Как заполнить путевой лист спецтехники
Что считается спецтехникой
Если предприниматель или организация используют в своей деятельности транспортные средства, применять путевые листы нужно обязательно. Путевой лист — это первичный документ бухгалтерского и налогового учета. Он подтверждает расходы на ГСМ, зарплату машиниста или водителя, пройденный путь или объем выполненных работ.
Привычно применять путевой лист при перевозке грузов, пассажиров, при поездках в деловых целях. Однако при работе специального автомобиля путевой лист использовать также необходимо.
К специальным автомобилям можно отнести те транспортные средства, которые применяют для выполнения особых работ. Представим условную классификацию специальной техники:
Какую форму можно использовать
С 2013 года законодательство не предусматривает обязанности использовать унифицированные формы документов. Поэтому путевой лист может быть разработан организацией самостоятельно, но с наличием в форме всех обязательных реквизитов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Разработанный бланк необходимо закрепить в учетной политике организации.
Обязательные реквизиты путевого листа спецтехники в 2019 году:
Многие организации используют для спецтехники путевой лист по форме 3-спец, бланк которого утвержден постановлением Госкомстата РФ от 27.11.1997 № 78. Он привычен и для организаций, и для проверяющих, поэтому его применение вполне оправданно.
Образец путевого листа для спецтехники по форме 3-спец можно скачать далее.
Образец заполнения бланка 3-спец
Рассмотрим, как заполнить путевой лист специального автомобиля по форме 3-спец.
Образец заполнения путевого листа специального автомобиля доступен ниже.
Как видим из образца заполнения путевого листа 3-спец, у него есть две стороны и отрывная часть.
Напомним, что не все указанные реквизиты являются обязательными. Для удобства организация может отказаться от некоторых из них.
Лицевая сторона путевого листа содержит:
Оборотная сторона путевого листа специального автомобиля 3-спец содержит:
Отрывной талон заполняется заказчиком по факту выполнения работ.
Отличие от формы 6-спец
В уже упоминавшемся постановлении № 78 введен также путевой лист по форме 6-спец. То есть существуют две унифицированные формы с отметкой «спец» для путевых листов, которые предназначены для совершенно разных типов транспортных средств.
Напомним, форма 3-спец используется для машин, применяемых для специальных работ как для собственных нужд предприятия (то есть внутри организации), так и для выполнения работ для сторонних организаций.
Путевой лист по форме 6-спец предназначен для автобусов необщего пользования, выполняющих рейсы внутри организации.
Путевой лист по форме 3-спец может быть разработан самостоятельно организацией с использованием обязательных реквизитов. В нем отражается порядок работы специальной техники, расход горючего и количество отработанных часов. На основании путевого листа может быть начислена заработная плата работнику и списаны ГСМ.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».
Правила оформления и ведения путевых листов
Путевой лист — это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец машины — организация, он подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция.
Новые правила оформления путевых листов с 01.01.2021
Минтранс РФ официально опубликовал зарегистрированный Минюстом приказ №368 от 11.09.2020, которым обновил требования к обязательным реквизитам и порядок заполнения путевых листов. Документ вступил в силу 01.01.2021.
В приложении к приказу содержатся обновленные правила заполнения путевых листов, заменяющие утвержденные приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. В путевках обновлены обязательные реквизиты:
Перечень обязательных реквизитов дополнен сведениями о перевозке, которые должны отражать информацию о видах сообщения (по городу, пригород, межгород, международное) и видах перевозок (пассажиры, грузы, по заказам). В реквизите «Сведения о транспортном средстве» теперь обязательно указывать его марку.
Путевку следует выписывать всегда, а не только при выезде в рейс для перевозки груза или пассажиров. Даже пустой рейс следует оформлять документально по всем правилам.
Отдельно установлены новые требования к журналу регистрации путевых листов. Его разрешено вести на бумаге или в электронном виде. Во втором случае все сведения, внесенные в журнал, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.
Для чего нужен документ
Так называемые путевки — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.
В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные виды бланков. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов:
Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с приказом Минтранса №476 от 07.11.2017 в путевке указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.
Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.
Форма путевого листа в 2021 г.
Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.
В 2018–2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
Приказом Минтранса №467 от 21.12.2018 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:
Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2021 года обязательно включают следующие сведения:
Если организации не подходит унифицированный бланк, разрабатывается собственная форма путевого листа легкового автомобиля или другого ТС, но с учетом всех обязательных реквизитов и необходимых показателей. Применение нового бланка обязательно указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.
Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.
Правильно заполнить путевые листы для легкового и грузового автомобиля поможет инструкция от экспертов КонсультантПлюс. Используйте ее бесплатно, для этого получите доступ по ссылке ниже.
Кому и зачем нужны путевые листы
Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:
Статьей 12.3 КоАП РФ (ч. 2) предусмотрен штраф за отсутствие путевого листа на руках у водителя, когда он обязателен, — 500 руб.
Правила заполнения
Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2021 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевый лист имеет несколько разных форм в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.
Унифицированный бланк путевого листа
Кто и как заполняет
Форма №3 для легковых автомобилей
Разрешено применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата №ИУ-09-22/257 от 03.02.2005.
Форма №4-с для грузовых автомобилей
со сдельной зарплатой водителям
Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Выдают новый документ только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата.
В форме №4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.
Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.
Форма №4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям
Форма №3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)
Форма №4 для легкового такси
В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Оформляется такой путевой лист для водителя только на одну смену, после чего он сдает его диспетчеру.
Форма №6 — путевой лист автобуса
Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.
Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению.
В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.
Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.
Образец заполнения
Рассмотрим подробно, как заполнять каждое поле на примере формы №3 (для легкового автомобиля) для индивидуального предпринимателя. Образец с учетом последних изменений подготовлен с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс.
Начнем с указания серии, номера и срока действия документа. Серия — необязательный элемент, поэтому он иногда отсутствует. Что касается номеров, то они присваиваются путевым листам в соответствии с утвержденной нумерацией.
Срок действия определяется в зависимости от ситуации. В нашем примере документ выписан на одну смену.
Следующий раздел предназначен для данных о собственнике или арендаторе транспортного средства.
Юридические лица вписывают:
Информацию о самом транспортном средстве необходимо указывать так, как заявлено в документации. При заполнении надо написать:
Следующий большой раздел необходим, чтобы указать, кто управляет ТС. О водителе надо сообщить:
Допуск автомобиля не разрешается без контроля технического состояния транспортного средства и медицинского осмотра. Соответствующие отметки проставляют в путевом листе с указанием конкретного времени прохождения. Указанные данные подтверждаются уполномоченными лицами.
Но есть один нюанс: индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие исключительно легковые автомобили, вправе не проводить предрейсовую проверку технического состояния ТС. Остальные обязаны это делать, поэтому для большинства автотранспортных предприятий отметки техников в путевых листах обязательны.
Обращаем внимание, что организация может не иметь собственного медработника и(или) механика. В таком случае для организации медицинских осмотров и технического контроля либо оформляют работников по совместительству, либо передают эту работу на аутсорсинг.
Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.
У многих возникают вопросы, какие данные записывать в раздел «Задание водителю». Если речь идет о легковом автомобиле, то в выписанном на него путевом листе пишут, в чье распоряжение передается ТС. В бланках для грузовиков разрешено написать заказчика перевозок, в автобусах — пункт назначения.
Менять задание водителю запрещено. Это вправе сделать только уполномоченное лицо собственника или арендатора ТС, которое выступает представителем работодателя. Если ТС используется в специальных целях, например сотрудниками правоохранительных органов или дорожных служб, в путевом листе проставляют отметку об этом.
Когда ТС выезжает с парковки (гаража), диспетчер обязательно фиксирует время. В дальнейшем эти данные важны для расчета отработанного времени и, конечно, заработной платы.
По возвращении в путевке фиксируют время прибытия, показания одометра, информацию о движении горючего. О норме расхода топлива данные берут из распоряжения Минтранса №АМ-23-р от 14.03.2008, которым утверждены нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.
Все данные подтверждаются подписями уполномоченных сотрудников автотранспортного предприятия.
Если в пути были какие-то задержки, это фиксирует водитель в специальном разделе. Некоторые рекомендуют в этом поле указывать и время обеда.
Оборотная сторона состоит из таблицы и еще нескольких строк. Таблицу заполняет водитель, вписывая количество поездок, — одну или несколько. Ему следует написать место назначения и время отправления, прибытия. Если речь идет о легковом автомобиле, который передан в пользование частному лицу, он обязан подтвердить записи водителя.
Последний раздел — результат работы автомобиля за смену и расчет заработной платы. Его заполняют, чтобы начислить заработную плату. Если водитель получает деньги, исходя из пройденного пути, заполняют только 2 поля: «пройдено, км» и «за километраж, руб. коп.». Если идет повременная оплата, заполняют два других поля: «всего в наряде, ч» и «за часы, руб. коп.». Допустимо заполнять все строки, если это необходимо.
Как правило, эту часть заполняют в бухгалтерии, поскольку только бухгалтеры отвечают за расчет и выдачу заработной платы работникам.
Особенности заполнения путевых листов грузовиков, автобуса и других ТС
Для остальных транспортных средств правила заполнения путевых листов в 20210 году аналогичные, хотя и есть небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах. Их обязательно надо заполнять.
Ответственность за ошибки
Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации и уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они вправе исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.
Правила регистрации и хранения
Все путевые листы регистрируют в специальном журнале. Этим занимается работник организации, уполномоченный выпускать транспортные средства в рейс. Выглядит документ как таблица, куда вписывают данные о водителях, номерах полученных путевок, дате закрытия бумаг. Пример:
Журнал либо покупают, либо распечатывают самостоятельно и ведут до тех пор, пока он не закончится. Потом его следует хранить в течение 5 лет после внесения последней записи.
Закрытые путевые листы предписано хранить не менее пяти лет (приказ Минтранса №152 от 18.09.2008).
Скачать образец путевого листа на месяц для грузового автомобиля
Форма №3 спец. Путевой лист специального автомобиля
К специальным автомобилям относятся автовышки, пожарные машины, автокраны, автобетоносмесители и другие машины для выполнения определенных действий. Для такого транспорта разработан путевой лист по форме №3 спец. Его заполняют организации и предприниматели, деятельность которых связана с эксплуатацией специального автотранспорта. Как правильно оформить путевой лист для спецмашины, разберемся в статье.
Назначение путевого листа
Функции путевого листа следующие:
Таким образом, это многофункциональный документ, наличие которого могут проверить при выездной проверке ФНС или другие ведомства. За отсутствие путевых листов может быть наложена административная ответственность.
Законодательная база
Заполнение путевых листов должно удовлетворять следующим нормативным актам:
Приказ от 2020 года начал действовать с 1 января 2021 года. Он внес новые реквизиты в формы путевых листов. Теперь нужно указывать в дополнение ко всем прежним реквизитам сведения о перевозке, марку транспортного средства (обязательно). Изменился и порядок проставления отметок о пройденном медицинском и техническом контроле.
Какой бланк использовать
Бланк путевого листа №3 спец. разработан Госкомстатом, а утвержден его Постановлением №78 от 28 ноября 1997 года. Использование формы было обязательным до конца 2012 года. С начала 2013 года предприниматели получили право использовать свои бланки. Главное, чтобы было соблюдено необходимое количество реквизитов и применение формы было зафиксировано в учетной политике компании.
Несмотря на такое право, часть компаний по-прежнему верны унифицированным формам, особенно те, кому такие бланки подходят. Они удобны и привычны в использовании, знакомы проверяющим органам.
Какие бланки выбрать, решает руководство компании исходя из собственного удобства.
К сведению! В связи с тем, что добавились новые реквизиты, организациям придется изменять имеющиеся у них формы. Примером является наш образец путевого листа.
Заполняем путевой лист специального автомобиля
Путевой лист оформляют перед выездом на задание. Составляют бумагу в одном экземпляре. Форма №3 спец. используется только для одного или двух заказчиков. Если их в течение рабочего дня или смены больше, то оформляют новый лист.
Заполнение путевого листа ложится на плечи диспетчера или другого назначенного сотрудника. Можно составлять путевой лист на бумаге, а можно на компьютере в специальной программе. Свою часть бланка водитель заполняет, как правило, от руки. Он вносит информацию о совершенной поездке и работе, а также ставит подписи о приеме и сдаче машины.
Лицевая сторона
Итак, диспетчер начинает вносить информацию с шапки документа. Что следует указать:
Далее располагается таблица с данными о работе водителя и автомобиля. При выезде из гаража отмечают время по графику, цифры пробега, показания одометра, время фактическое: число, месяц, часы, минуты. Те же самые данные диспетчер должен указать в конце смены или рабочего дня, но только в графе «Возвращение на парковку».
Справа находится таблица со сведениями о движении горючего. Необходимо указать: марку и код топлива, сколько выдано, сколько было при выезде, сколько осталось по возвращении и сколько сдано, коэффициент изменения нормы. Здесь же указывают время работы двигателя и специального оборудования машины. Под каждым из показателей должны расписаться заправщик, механик, диспетчер.
После этого следует графа, где указывают серии и номера выданных талонов заказчика. Сами талоны расположены на специальной отрывной части документа.
Следующая таблица — с заданием водителю. Ее также заполняет диспетчер. Необходимо указать следующую информацию:
Важно! Каждая подпись ставится в свое время после тщательного осмотра. Допуск к работе невозможен без проверки состояния здоровья водителя и технического состояния машины.
Оборотная сторона
Таблицу с данными о выполнении задания заполняет водитель. Что нужно отметить:
В последнем столбце должен расписаться заказчик работ и поставить печать, если компания продолжает ее использовать.
Далее следует таблица, где нужно указать ответственных за безопасное перемещение груза со стороны исполнителя и заказчика, ФИО стропальщиков и номера их удостоверений.
Следующую часть бланка заполняют уже в бухгалтерии. Данные нужны для расчета заработной платы водителю. Необходимо внести следующую информацию:
Если были простои, то сведения о них заносят в соответствующую таблицу. Указывают наименование, код, время начала и окончания простоя. Ответственное лицо ставит свою подпись.
В последней табличке отмечают сумму заработной платы за смену, расписывается бухгалтер.
Талоны для заказчиков
Путевой лист содержит отрывные талоны для заказчиков. Они нужны для выставления счета данной организации. Что должно быть указано в таком талоне:
Талон заполняет организация-владелец транспортного средства.
Регистрация и хранение путевых листов
Путевой лист после открытия регистрируют в журнале учета движения путевых листов. С 1 января 2021 года такой журнал разрешено вести и в электронной форме. Записи в нем нужно заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.