Образец приказа о закреплении ТС за сотрудником
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распоряжение руководства о возложении на работника ответственности за эксплуатацию и техническое состояние конкретного транспортного средства.
Обязателен ли документ
Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС
Оформление доверяют любому работнику, имеющему представление о правилах работы с распорядительной документацией. Закон не регламентирует ни процедуру прикрепления, ни форму документа. Оформляют бумагу по общим правилам. Указывают:
Что касается оформления текста, есть нюансы. Под свою ответственность работник принимает транспортное средство по акту. В нем указывают техническое состояние авто и его содержание (опись) на момент приемки. Отсюда два варианта оформления документа:
И в том, и в другом случае обязательно указывают ответственное лицо за эксплуатацию транспортного средства и идентифицируют авто, чтобы было понятно, о какой машине идет речь. Поскольку оформление документа не регламентировано, допускается добавление и другой информации (о порядке передачи ТС другому лицу, порядке ведения журналов учета, сообщений о неисправностях и др.). Ниже приведены образцы, как это сделать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, с кого взыскивать убытки по ДТП: с водителя или организации — собственника ТС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец документа
Вот пример приказа о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, когда акт оформляется отдельно:
А вот образец совмещения приказа и акта в одном документе:
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
456789, Россия, субъект РФ, просп. Замечательный, д.1
тел./факс (812) 545-2121; 493-0787
ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001
14.01.2021 Субъект РФ
О закреплении транспортного средства за водителями
В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения охраны труда, техники безопасности, контроля за работой автотранспорта ООО «Ppt.ru»
Техническое состояние автомобиля, составленное начальником гаража Зубаревым И.Д. и механиком Андреев И.Ю., находится в следующем состоянии:
Водителям Сидорову А.Г., Иванову А.И., Карпову И.П. передается запасное колесо (R 15), комплект инструментов для ремонта (приложение №1), аптечка (приложение № 2).
Директор Петров /Петров П.П./
Начальник гаража Зубарев Зубарев И.Д.
Механик Андреев Андреев И.Ю.
Ознакомлен, автомобиль принял, с техсостоянием и укомплектованностью согласен:
Водитель Сидоров А.Г. Сидоров А.Г.
Срок хранения
Документ хранится в течение всего срока действия вместе с аналогичными документами. Потом передается в архив на 5 лет, после чего подлежит уничтожению.
Примерная форма приказа о наделении обособленного подразделения транспортным средством (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
Приказ
о наделении обособленного подразделения транспортным средством [ наименование организации ]
В целях совершенствования порядка управления имуществом [ наименование организации ], в соответствии со статьей 55 Гражданского кодекса Российской Федерации приказываю:
1. Наделить [ наименование обособленного подразделения ] транспортным средством:
— марка, модель транспортного средства: [ вписать нужное ]
— идентификационный номер (VIN): [ значение ]
— наименование (тип транспортного средства): [ вписать нужное ]
— категория транспортного средства: [ вписать нужное ]
— год изготовления транспортного средства [ значение ]
— модель, номер двигателя: [ вписать нужное ]
— шасси (рама) номер: [ значение ]
— цвет кузова: [ вписать нужное ]
— мощность двигателя: [ значение ]
— наименование организации, выдавшей паспорт: [ вписать нужное ]
2. Одновременно с передачей указанного транспортного средства передать [ наименование обособленного подразделения ] относящиеся к нему правоустанавливающие и иные документы.
3. Ответственными за передачу указанного транспортного средства назначить: [ должность, Ф. И. О. лиц, ответственных за передачу транспортного средства от организации и обособленного подразделения ].
4. [ Должность, Ф. И. О. ответственных ] осуществить прием-передачу указанного транспортного средства по акту приема-передачи имущества и обеспечить отражение его в установленном порядке в бухгалтерском учете.
5. Предоставить [ наименование обособленного подразделения ] право регистрации указанного транспортного средства по месту нахождения обособленного подразделения.
6. Настоящий приказ довести до сведения руководителя обособленного подразделения [ наименование ].
7. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].
[ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]
С приказом ознакомлены:
[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Примерная форма приказа о наделении обособленного подразделения транспортным средством
Разработана: Компания «Гарант», ноябрь 2012 г.
Приказ о закреплении транспортного средства за водителем
Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках. Приказ относится к распорядительной документации предприятия и составляется в определенном порядке.
Для чего нужен документ
Как известно, автомобиль относится к средствам повышенной опасности, поэтому при его эксплуатации и обслуживании следует придерживаться определенных норм.
В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).
При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.
Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.
Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.
На кого возложить обязанность по составлению приказа
Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.
Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.
Как объяснить создание документа
Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.
В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).
Особенности оформления бланка
Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.
Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.
Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).
Составляя приказ, неизменно требуется учесть, что он не должен противоречить законодательству РФ. Кроме того, нужно учесть такой важный критерий – приказ должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.
Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.
Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре, а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.
Образец документа
При составлении текста приказа, имейте ввиду, что его структура и содержание должны отвечать некоторым правилам деловой документации.
В «шапке» документа надо указать:
Далее пишется основная часть, в которой указывается:
При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.
Сколько времени и как хранить приказ
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.
Потом данное распоряжение можно отправить в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законодательстве.
Учет автотранспорта: «филиальные» особенности
Многие фирмы нынче без автомобиля как без рук. Если у компании нет в других городах ни представительств, ни филиалов, то постановка на баланс и регистрация машины не доставит больших хлопот. В противном случае перед организацией встанет сложный вопрос: как учесть подобное движимое имущество и в чьем ГИБДД «отметиться»?
«Филиальные» азы
Для начала разберемся, что же такое «филиал». Итак, согласно подпунктам 2 и 3 статьи 55 Гражданского кодекса филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть. «Обособленцы» действуют на основании тех положений, которые утвердил центральный офис. При этом для полноценной работы последние могут передать своим подопечным какое-либо имущество.
Стоит отметить, что бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов и подразделений, включая даже те, которые выделены на отдельные балансы (п. 8 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утверждено приказом Минфина от 6 июля 1999 г. № 43н). Так что если компания решила обзавестись представительствами, то она должна знать о каждом их шаге. Как говорится, мы в ответе за тех, кого приручили… или создали.
Даешь автомобиль филиалу!
Если фирма порадовала свой филиал и купила ему автомобиль, то в любом случае возникнет необходимость впоследствии перечислять транспортный налог. То обстоятельство, кто именно будет являться его плательщиком, зависит скорее не от желания компании, а от того, выделено ли подразделение на отдельный баланс. При положительном ответе «обособленцы» уплачивают транспортный налог в региональный бюджет самостоятельно. Единственное условие — объект должен быть зарегистрирован именно на филиал. Говоря о бухгалтерском учете, в данном контексте стоит отметить, что для обобщения информации обо всех видах расчетов с представительствами, выделенными на отдельные балансы (внутрибалансовые расчеты), Планом счетов предназначен счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты».
В том случае, если подразделение на отдельный баланс не выделено, головное предприятие несет ответственность за перечисление налога, предусмотренного как для своих, так и для его автомобилей: свою часть оно платит по месту собственной регистрации, а за представительство — в региональный бюджет по месту его нахождения. Причем если авто зарегистрировано на центральный офис, но находится в другом регионе более двух месяцев, компания может поставить его на временный учет. Об этом говорится в пункте 51 «Правил регистрации автомототранспортных средств» (приказ МВД от 27 января 2003 г. № 59). Заметим, что делать это необязательно, зато фирма будет иметь возможность проходить техосмотр, так сказать, «на месте», а не ориентируясь на «постоянную прописку» авто. При этом платить налог по месту временной регистрации не нужно. Такое указание содержится в пункте 40 методички по транспортному налогу (приказ МНС от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177).
Учитывая вышеизложенное, самым разумным, пожалуй, будет оформление регистрации приобретенного автомобиля на головную организацию, а уже потом передача его в филиалы с постановкой на временный учет в органах ГИБДД по месту нахождения подразделения. При этом перечисленные действия будут сопровождаться следующими проводками:
| Головное подразделение | Обособленное подразделение | Документ- основание | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Д | К | Хозоперация | Д | К | Хозоперация | |
| 08 | 60 | Приобретен автомобиль | Накладная | |||
| 01 | 08 | Автомобиль введен в состав основных средств | ОС-1 | |||
| 79-1 | 01 | Передан обособленному подразделению объект основных средств | 01 | 79-1 | Получен объект основных средств от головной организации | Приказ на передачу автомобиля, накладная на внутренне перемещение, авизо |
| 44 | 68 | Уплата транспортного налога (уплачивает головная организация в региональные бюджеты по месту нахождения филиала) | Бухгалтерская справка-расчет | |||
| 44 | 68 | Уплата налога на имущество (уплачивает головная организация по месту своего нахождения) | Бухгалтерская справка-расчет | |||
Если филиал будет нуждаться в водителе, то при оформлении его на работу необходимо будет составить трудовой договор и в последующем сделать такие проводки:
| Головное подразделение | Обособленное подразделение | Документ- основание | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Д | К | Хозоперация | Д | К | Хозоперация | |
| 79-1 | 70 | Начислена заработная плата водителю (затраты отнести на себестоимость для передачи в головную организацию) | Расчетно-платежная ведомость, авизо | |||
| 70 | 68 | Удержан НДФЛ (уплачивать по месту нахождения филиала) | Налоговая карточка | |||
| 79-1 | 69 | Начислен ЕСН (затраты отнести на себестоимость для передачи в головную организацию) | Бухгалтерская справка-расчет, авизо | |||
| 70 | 50 | Выдана заработная плата | Расчетно-платежная ведомость | |||
| 71 | 10 | Выданы денежные средства под отчет на приобретение бензина | Ведомость учета талонов на ГСМ | |||
| 79-1 | 71 | Списан бензин (затраты отнести на себестоимость для передачи в головную организацию) | Авансовый отчет, путевой лист, авизо | |||
| 79-1 | 02 | Учтена накопленная амортизация по полученному объекту основных средств | Бухгалтерская справка-расчет | |||
«Первичка» на дорожку
Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта является путевой лист, форма которого утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Сделаем некую оговорку. Данный бланк не обязателен для тех компаний, у которых автотранспортные перевозки не являются видом деятельности. На это обратило внимание УМНС по г. Москве в своем письме 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253. При этом налоговики ссылались на прошлогоднее письмо представителей Минфина, в котором финансисты позволили таким компаниям разрабатывать форму путевого листа самостоятельно, не забывая при этом про обязательные реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (письмо от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).
Выписывается сей первичный документ в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену. На более длительный срок данный документ выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Однако данное правило, как и любое другое, имеет исключение. Так, если компания не занимается автотранспортными перевозками, а машину эксплуатируют в рабочих целях несколько сотрудников, то оформлять путевой лист можно и раз в месяц. Добро на это дал Минфин в своем письме от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129.
Стоит напомнить, что в рассматриваемой «первичке» обязательно должны быть указаны порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. На обратной стороне фиксируется маршрут следования. При этом если поездки осуществляются в пределах города, допускается не расписывать подробно каждый пункт назначения. Для обоснования «поверхностных» записей необходимо издать приказ по организации, в котором указать, что в связи со сложностью определения точного маршрута при поездках по городу указывать в путевых листах «Поездки по городу». Также необходимо при оформлении нового путевого листа и при его «закрытии» указывать показания спидометра. Что касается водителя, то на нем лежит ответственность по заполнению раздела «Движение горючего» (остатки топлива, приход, расход).
После того как данная «первичка» будет заполнена, бухгалтер должен зарегистрировать ее в специальном журнале учета путевых листов (форма № 8, утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78).
Е. Тихомирова, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»
Об определения места нахождения транспортных средств при закрытии обособки
Разъяснен порядок определения места нахождения наземных транспортных средств и маломерных судов в случае закрытия обособленного подразделения, на которое они были зарегистрированы.
Уплата транспортного налога (авансовых платежей по налогу) производится в бюджет по месту нахождения транспортных средств.
При отсутствии сведений в налоговом органе об изменении места госрегистрации транспортного средства (в том числе в связи с закрытием организацией обособленного подразделения) отсутствуют основания для снятия с учета организации в налоговом органе по месту нахождения транспортного средства.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 19 марта 2020 г. N БС-4-21/4732@
ОБ ОПРЕДЕЛЕНИИ
ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ МЕСТА НАХОЖДЕНИЯ НАЗЕМНЫХ
ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ И МАЛОМЕРНЫХ СУДОВ В СЛУЧАЕ ЗАКРЫТИЯ
ОБОСОБЛЕННОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ,
НА КОТОРОЕ ОНИ БЫЛИ ЗАРЕГИСТРИРОВАНЫ
Направляем для учета в работе прилагаемое письмо Минфина России от 11.03.2020 N 03-02-07/2/18031 по вопросу определения для целей налогообложения места нахождения наземных транспортных средств и маломерных судов в случае закрытия обособленного подразделения организации, на которое они были зарегистрированы.
Указанные разъяснения необходимо довести до сотрудников налоговых органов, на которые возлагается учет налогоплательщиков и администрирование транспортного налога организаций, включая проведение камеральных налоговых проверок.
Полагаем возможным использовать указанные разъяснения в целях применения абзаца первого пункта 1 статьи 363 Налогового кодекса Российской Федерации.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 11 марта 2020 г. N 03-02-07/2/18031
В соответствии с письмом от 13.02.2020 N КВ-4-14/2361@ Департамент налоговой и таможенной политики сообщает следующее.
Местом нахождения транспортных средств, не указанных в подпунктах 1 и 1.1 пункта 5 статьи 83 Кодекса, признается место нахождения организации (ее обособленного подразделения), по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрировано транспортное средство.
В соответствии с пунктом 8 Правил государственной регистрации транспортных средств в регистрационных подразделениях Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 21.12.2019 N 1764, регистрация транспортных средств, принадлежащих юридическим лицам, производится с внесением в банки данных адреса места нахождения юридических лиц, определяемого местом их государственной регистрации, либо адреса места нахождения их обособленных подразделений.
На основании пункта 5 статьи 83 Кодекса постановка на учет, снятие с учета организации в налоговом органе по месту нахождения принадлежащих ей недвижимого имущества и (или) транспортных средств осуществляются на основании сведений, сообщаемых органами, указанными в статье 85 Кодекса.
Следовательно, при отсутствии сведений, сообщаемых органами, указанными в статье 85 Кодекса, об изменении места государственной регистрации транспортного средства (в том числе в связи с закрытием организацией обособленного подразделения) отсутствуют основания для снятия с учета организации в налоговом органе по месту нахождения транспортного средства, по которому это транспортное средство зарегистрировано.
Кодексом не предусмотрено признание местом нахождения транспортного средства места нахождения организации при отсутствии по этому месту государственной регистрации такого транспортного средства, в том числе в случае закрытия указанной организацией обособленного подразделения, по месту нахождения которого транспортное средство зарегистрировано.
Вместе с тем выражается готовность к рассмотрению предложений о внесении изменений в Кодекс в целях урегулирования порядка учета в налоговых органах организаций по месту нахождения транспортных средств, не указанных в подпунктах 1и 1.1 пункта 5 статьи 83 Кодекса, в случае закрытия обособленных подразделений организаций, по адресу которых зарегистрированы транспортные средства.