Вы здесь:
Предприятия, имеющие грузовой автотранспорт, при его использовании обязаны заполнять путевой лист транспортного средства. Он должен быть при водителе во время поездки вместе с другими необходимыми документами. Существует две формы данных документов, которые применяются авто перевозчиками.
Порядок применения путевого листа
Законодательство не устанавливает обязательной формы путевого листа, поэтому предприятия могут самостоятельно разрабатывать его, соблюдая обязательные требования к бухгалтерским документов и правила Минтранса РФ.
Росстат утвердил две его разновидности – типовая межотраслевая форма 4 п, применяемая при повременной оплате работы машины, и форма 4 с, используемая при сдельной. Фирмы могут в своей деятельности применять обе эти формы.
При осуществлении доставки груза используется первая форма путевого листа 4 п, которая также включает еще два отрывных талона. Они являются основанием при выставлении счетов контрагентам на оплату за услуги.
Путевой лист автомобиля выписывается ответственными в компании должностными лицами, фиксируется в журнале регистрации. В нем должны сделать отметки механик, медик, заправщик, и в ходе выполнения задания, сам водитель, а также представители стороны заказчика. При транспортировке грузов сторонним организациям, к нему может прикладывается товарно транспортная накладная.
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля
Заполнение основной части
На документе проставляется штамп компании, его дата и номер, при необходимости, серия. Заносятся данные об организации-собственнике автомобиля (арендаторе) — наименование, адрес, телефон, код регистрации в статистике (ОКПО).
Далее заполняются, если это предусмотрено правилами предприятия, коды режима работы, колонны, бригады.
Ниже указывается марка автомобиля, его гаражный идентификатор, государственный номер. Здесь же записывается Ф.И.О. работника и его табельный номер, а также реквизиты водительского удостоверения, класс водителя.
Если организация занимается регулируемой деятельностью по перевозке грузов, то на автомобиль она должна в соответствующих графах указывать данные лицензионной карточки.
Дальше заполняется информация о марках, государственных номерах используемых прицепов, а также личная информация сопровождающих лиц.
В таблице «Работа водителя и автомобиля» диспетчер проставляет ожидаемые время и даты отправки и возвращения, а механик записывает показание спидометра в начале и конце дня, фактическое время выезда из гаража и возвращения машины.
В табличке «Движение горючего» диспетчер указывает заправляемый вид топлива, применяемые при расчете коэффициенты (зимнее время, поездки в городе и т. д.), заправщик заносит данные о количестве залитого топлива, при возврате — сколько литров сдано. Механик в данном разделе отражает информацию о произведенных замерах горючего в баке, а также работе специализированного оборудования.
Далее заправщик, механик, диспетчер расписываются в предусмотренных для них графах.
В таблице «Задание водителю» ответственное лицо указывает название и адрес места работы автомобиля, время, количество ездок, выставляет литраж необходимой заправки, делает отметку о проверке водительских прав и после этого подписывает путевой лист.
Ниже инспектор по предрейсовому медосмотру ставит свой допуск.
Механик после проверки исправности передает в пользование автомобиль водителю, это отражается соответствующими подписями, так же как и при возвращении. Если при выполнении задания что-то случилось, например, авария, то заполняются особые отметки.
Заполнение отрывного талона
При расчете талон отрывается и передается вместе документами на оплату контрагенту. Для предприятия-исполнителя остается оборотная сторона путевки, на которой аналогичные записи делает заказчик. Здесь отражается время прибытия и убытия машины, приложенные документы и их количество и другое. Эти данные заказчик подтверждает подписью ответственного лица и своей печатью.
В разделе «Таксировка» диспетчер просчитывает расход топлива с учетом действующих норм, проставляя далее в таблицах время работы, километраж, перевезенный тоннаж и т. д.
При необходимости делается расчет зарплаты шоферу.
Во время выполнения задания могут возникать простои, информация о них фиксируется в соответствующем разделе.
Диспетчер или бухгалтер на обороте путевого листа так же как и в отрывной части производит расчет оплаты за услуги по доставке.
Документ подписывает руководитель структурного подразделения или организации.
Нюансы
Фирмами при грузовых перевозках для собственных нужд чаще всего используется межотраслевая форма путевого листа 4 с.
Бланк путевого листа
Скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля по форме 4-П.
Путевой лист образец заполнения скачать в формате Excel.
Вам также может понадобиться
Путевой лист грузового авто по форме 4-М.
Бланк путевого листа для легкового авто по форме №3.
Путевой лист грузового автомобиля – образец, бланк 2021 года
Оформление путевых листов является неотъемлемой частью работы каждой организации, деятельность которой связана с эксплуатацией грузовых автомобилей. С правилами оформления путевок можно ознакомиться ниже.
Форма
Еще несколько лет назад для оформления путевого листа необходимо было использовать унифицированную форму. Но в 2013 году это правило отменено. Таким образом, организациям позволено самостоятельно разрабатывать бланки. Естественно, они должны быть указаны в учетной документации. Кроме этого, в таких формах должны содержаться обязательные сведения, касающиеся какой-то конкретной транспортировки.
Однако общепринятые формы, которые раньше считались обязательными, сегодня также можно использовать. Этим правом многие компании и пользуются. Ведь данные бланки отвечают всем необходимым требованиям, здесь уже присутствуют важные пункты. Данные формы являются понятными и привычными.
Имеется три формы, которые можно использовать для оформления «путевок»:
Стоит отметить, эти формы практически одинаковы, и каких-то принципиальных отличий в их заполнении не существует. При отсутствии каких-либо реквизитов, которые считаются обязательными для «путевок», их можно дополнительно внести в указанные формы.
(Видео: «Как заполняется путевой лист грузового автомобиля»)
Новые правила заполнения путевого листа грузового автомобиля
Путевой лист является крайне важным документом, как для водителя, так и для самой организации. Он относится к документации первичного учета, и является основанием для проведения различных бухгалтерских расчетов: списание ГСМ, начисление зарплаты и др. Правила ведения этого документа периодически обновляются. Делается это с той целью, чтобы все необходимые расчеты производились максимально точно.
Так, стоит упомянуть об очередных нововведениях, которые вступили в силу в марте 2019 года:
Кроме этого, с начала 2021 года у организаций появилась возможность вести электронный журнал регистрации путевок. Сведения, вносимые в этот документ, также должны быть заверены электронной подписью. В том случае, если компания пока не желает использовать электронный вид журнала, она может продолжать вести его на бумаге.
(Видео: «Правила заполнения путевых листов с 2021 г.»)
Как заполнять путевой лист грузового автомобиля в 2021 году
Документу необходимо присвоить номер и серию. Эти данные указываются в заголовке. Здесь же прописываются сведения о компании. Оформление листа обычно выполняется при помощи компьютера. Однако рукописный вариант заполнения также приемлем. Хотя в этом случае ответственному лицу необходимо позаботиться о том, чтобы все сведения были указаны достаточно четко. Нечитабельных данных здесь быть не должно.
Вообще, если для оформления документа используется уже готовый бланк, достаточно внимательно с ним ознакомиться. Практически все графы, которые должны присутствовать в путевом листе, здесь уже имеются. Остается лишь заполнить их соответствующей информацией.
Ответственным за оформление «путевки» назначается сотрудник фирмы, в собственности которой находится грузовой автомобиль. Обычно это диспетчер, бухгалтер или сам директор. Сам лист необходимо начать заполнять еще до начала поездки.
Содержание документа
После вводной части можно приступать к основному содержанию. Так, в соответствующем поле указываются сведения о водителе, ТС, прописываются другие данные:
Рядом находится таблица, в которой отмечаются сведения о работе ТС и водителя. Здесь указывается информация о выезде с места стоянки и сведения о возвращении. Ниже имеется еще одна таблица под названием «Движение горючего».
Здесь указываются о горючем следующие данные:
Под этой таблицей имеются графы, в которых ответственные лица подтверждают сдачу и принятие авто. Отмечается, что механик разрешил выезд, так как ТС полностью исправно.
С левой стороны бланка присутствует таблица «Задание водителю». Здесь указывается адрес и наименование компании-заказчика, время прибытия и отбытия. Также прописывается количество рейсов и отработанных часов.
В нижней части бланка присутствует отрывной талон, заполнением которого должны заниматься сотрудники компании-исполнителя. На основании этого талона исполнитель предъявляет заказчику счет. Для заказчика данный талон является основанием списания средств на оплату услуг перевозчика. Так как отрывной корешок содержит показания одометра и другие сведения, он становится документальным подтверждением того, что данная услуга действительно была предоставлена.
Заполнению подлежит и оборотная сторона листа. Здесь прописываются сведения о выполнении задания. Указывается название компании, которая играет роль заказчика. Дополнительно указываются время прибытия, показания одометра, маршрут передвижения. Эти сведения вносятся при помощи таблицы, которая уже присутствует в бланке. Также в соответствующую таблицу вносится информация о том, сколько горючего было израсходовано, прописывается размер заработной платы, которая полагается шоферу.
Если в процессе перевозки груза были вынужденные простои, сведения о них необходимо указать в соответствующей таблице. Нужно указать не просто причину простоя. Отмечается дата и точное время.
Образец путевого листа грузового автомобиля 2021 года
Скачать бланк и образец путевого листа грузового автомобиля
Ответственность и штрафные санкции
В законодательстве четко указано, какая ответственность предусмотрена за отсутствие «путевки». В зависимости от ситуации предусматриваются следующие наказания:
Нередки случаи, когда при отсутствии «путевки» одновременно применяются наказания по всем перечисленным категориям. Стоит отметить, если на служебном авто передвигаются сотрудники компании, также понадобится оформить соответствующий путевой лист. По сути, не имеет значения, с какой целью выехал транспорт, при выезде с парковки у него должна быть «путевка».
Бывают ситуации, когда путевой лист имеется, но он оформлен неправильно. За это также предусмотрено наказание. Обычно размер штрафа в этом случае будет зависеть от величины и оборотов самой компании. Наказание может составлять от 3 000 до 30 000 рублей.
Учитывая немалые размеры штрафов, можно сделать вывод, оформление путевого листа является важным этапом, которому следует уделить максимум внимания. Можно смело сказать, что «путевка» является документом, на основании которого шофер имеет право выезжать на автомобиле, являющемся собственностью организации.
Особенности учета и хранения документации
Так как путевые листы являются документами первичного учета, в архиве организации они должны храниться не менее пяти лет. В течение этого периода данная документация может проверяться контролирующими органами. Например, правильностью составления «путевок» могут заинтересоваться сотрудники трудовой и налоговой инспекции. При необходимости пятилетний срок хранения может быть увеличен.
Кроме этого, все оформленные листы подлежат обязательному учету. Для этого на предприятии ведется специальный журнал учета движения путевых листов. Оформляется он на унифицированном бланке №8. Здесь отмечаются подробные сведения о «путевке», например, дата выдачи, информация о водителе, другая информация.
Путевой лист грузового автомобиля
Для контроля работы водителя и автомобиля компании обязаны оформлять путевые листы. Это документ первичного учета. На их основании рассчитывают оплату труда водителю, списывают ГСМ, а также предъявляют заказчику сумму к оплате. Разберемся, как заполнить путевой лист грузового автомобиля с учетом новых правил, которые начали действовать 1 января 2021 года.
Как работать с путевым листом
Заполняет бумагу уполномоченный на это сотрудник компании-владельца автомобиля — это может быть сам руководитель, бухгалтер или диспетчер. Делать это нужно до начала осуществления рейса, если его продолжительность больше, чем рабочая смена шофера, или до начала первого рейса, если за смену водитель делает не один рейс.
Если на один автомобиль оформляют несколько путевых листов, то дату, время и показания одометра указывают таким образом:
Важно! С 1 марта 2019 года, согласно приказу Минтранса РФ от 21 декабря 2018 года № 467, начали действовать нововведения. В частности данные с одометра нужно снимать при выезде с «парковки» (а не с «гаража») и въезде на нее. С 2021 года также нужно включать в бланк новые реквизиты: сведения о перевозке, обязательно марку ТС, отметки о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя и техническом осмотре ТС (приказ Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368).
Формы путевых листов грузовиков содержат отрывные талоны. Часть сведений в них вносит заказчик, часть — исполнитель. Талоны нужны, что выставить заказчику счет за оказанные посредством грузового автомобиля услуги.
Все путевые листы после их закрытия хранятся в бухгалтерии у собственника автомобиля или арендатора. На основании информации из путевого листа бухгалтер рассчитывает заработную плату водителю и списывает затраты на ГСМ и эксплуатацию транспортного средства.
Какой бланк использовать
Существует три формы путевых листов, рекомендованные государством. Это 4-П, 4-С и 4-М. 4-П применяют при повременной оплате труда, 4-С — при сдельной, а 4-М — при междугородних перевозках. Отличий в заполнении этих бланков практически нет.
Формы утверждены постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78, перестали быть обязательными к применению с начала 2013 года. На сегодняшний день эти бланки не содержат все необходимые для путевого листа реквизиты, однако их можно добавить с учетом требований, прописанных в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368 (он заменил ранее действующий приказ от 18 сентября 2008 года № 152, устанавливающий порядок заполнения путевых листов и перечень их реквизитов).
Заполняем путевой лист грузовика с учетом новых реквизитов 2021 года (на примере доработанной 4-П)
Сначала необходимо указать:
Далее нужно указать информацию об автомобиле, водителе грузовика и т.д.:
После этого следует таблица, куда надо вносить данные о выезде с парковки и возвращении на нее. Отмечают число, месяц, время, показания одометра.
Затем располагается таблица с информацией о движении горючего. Записываем: марку и ее код, сколько горючего выдано, сколько осталось по возвращении на парковку, время работы. Заправщик, механик и диспетчер должны расписаться в своих графах.
После этой таблицы механик и водитель расписываются в том, что сдали и приняли автомобиль.
К сведению! В новых правилах заполнения путевых листов указано, что контролер технического состояния грузовика после проверки ТС должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен». Кроме того, нововведения 2021 года прописывают, какую отметку нужно вносить в лист после медицинского осмотра водителя: после осмотра перед выездом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», по итогам послерейсового осмотра — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
В задании шоферу отмечают название и адрес заказчика, время прибытия к нему и отбытия от него, сколько часов работал водитель, сколько поездок совершил.
В талонах для предъявления заказчику фирма-исполнитель указывает:
На обороте талона заказчик должен указать:
Отрывной талон должен подписать таксировщик.
На обороте бланка надо отметить сведения о выполнении задания шофером: название фирмы-заказчика, показания приборов, время прибытия к заказчику, маршрут движения.
Также есть таблица для указания, были ли на линии простои, по какой причине и в какое время, какова их продолжительность. Ответственное лицо должно расписаться в подтверждение данных.
Далее расположены таблички, куда вносят сведения о расходе горючего, заработной плате водителя.
Кроме того, необходимо по каждому заказчику заполнить таблицу с такими сведениями (они повторяют данные на отрывных талонах для заказчиков):
К сведению! Данные бумаги необходимо регистрировать в специальном журнале их учета. Такой журнал с 2021 года разрешено вести в электронном виде, но заверять данные в нем нужно усиленной квалифицированной электронной подписью. После «закрытия» путевого листа его хранят в бухгалтерии компании в течение 5 лет.
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма 4 с и 4 п)
Оформление бланка является обязательной процедурой, которая регламентирована на законодательном уровне. Если компания оказывает услуги в сфере транспортировок на любых видах городского транспорта, то путевой лист оформляется ежедневно. Этот бланк должен находиться вместе с водителей в кабине транспортного средства. Если полицейские захотят проверить его, то он должен быть предъявлен вместе с правами и документами на транспортное средство. Изучить образец путевого листа грузового автомобиля можно на нашем портале.
Назначение
Бумагу необходимо оформлять не только по причине требований закона о ведении документации, но и по причине того, что этот бланк содержит важную информацию. В нем написаны технические особенности транспортного средства, последнее обслуживание и заправку. Также информация о водителе, его рейсе и времени трудового дня.
Исходя из этих данных, бухгалтерия начисляет заработную плату, поэтому важно правильно заполнить каждый пункт. Если в нем будут ошибки, то его можно признать недействительным. Все пункты должны быть заполнены в соответствии с данными, которые указаны в документации на автомобиль. Найти пример заполнения путевого листа грузового автомобиля можно на нашем сайте и сделать свой по аналогии.
Зачем нужна бухгалтерам информация, предоставленная в документе?
Важно заполнить в соответствии с законодательными нормами, чтобы не возникло вопросов при начислении заработной платы. Посмотреть образец заполнения путевого листа 4 с можно на нашем сайте в любое время.
Бухгалтер предприятия обязан хранить бумаги каждого водителя не менее 5 лет. Он оформляется ежедневно, в отдельных случаях возможно оформление на срок до 1 месяца. Важно возвращать документ бухгалтеру после рабочего дня.
Особенности документа
Если во время работы проводится транспортировки материальных ценностей, то в путевой бланк обязательно вносятся данные товарных накладных. Это делается для проверки целостности и количества груза, который был доставлен. Оформлением занимается диспетчер перед началом работы. Обязательна подпись диспетчера, водителя и бухгалтера.
Листы формы 4 п и N4
Путевые бланки формы 4 п и N4 оформляются и выдаются водителю под расписку на 1 рабочий день. При этом новый документ можно получить только при условии сдачи предыдущего файла. В нем обязательно должна быть указана дата оформления, штамп, печать организации и подписи.
Бланк должен соответствовать государственному стандарту. Ответственность за правильность заполнения данных несет руководитель компании, а также все, кто участвует в заполнении бумаги. Поэтому важно изучить образец заполнения путевого листа 4 п, который есть на нашем сайте. Эти документы хранятся в организации вместе с транспортными накладными минимум 5 лет.
Как правильно заполнить путевой лист форма 4-П?
Отличительные особенности формы 4-П
Существуют различные формы оформления путевки для шофера, исходя из вида оплаты его труда. Согласно Постановлению №78 Госкомстата России, датированному 28 ноября 1997 г, в случае, если работа шофера грузового автомобиля оценивается по повременному тарифу (то есть зарплата платится за отработанный период, а не сдельно) применяется путевой лист форма 4-П. Ее удобно использовать в случае, когда дорога сопровождается регулярными остановками, и проблематично заранее просчитать объем грузоперевозок либо в случае, если во время одной рабочей смены единовременно доставляют груз к 2 заказчикам.
Требования к оформлению путевки
Унифицированный бланк государственного образца обязаны использовать автотранспортные предприятия, на балансе которых числятся грузовые машины. Остальные фирмы могут разработать свой собственный путевой лист 4-П бланк в соответствии с требованиями к оформлению первичных документов, изложенными в части 4-й Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. Обязательным в нем будет только наличие 5 основных реквизитов:
Лицевая сторона
В верхней части лицевой стороны бланка указывают серию и номер документа. Затем проставляют дату поездки. Если это продолжительная командировка, то в путевом листе грузового автомобиля 4-п указывают временной интервал от ее начала до окончания. Если поездка разовая однодневная, то дата прописывается в формате «день-месяц-год». Данные о компании должны содержать ее название, код ОКПО, номер телефона и юридический адрес.
Далее указывают марку и название грузового автомобиля либо номер, дату и серию договора о прокате (в случае, если транспортное средство взято в аренду). Если фирма владеет парком из нескольких авто, то у каждого из них есть свой индивидуальный гаражный номер. Его также следует указать в путевке в соответствующей графе. Право на перевозку 8 и более пассажиров отмечается в графе «лицензионная карта». В путевке прописывают данные о водителе: его ФИО, класс вождения и номер водительских прав. Исправность авто подтверждает механик, внося свои данные в путевки и визируя их подписью. Медработник после осмотра водителя принимает решение о его допуске и расписывается за это на бланке. На лицевой стороне также пишут адрес подачи грузовика, а также время его выезда со стоянки или гаража в формате чч:мм. Диспетчер указывает приблизительное время, когда грузовик должен прибыть из рейса, фиксирует опоздание или повреждение машины (если таковое имеет место быть). Внизу лицевой стороны в графе «автомобиль сдал» шофер вписывает свои данные и расписывается.
Оборотная сторона
На этой стороне бланка содержится информация о последовательности выполнения задания водителем грузовика. Указывают индивидуальный номер рейса, который указывается также и в журнале путевых листов. В маршруте следования грузового автомобиля указывают точки отправления и прибытия, промежуточные места выгрузки и перецепки груза, возможные остановки, фактическую протяженность рейса. Обязательно следует указать ФИО грузоотправителя и грузополучателя. Под этой информацией ставит подпись шофер.
Учет расхода топлива
Важный показатель, влияющий на стоимость перевозки. Диспетчер на основе справочных данных рассчитывает номинальный расход горючего, необходимый для поездки и вписывает его в лист. В этой графе также надо подробно расписать, какая марка топлива используется, и в каком количестве оно было залито в бак авто, понадобилось ли его дозаправлять и на сколько. Фиксируется остаток в баке на момент прибытия. После поездки проводят сравнительный анализ номинальных и фактических данных и вычисляют перерасход топлива или же его экономию. Эти сведенья используются при расчете себестоимости услуг и производимой продукции на предприятиях, они учитываются при исчислении налога на прибыль.
Таким образом, путевка считается важнейшим первичным документом, сопровождающим и регламентирующим пробег и маршрут грузовика и учитывающий время работы шофера. Грубым нарушением, чреватым наложением штрафа (ст. 12.3 КоАП РФ), считается отсутствие путевого листа 4-П у водителя во время поездки. Если документ заполнен неверно, он признается недействительным. Важно также помнить, что шофер не имеет права вносить правки в путевку. Это может сделать заказчик, он также выписывает номера накладных на отрывных талонах.
Путевой лист 4 п скачать бланк
Внимание! Минтранс, приказом № 368 от 11.09.2020 г., добавил новые требования к заполнению путевых листов. Документ вступил в силу с 01.01.2021 г. и действует до 01.01.2027 г.