Образец приказа о закреплении ТС за сотрудником
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распоряжение руководства о возложении на работника ответственности за эксплуатацию и техническое состояние конкретного транспортного средства.
Обязателен ли документ
Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС
Оформление доверяют любому работнику, имеющему представление о правилах работы с распорядительной документацией. Закон не регламентирует ни процедуру прикрепления, ни форму документа. Оформляют бумагу по общим правилам. Указывают:
Что касается оформления текста, есть нюансы. Под свою ответственность работник принимает транспортное средство по акту. В нем указывают техническое состояние авто и его содержание (опись) на момент приемки. Отсюда два варианта оформления документа:
И в том, и в другом случае обязательно указывают ответственное лицо за эксплуатацию транспортного средства и идентифицируют авто, чтобы было понятно, о какой машине идет речь. Поскольку оформление документа не регламентировано, допускается добавление и другой информации (о порядке передачи ТС другому лицу, порядке ведения журналов учета, сообщений о неисправностях и др.). Ниже приведены образцы, как это сделать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, с кого взыскивать убытки по ДТП: с водителя или организации — собственника ТС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец документа
Вот пример приказа о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, когда акт оформляется отдельно:
А вот образец совмещения приказа и акта в одном документе:
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
456789, Россия, субъект РФ, просп. Замечательный, д.1
тел./факс (812) 545-2121; 493-0787
ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001
14.01.2021 Субъект РФ
О закреплении транспортного средства за водителями
В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения охраны труда, техники безопасности, контроля за работой автотранспорта ООО «Ppt.ru»
Техническое состояние автомобиля, составленное начальником гаража Зубаревым И.Д. и механиком Андреев И.Ю., находится в следующем состоянии:
Водителям Сидорову А.Г., Иванову А.И., Карпову И.П. передается запасное колесо (R 15), комплект инструментов для ремонта (приложение №1), аптечка (приложение № 2).
Директор Петров /Петров П.П./
Начальник гаража Зубарев Зубарев И.Д.
Механик Андреев Андреев И.Ю.
Ознакомлен, автомобиль принял, с техсостоянием и укомплектованностью согласен:
Водитель Сидоров А.Г. Сидоров А.Г.
Срок хранения
Документ хранится в течение всего срока действия вместе с аналогичными документами. Потом передается в архив на 5 лет, после чего подлежит уничтожению.
Приказ о закреплении транспортного средства за водителем
Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках. Приказ относится к распорядительной документации предприятия и составляется в определенном порядке.
Для чего нужен документ
Как известно, автомобиль относится к средствам повышенной опасности, поэтому при его эксплуатации и обслуживании следует придерживаться определенных норм.
В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).
При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.
Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.
Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.
На кого возложить обязанность по составлению приказа
Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.
Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.
Как объяснить создание документа
Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.
В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).
Особенности оформления бланка
Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.
Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.
Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).
Составляя приказ, неизменно требуется учесть, что он не должен противоречить законодательству РФ. Кроме того, нужно учесть такой важный критерий – приказ должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.
Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.
Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре, а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.
Образец документа
При составлении текста приказа, имейте ввиду, что его структура и содержание должны отвечать некоторым правилам деловой документации.
В «шапке» документа надо указать:
Далее пишется основная часть, в которой указывается:
При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.
Сколько времени и как хранить приказ
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.
Потом данное распоряжение можно отправить в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законодательстве.
Образец приказа о закреплении ТС за сотрудником
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распоряжение руководства о возложении на работника ответственности за эксплуатацию и техническое состояние конкретного транспортного средства.
Обязателен ли документ
Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС
Оформление доверяют любому работнику, имеющему представление о правилах работы с распорядительной документацией. Закон не регламентирует ни процедуру прикрепления, ни форму документа. Оформляют бумагу по общим правилам. Указывают:
Что касается оформления текста, есть нюансы. Под свою ответственность работник принимает транспортное средство по акту. В нем указывают техническое состояние авто и его содержание (опись) на момент приемки. Отсюда два варианта оформления документа:
И в том, и в другом случае обязательно указывают ответственное лицо за эксплуатацию транспортного средства и идентифицируют авто, чтобы было понятно, о какой машине идет речь. Поскольку оформление документа не регламентировано, допускается добавление и другой информации (о порядке передачи ТС другому лицу, порядке ведения журналов учета, сообщений о неисправностях и др.). Ниже приведены образцы, как это сделать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, с кого взыскивать убытки по ДТП: с водителя или организации — собственника ТС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец документа
Вот пример приказа о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, когда акт оформляется отдельно:
А вот образец совмещения приказа и акта в одном документе:
Общество с ограниченной ответственностью « Ppt.ru »
тел./факс (812) 545-2121; 493-0787
ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001
14.01.2021 Субъект РФ
О закреплении транспортного средства за водителями
В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения охраны труда, техники безопасности, контроля за работой автотранспорта ООО « Ppt.ru »
Директор Петров / Петров П.П. /
Начальник гаража Зубарев Зубарев И.Д.
Механик Андреев Андреев И.Ю.
Ознакомлен, автомобиль принял, с техсостоянием и укомплектованностью согласен:
Водитель Сидоров А.Г. Сидоров А.Г.
Срок хранения
Документ хранится в течение всего срока действия вместе с аналогичными документами. Потом передается в архив на 5 лет, после чего подлежит уничтожению.
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником (образец)
prikaz_o_zakreplenii_avtomobilya_za_sotrudnikom_obrazec.jpg
Похожие публикации
Руководство крупных организаций, на балансе которых числятся транспортные средства, имеет право закреплять их за конкретными сотрудниками. Такие меры помогают усилить контроль за целевым использованием автомобилей и их работоспособностью. Для того, чтобы процедура имела правовые основания, необходимо издать приказ о закреплении автомобиля за сотрудником, образец которого можно найти ниже. Приказ следует утверждать только после того, как водитель пройдет стажировку.
В приказе можно зафиксировать, что автомобиль может использовать один человек или несколько (бригада). При бригадном способе за эксплуатацию машины будут нести ответственность несколько работников одновременно. Приказ обычно издается в таких случаях:
приемка машины на баланс;
замена одного водителя другим.
Приказ можно составлять абсолютно для любых транспортных средств: легковых и грузовых автомобилей, спецтехники. Транспортные средства могут быть арендованными или принадлежать организации на правах собственности. Главное, чтобы в тексте документа были записаны все особенности владения имуществом.
Почему надо составлять приказ?
Оформленный в соответствии со всеми требованиями приказ о закреплении автомобиля за сотрудником используется для таких целей:
повышение уровня ответственности рабочего персонала;
обеспечение должного уровня техобслуживания транспортных средств;
если в процессе эксплуатации машина получит повреждения – у руководства организации будет правовое основание для взыскания материального ущерба с сотрудника.
При составлении приказа следует учитывать, что один водитель может нести ответственность максимум за 3 транспортных средства. А один автомобиль можно закрепить не более чем за 4 сотрудниками. Если за одной машиной закрепляется несколько человек, в приказе можно зафиксировать порядок эксплуатации транспортного средства ими. Обязательно надо проверить, есть ли у работников требуемая категория водительских прав.
Кому доверить составление приказа?
Директор организации может поручить составление распорядительного документа любому сотруднику, знающему правила оформления документации этого типа и знакомому с законодательством РФ. Зачастую эту функцию выполняет специалист кадрового отдела, секретарь, начальник структурного подразделения. Подготовленный приказ в обязательном порядке надо подать на подпись генеральному директору. Без его утверждения документ считается недействительным. Также с текстом приказа надо ознакомить всех работников, которые перечислены в нем.
Сколько времени нужно хранить приказ в организации
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником должен храниться в отдельной папке вместе с другими распорядительными актами. Срок хранения приказа – период действия, обозначенный в нем. Если конкретный период действия не определен, он автоматически приравнивается к 1 году. По истечение этого времени документ отправляют на хранение в архив.
Особенности составления приказа
Приказ о закреплении автомобилей за сотрудниками организации не имеет единого стандарта оформления, чаще всего его издают на фирменном бланке или составляют в произвольной форме на листе формата А4. Документ можно написать от руки или сформировать с помощью компьютера. Важно, чтобы в нем не было исправлений и помарок. Удостоверять документ печатью организации не нужно, достаточно оригинальной подписи генерального директора. Приказ надо зарегистрировать в специальном журнале.
Структура приказа
«Шапка» документа. Здесь указывают название юрлица, дату и место издания документа.
Полное наименование документа («Приказ»). Далее нужно использовать формулировку вида «О закреплении автомобиля за водителем Лебедевым Т.И.». Если водителей несколько – можно перечислить их поименно или указать номер бригады.
Распорядительная часть. Ее начинают с обоснования. К примеру, «В целях эффективного использования автомобиля приказываю». После этого указывают Ф.И.О. сотрудника, подробные характеристики транспортного средства, позволяющие безошибочно идентифицировать его, условия эксплуатации. При необходимости можно добавить другую важную информацию.
Сотрудник, за которым закрепляется автомобиль, должен поставить в приказе свою подпись. Этим он подтверждает факт ознакомления с ним.
Приказ о закреплении топливных карт за водителями
Приказ о закреплении топливных карт за водителями представляет собой внутренний документ, требуемый для отслеживания траты ГСМ каждым из сотрудников. Если возникнут перерасходы и несоответствия, бухгалтер будет знать, у которого из водителей они возникли.
Функции приказа
Использование ГСМ, предназначенных для работы, в личных целях – стандартная практика. Ранее отслеживать это было сложно из-за проблем с определением продолжительности служебных поездок. Однако автоматизация позволила контролировать расход бензина.
Распоряжение о закреплении топливных карт нужно для контроля за оборотом ГСМ. Ставя подпись на нем, сотрудник обязуется расходовать бензин исключительно в служебных целях. В обратном случае его можно будет привлечь к ответственности.
О каких топливных картах идет речь?
Существует две разновидности карт:
К СВЕДЕНИЮ! Для повышения качества контроля рекомендуем сделать эмбоссирование. Предполагается, что картой сможет пользоваться только водитель, за которым она закреплена. ТК будет действовать в отношении конкретного автомобиля.
Порядок закрепления
Если раньше в компании не применялись топливные карты, их нужно оформить. Для этого руководитель отдела направляет гендиректору служебную записку с просьбой выдать ТК. В записке содержатся эти сведения:
Такая записка актуальна и в том случае, если сотрудник ранее не работал водителем, но перешел на эту должность. Если же человек изначально принят на работу в качестве водителя, карта ему предоставляется с начала деятельности. То есть распоряжение о ее закреплении можно издавать сразу.
Форма приказа законодательно не задана, поэтому можно составлять документ в удобном для себя виде. В распоряжении можно упомянуть эти моменты:
При необходимости можно добавить дополнительные положения. Перечень их зависит от специфики деятельности фирмы.
Образец
О закреплении топливной карты за водителем
На основании пункта 9 локального акта о ТК, действующего в ООО «Быстрее ветра» с 1.02.2019 года, и служебной записки руководителя транспортного подразделения Мишина Л.Д.
1. Предоставить Волкову О.Л., водителю автомобиля №АБ676О, карту с лимитом 100 л бензина в месяц на срок от 15.03.2020 по 15.04.2020 года.
2. Утвердить, что Волков О.Л. может пользоваться ТК только при выполнении должностных функций и исключительно для заправки авто №АБ676О.
3. Обязать Волкова О.Л. подавать ежемесячный отчет о расходе топлива и путевые листы в срок до 10 числа месяца.
4. При перерасходе обязать Волкова О.Л. обосновать расход топлива сверх лимита. Для этого водитель должен подать записку на имя руководителя ООО «Быстрее ветра».
5. Если водитель не смог предоставить объяснения, удержать из его зарплаты стоимость ГСМ, израсходованных сверх лимита.
6. Установить следующее: если в текущем месяце водитель израсходовал не весь лимит, остатки перенести на следующий месяц.