется:
2.8. На время отпуска или командировки заместителей Министра и директоров департаментов персонально закрепленный служебный автотранспорт на линию не выпускается, за исключением случаев, указанных в пунктах 2.8.1 и 2.8.2 настоящего Положения.
2.8.1. В случае служебной необходимости персонально закрепленный за заместителем Министра служебный автотранспорт может быть использован по заявке руководителя секретариата заместителя Министра.
2.8.2. В случае служебной необходимости персонально закрепленный за директором департамента служебный автотранспорт может быть использован по заявке временно исполняющего обязанности директора этого департамента.
2.9. Должностное лицо, за которым персонально закреплен служебный автотранспорт, во время движения не вправе вмешиваться в действия водителя, определенные его должностными обязанностями и правилами дорожного движения.
3. Нормы работы служебного автотранспорта
3.1. Сменность и лимиты использования служебного автотранспорта