Можно ли учесть расходы, если водитель заправляет и моет машину в свое нерабочее время
Вопрос:
Организация заключила трудовой договор с водителем, график работы которого — с 9:00 до 18:00.
Водитель заправляет и моет автомобиль в вечернее, ночное время и предоставляет подтверждающие данные расходы документы.
Ответ:
При данных обстоятельствах ответ будет зависеть от того, у кого автомобиль находится на праве собственности.
Вариант № 1. Автомобиль принадлежит работнику.
Чтобы организация могла использовать личный автомобиль работника в служебных целях, возможно оформление следующими способами:
Так, согласно ст. 636,646 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором аренды, расходы на оплату топлива, других расходуемых в процессе коммерческой эксплуатации материалов при аренде автомобиля как с экипажем, так и без него несет арендатор.
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных его видов).
Следовательно, организация вправе учесть расходы для целей налогообложения на техническое обслуживание, ремонт, мойку, парковку при соблюдении нормы ст. 252 НК РФ.
В силу п. 1 ст. 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы (за исключением доходов, в отношении которых исчисление сумм и уплата налога производятся в соответствии со ст. 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227 и 228 НК РФ), обязаны исчислить, удержать с налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ.
Поэтому организация при выплате работнику дохода по договору аренды автомобиля должна удержать и перечислить сумму исчисленного НДФЛ.
Иные расходы, которые по договору аренды несет арендатор, являются расходами организации и в налоговую базу по НДФЛ у работника не включаются. Налоговая база по НДФЛ возникает, если организация компенсирует работнику расходы, которые по договору аренды несет арендодатель.
Что касается оформления отношений с водителем через компенсацию, то расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Дополнительно возмещаемые расходы сверх установленных норм за использование личного легкового автомобиля в целях исчисления налога на прибыль не учитываются.
Так как гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Поэтому освобождению от налогообложения НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, связанных с использованием личного автомобиля работника в служебных целях, в соответствии с соглашением сторон (письмо Минфина РФ от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326).
При этом работнику необходимо иметь документы, подтверждающие принадлежность ему используемого имущества, расчеты сумм компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие произведенные в связи с этим расходы.
Вариант № 2. Автомобиль принадлежит организации.
Если автомобиль принадлежит организации и расходы на машину осуществлялись водителем за пределами его рабочего дня, то могут возникнуть налоговые риски в части налога на прибыль и НДФЛ.
Некоторые суды поддерживают позицию налоговых органов и указывают на то, что расходы, понесенные во внерабочие дни (часы), в том числе на ГСМ и мойку служебного автомобиля, не отвечают критериям ст. 252 НК РФ (Постановление ФАС Московского округа от 03.12.2012 № А41-20691/11).
Есть и противоположная позиция. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 03.02.2009 № КА-А40/96-09 налоговые органы установили, что автомашины, управляемые некоторыми водителями, согласно путевым листам выезжали из гаража не раньше 9:00, а возвращались не позднее 18:00, тогда как по кассовым чекам в ряде случаев бензин приобретался на АЗС либо до 9:00, либо после 18:00.
Налоговая инспекция сочла, что названные лица получили доход, подлежащий учету при исчислении НДФЛ.
Суд принял позицию налогоплательщика и признал доначисления НДФЛ неправомерными, так как обслуживание автотранспортного средства после возвращения с линии (работы) либо перед выходом на линию (работы), включая заправку ГСМ, является объективно необходимым действием для обеспечения непрерывности производственного процесса. Суды указали, что факт перегона транспортного средства от места нахождения общества к месту жительства водителя, принявшего транспортное средство в ответственное хранение, не свидетельствует об использовании указанного средства и приобретенных на выданные под отчет денежные средства ГСМ в личных целях.
В Постановлении ФАС Московского округа от 04.02.2008 № КА-А40/13427-07-2, в котором суд также поддержал налогоплательщика, было отмечено, что размер и связь расходов на ГСМ, в том числе приобретенных в выходные дни, с производственной деятельностью общества подтверждаются контрольно-кассовыми чеками, авансовыми отчетами водителей, приказом о сменной работе водителей.
Рекомендуем во избежание налоговых рисков в рассматриваемой ситуации установить приказом руководителя, что автотранспорт передается лицам, допущенным к управлению, на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии.
Кроме того, необходимо в нормативном локальном акте указать порядок возмещения расходов на ГСМ и автомойку.
Также возможно рассмотреть установление водителю ненормированного рабочего дня, что позволит экономически обосновать произведенные после 18:00 расходы.
Заправка служебного авто в нерабочее время
(1).jpg "Заправка служебного авто в нерабочее время")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Приказ Министерства транспорта РФ от 16 октября 2020 г. № 424 “Об утверждении Особенностей режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда водителей автомобилей”
В соответствии со статьей 329 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2006, N 27, ст. 2878), пунктом 1 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3342; 2019, N 1, ст. 10), приказываю:
1. Утвердить Особенности режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда водителей автомобилей согласно приложению к настоящему приказу.
2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2021 г. и действует до 1 января 2027 г.
Зарегистрировано в Минюсте РФ 9 декабря 2020 г.
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Минтранса России
от 16 октября 2020 г. N 424
Особенности режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда водителей автомобилей
4. В случае введения работодателем сменной работы в соответствии со статьей 103 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2006, N 27, ст. 2878), графики сменности составляются с учетом настоящих Особенностей.
5. Нормальная продолжительность рабочего времени водителя не может превышать 40 часов в неделю.
В случаях, когда по условиям работы не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, водителям устанавливается суммированный учет рабочего времени с продолжительностью учетного периода один месяц.
Суммированный учет рабочего времени вводится работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
6. При суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневной работы (смены) водителей не может превышать 10 часов. Увеличение этого времени, но не более чем на 2 часа, допускается при условии соблюдения требований, предусмотренных пунктами 10-12 настоящих Особенностей, в целях завершения перевозки и (или) следования к месту стоянки.
Водителям, осуществляющим перевозки для учреждений здравоохранения, организаций коммунальных служб, телеграфной, телефонной и почтовой связи, вещателей общероссийских обязательных общедоступных телеканалов и радиоканалов, оператора связи, осуществляющего эфирную цифровую наземную трансляцию общероссийских обязательных общедоступных телеканалов и радиоканалов, аварийных служб, перевозки на служебных легковых автомобилях при обслуживании руководителей организаций, перевозки на инкассаторских автомобилях, перевозки на легковых такси, а также водителям, работающим в составе вахтовых бригад при вахтовом методе организации работ, продолжительность ежедневной работы (смены) может быть увеличена работодателем до 12 часов.
Водителям, работающим на маршрутах регулярных перевозок пассажиров и багажа в городском и пригородном сообщении, продолжительность ежедневной работы (смены) может быть увеличена работодателем до 12 часов по согласованию с представительным органом работников.
7. С согласия водителей рабочий день (смена) может быть разделен на части. Разделение рабочего дня (смены) производится на основании локального нормативного акта работодателя, принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Перерыв между частями рабочего дня (смены) устанавливается не позже, чем через пять часов после начала работы.
При разделении рабочего дня (смены) на части суммарное время перерывов между частями рабочего дня (смены) не может превышать:
Перерыв между частями рабочего дня (смены) предоставляется в местах, обеспечивающих возможность использования водителем времени отдыха по своему усмотрению.
Время перерыва между частями рабочего дня (смены) в рабочее время не включается.
8. В порядке, предусмотренном статьей 101 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2017, N 25, ст. 3594), для водителей легковых автомобилей (кроме легковых такси), а также для водителей автомобилей, занятых на геологоразведочных, топографо-геодезических и изыскательских работах в полевых условиях, может устанавливаться ненормированный рабочий день.
Решение об установлении ненормированного рабочего дня принимается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
9. Рабочее время водителя включает:
время управления автомобилем;
время работы, не связанной с управлением автомобилем.
11. При достижении времени управления автомобилем, предусмотренного пунктом 10 настоящих Особенностей, водитель вправе увеличить это время, но не более чем на 2 часа, в целях завершения перевозки и (или) следования к месту стоянки.
Работодателю запрещается устанавливать для водителей время управления, с учетом отступлений, изложенных в настоящем пункте настоящих Особенностей.
13. Не позднее 4 часов 30 минут времени управления автомобилем, после окончания времени отдыха или специального перерыва, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 14 настоящих Особенностей, водитель обязан сделать специальный перерыв продолжительностью не менее 45 минут, если не наступает время отдыха или перерыва (пункт 16 настоящих Особенностей), продолжительность которых превышает продолжительность специального перерыва.
14. Превышение времени управления автомобилем, указанного в пункте 13 настоящих Особенностей, допускается, но не более чем на 1 час, в целях следования автомобиля к месту ближайшей стоянки для отдыха или к конечному месту назначения.
15. Рабочее время водителя, не связанное с управлением автомобилем, включает в себя:
б) время проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров водителя, а также время следования от рабочего места до места проведения медицинского осмотра и обратно;
в) время стоянки в ожидании погрузочно-разгрузочных работ, в ожидании посадки и высадки пассажиров, при оказании технической помощи;
г) время простоев не по вине водителя;
время проведения работ по устранению возникших неисправностей автомобиля, выполняемых водителем самостоятельно;
д) иное время, предусмотренное законодательством Российской Федерации, трудовым договором, заключенным с водителем, и (или) коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя, принятым с учетом мнения представительного органа работников.
Состав и продолжительность времени, указанного в подпунктах «а» и «б» настоящего пункта, устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
16. Время отдыха и перерывов (за исключением специальных перерывов) водителей включает:
перерыв для отдыха и питания, предоставляемые в течение рабочего дня (смены);
Время отдыха и перерывов водителей также может включать время перерыва между частями рабочего дня (смены), требования к которому установлены в соответствии с пунктом 7 настоящих Особенностей.
17. Время перерыва для отдыха и питания должно быть продолжительностью не менее 30 минут и не более двух часов, и предоставляться водителям, как правило, в середине рабочего дня (смены).
При установленной графиком сменности продолжительности ежедневной работы (смены) более 8 часов водителю могут предоставляться два перерыва для отдыха и питания общей продолжительностью не более 2 часов и не менее 30 минут.
Время предоставления перерыва для отдыха и питания и его продолжительность (общая продолжительность перерывов) устанавливаются в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка.
18. Продолжительность ежедневного отдыха вместе со временем перерыва для отдыха и питания в течение ежедневного периода должна быть не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующий отдыху рабочий день (смену).
При суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневного отдыха должна быть не менее 11 часов, которые должны быть использованы до завершения ежедневного периода.
сокращение этого времени до не менее 9 часов, но не более трех раз в течение периода между завершением одного еженедельного отдыха и началом следующего;
разделение ежедневного отдыха на две и более части, первая из которых имеет продолжительность не менее 3 часов, а последняя не менее 9 часов.
Время, в течение которого водитель находится во время движения автомобиля в составе экипажа и не управляет автомобилем, в рабочее время не включается. За указанное время, выплачивается дополнительное вознаграждение, размер которого определяется коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя, принятым с учетом мнения представительного органа работников.
Любой ежедневный отдых может быть замещен еженедельным отдыхом.
Допускается прерывать ежедневный отдых не более двух раз в целях осуществления заезда (выезда) на паром или железнодорожный подвижной состав. При этом общая продолжительность такого перерыва (перерывов) не должна превышать одного часа, время ежедневного отдыха должно суммарно составлять не менее 11 часов.
19. Еженедельный отдых должен составлять не менее 45 часов. Этот отдых должен начинаться не позднее шестого ежедневного периода, наступающего с момента завершения предыдущего еженедельного отдыха.
Допускается сокращение еженедельного отдыха до значения не менее 24 часов, не более одного раза в течение любых двух последовательных календарных недель. Разница времени, на которое сокращен еженедельный отдых, в полном объеме должна быть использована водителем на отдых от управления автомобилем в течение трех подряд календарных недель после окончания календарной недели, в которой еженедельный отдых был сокращен. Этот период отдыха должен быть присоединен к ежедневному отдыху, продолжительностью не менее 9 часов, или очередному еженедельному отдыху.
В случае работы экипажа допускается сокращение еженедельного отдыха до значения не менее 24 часов в каждую календарную неделю при соблюдении условий компенсации отдыха, предусмотренных настоящим пунктом.
Обзор документа
На 2021-2026 гг. установлены новые требования к режиму работы и отдыха, условиям труда водителей автомобилей. Прежние правила отменяются в связи с реализацией механизма «регуляторной гильотины».
Новые нормы не распространяются на водителей служебных машин органов власти, автомобилей ведомственной охраны, для международных перевозок, оперативно-разыскной деятельности, оказания медпомощи, пожарной и спасательной служб, а также на водителей-военнослужащих.
Автомобиль организации заправлен до начала (после окончания) рабочего дня: налоговые последствия
«Налоговый вестник», 2016, N 9
Самые простые, обычные хозяйственные операции, к сожалению, могут быть оформлены с нарушениями. Материалы судебной практики и проверок деятельности организаций позволяют сделать некоторые обобщения, приведенные в настоящей статье, с тем, чтобы риск претензий со стороны специалистов контролирующих ведомств был минимизирован.
Можно говорить о том, что такое незначительное на первый взгляд событие, как покупка ГСМ для автомобиля до начала или после окончания рабочего дня, может вызвать доначисление налога на прибыль. Ведь фактически оно свидетельствует о неточностях или неправильном оформлении хозяйствующим субъектом документов или нарушениях при привлечении сотрудника к работе и организации его рабочего времени.
Получается, что, хотя нормами действующего законодательства РФ заправка служебного автомобиля до или после рабочего дня не запрещена, вопросы (и серьезные) она зачастую вызывает.
Рассмотрим данную практическую ситуацию подробнее.
Проверки в организации
Согласно ст. 87 НК РФ налоговые органы проводят следующие виды налоговых проверок налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов:
Целью камеральной и выездной налоговых проверок является контроль за соблюдением налогоплательщиком, плательщиком сборов или налоговым агентом законодательства о налогах и сборах. Тот факт, что автомобиль был заправлен до начала или после окончания рабочего дня, проверяющим может стать известным, например, в случае выездной проверки, когда контролерами рассматривается большой объем документации компании. Как именно налоговые инспекторы могут узнать об этом?
Во-первых, в большом количестве учреждений принимаются распорядительные документы (приказы) о закреплении того или иного автомобиля за конкретным водителем. В таком случае можно соотнести продолжительность (режим и график) работы конкретного водителя и даты заправки автомобиля.
Для некоторых категорий хозяйствующих субъектов обязанность по оформлению указанного распорядительного документа прямо предусмотрена в законодательстве (см., например, п. 3.7.28 Правил, утвержденных Приказом Минсвязи России от 25.12.2002 N 148 «Об утверждении и введении в действие Правил по охране труда при работах на радиорелейных линиях связи»). Однако для большинства организаций закрепление автомобиля за конкретным водителем является правом, а не обязанностью.
Во-вторых, специалисты контролирующего ведомства могут изучить данные путевых листов и чеков АЗС.
С необходимостью оформления путевых листов сталкиваются не только автотранспортные организации, но и иные организации, использующие автомобили для осуществления деятельности. В число обязательных реквизитов путевых листов включаются в том числе сведения о транспортном средстве и сведения о водителе (Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152).
При приобретении бензина за наличные в распоряжении проверяющих окажется и такой документ, как кассовый чек АЗС. По реквизитам, указанным в кассовом чеке, можно определить, где и когда работник находился в определенное время.
Данные о начале и окончании рабочего дня водителя, заправляющего автомобиль, проверяющие смогут найти в документах, регламентирующих режим рабочего времени. Чаще всего речь идет о графике рабочего времени. Ведь в соответствии с п. 4 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15, графиками работы (сменности) устанавливаются рабочие дни с указанием времени начала и окончания ежедневной работы (смены), времени перерывов для отдыха и питания в каждую смену, а также дни еженедельного отдыха. Графики работы (сменности) при выполнении регулярных перевозок должны составляться работодателем для всех водителей на каждый календарный месяц с ежедневным или суммированным учетом рабочего времени.
Налог на прибыль
Как мы упомянули выше, в рассматриваемой ситуации (заправка автомобиля до начала или после окончания рабочего времени) возможно доначисление налога на прибыль.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Справедливости ради стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации внимание проверяющих привлек не только факт заправки автомобиля за пределами имеющейся продолжительности рабочего времени, но и несоответствие в путевых листах и чеках АЗС. Однако и в иных ситуациях сотрудники контролирующих ведомств с высокой долей вероятности будут руководствоваться тем же самым подходом.
Так, например, столичным налоговым ведомством при рассмотрении аналогичной ситуации (заправка автомобиля производилась в выходной день) было указано следующее (Письмо УФНС России по г. Москве от 19.06.2006 N 20-12/54213@). Для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверх нормального рабочего дня в целях налогообложения прибыли необходимо наличие как документов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели, так и оформленных в соответствии с установленными требованиями путевых листов, а также утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей. В иных случаях учесть расходы нельзя.
Велика вероятность того, что и в суде обжаловать подобное решение налоговых инспекторов не удастся. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 03.12.2012 по делу N А41-20691/11. В данном судебном акте было указано, что расходы на ГМС, которые были понесены в выходные и праздничные дни, не должны учитываться при исчислении налога на прибыль организаций, поскольку фактически автомобиль считает использованным в непроизводственных целях.
Контраргументы
При возникновении указанных выше претензий со стороны проверяющих хозяйствующий субъект может привести контраргументы: заправка автомобиля осуществлена в результате привлечения сотрудника к сверхурочным работам. Однако в таком случае могут возникнуть иные проблемы.
Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника. К тому же оформление сверхурочной работы также осуществляется в особом порядке (обязательным, например, является издание соответствующего приказа о привлечении к сверхурочной работе). Поэтому в рассматриваемой ситуации (когда факт работы за пределами обычного рабочего дня был установлен при проверке деятельности организации) есть риск привлечения к ответственности за нарушения норм трудового законодательства РФ.
По общему правилу нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: