Приказ о закреплении транспортного средства за водителем
Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках. Приказ относится к распорядительной документации предприятия и составляется в определенном порядке.
Для чего нужен документ
Как известно, автомобиль относится к средствам повышенной опасности, поэтому при его эксплуатации и обслуживании следует придерживаться определенных норм.
В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).
При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.
Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.
Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.
На кого возложить обязанность по составлению приказа
Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.
Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.
Как объяснить создание документа
Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.
В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).
Особенности оформления бланка
Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.
Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.
Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).
Составляя приказ, неизменно требуется учесть, что он не должен противоречить законодательству РФ. Кроме того, нужно учесть такой важный критерий – приказ должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.
Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.
Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре, а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.
Образец документа
При составлении текста приказа, имейте ввиду, что его структура и содержание должны отвечать некоторым правилам деловой документации.
В «шапке» документа надо указать:
Далее пишется основная часть, в которой указывается:
При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.
Сколько времени и как хранить приказ
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.
Потом данное распоряжение можно отправить в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законодательстве.
Приказ о передачи автомобиля в обособленное подразделение
(1).jpg "Приказ о передачи автомобиля в обособленное подразделение")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В сложившейся ситуации уплата авансовых платежей производится по месту регистрации транспортных средств, независимо от места их фактической эксплуатации.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 2 ст. 363 НК РФ в течение налогового периода организации уплачивают авансовые платежи по транспортному налогу, если НК РФ или законами субъектов РФ не предусмотрено иное.
Согласно п. 1 ст. 363 НК РФ уплата транспортного налога и авансовых платежей производится в бюджет по месту нахождения транспортных средств в порядке и сроки, которые установлены законами субъектов РФ.
Из анализа норм п. 5 ст. 83 НК РФ следует, что местом нахождения автомобильных транспортных средств признается место нахождения организации (ее обособленного подразделения), по которому в соответствии с законодательством РФ зарегистрировано транспортное средство*(1).
Таким образом, из совокупности названных норм следует, что транспортный налог и авансовые платежи по нему уплачиваются по месту регистрации транспортного средства (письма Минфина России от 17.04.2018 N 03-05-05-04/25536, от 29.10.2013 N 03-05-04-04/45850, ФНС России от 27.06.2018 N БС-4-21/12385@).
Какие-либо изменения в части уплаты авансовых платежей по транспортному налогу, а также в части признания места нахождения транспортного средства в 2020 году в НК РФ не вносились.
Соответственно, если транспортное средство зарегистрировано по месту нахождения обособленного подразделения (филиала, представительства), налог и авансовые платежи уплачиваются в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения. Если транспортное средство зарегистрировано по месту нахождения головного предприятия, то налог и авансовые платежи уплачиваются в бюджет по месту нахождения головного предприятия.
Таким образом, обязанность по уплате транспортного налога и авансовых платежей ставится только в зависимость от государственной регистрации транспортного средства, а не от факта использования данного имущества и места его фактического использования.
Поэтому в 2020 году (как и ранее) уплата авансовых платежей по транспортному налогу производится по месту нахождения (по месту регистрации) транспортных средств, независимо от места их фактической эксплуатации.
Это значит, что в данной ситуации независимо от того, кто фактически использовал транспортное средство (головное предприятие или обособленное предприятие), авансовые платежи по транспортному налогу уплачиваются по месту регистрации транспортных средств*(2).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида
Ответ прошел контроль качества
24 сентября 2020 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————
*(1) В соответствии с п. 5 ст. 83 НК РФ организация подлежит постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения транспортного средства, принадлежащего ей на праве собственности.
Постановка на учет, снятие с учета организации в налоговом органе по месту нахождения принадлежащего ему транспортного средства осуществляются на основании сведений, сообщаемых органами, осуществляющими регистрацию транспортных средств (п. 4 ст. 85 НК РФ) (смотрите Энциклопедию решений. Постановка на учет (снятие с учета) в налоговом органе организаций по месту нахождения транспортных средств).
*(2) В целях уплаты транспортного налога (авансовых платежей) место регистрации транспортного средства следует определять исходя из сведений, указанных в уведомлении (форма N 1-3-Учет «Уведомление о постановке на учет российской организации в налоговом органе» (утверждено приказом ФНС России от 11.08.2011 N ЯК-7-6/488@), о наименовании налогового органа, в котором поставлено на учет транспортное средство.
Как передать ОС в ОП: первичка, бухучет, налоги
Фирма, у которой есть филиалы и другие обособленные подразделения, передает туда имущество. Его можно предварительно закупить, а можно передать и то, которое уже есть, чтобы не совершать лишних трат. Для передачи установлены свои правила – и с точки зрения документального оформления, и с точки зрения проводок в бухучете. Есть и налоговые тонкости. Обо всем этом читайте в статье.
Что такое филиал
Определение филиала в гражданских отношениях дано в ГК РФ. Это обособленное подразделение юридического лица, которое расположено вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций. Филиал:
Филиал должен быть указан в учредительных документах компании. Если статуса филиала у обособленного подразделения нет, то в уставе о нем указывать не нужно. Но любое ОП нужно регистрировать в налоговой инспекции.
Вопрос из жизни
Из нашей группы Вконтакте мы узнали, что хозяйственная операция по передаче имущества в филиал не так проста, как кажется на первый взгляд.
Вот что написал один из наших подписчиков:
Ситуация такая: организация на счете 08 держит полученные от поставщика ОС и ждет их отправки по филиалам. В эксплуатацию не вводили. Как правильно отразить? С какого субсчета ввести?
Сразу скажем, что сальдо по счету 08 «Вложения во внеоборотные активы» отражает величину вложений организации в незавершенное строительство, незаконченные операции приобретения ОС. Их стоимость может быть списана в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы при продаже, передаче безвозмездно и других вложениях.
В нашей ситуации предстоит передача ОС в филиал. Проводки с участием счета 08 быть не может. То есть сначала фирма должна ввести имущество в эксплуатацию в качестве ОС, присвоить ему инвентарный номер, установить срок полезного использования, определить, каким способом будет начислять амортизацию и если потребуется, начать ее начислять.
Отметим, что в вопросе коллеги нет очень важной информации, от которой зависит ответ на вопрос. ОП может быть выделенным, а может не быть выделенным на отдельный баланс. От этого зависит и бухучет, и порядок передачи имущества из головной фирмы.
Поэтому рассмотрим оба варианта.
Всегда есть, что обсудить. Решаем проблемы вместе. Присоединяйтесь к группе ВК Бухгалтерия.ру
ОП не выделено на отдельный баланс
Начнем с документального оформления передачи ОС филиалу.
Если ОП не выделено на отдельный баланс, при передаче оформите форму № ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств». Ведь главное — зафиксировать передачу ОС от одного материально-ответственного лица другому. Они должны подписать накладную. Накладная оформляется на основании приказа руководителя в 3 экземплярах:
Сведения о перемещении объекта отразите в инвентарной карточке учета ОС. Если вы используете унифицированные формы, то это будет раздел 4 карточки ОС-6.
В бухучете может быть два варианта записей в зависимости от того, как вы ведете учет и настройки вашей бухгалтерской программы.
Инвентарный номер присваивается каждому ОС при принятии его к бухгалтерскому учету и сохраняется за объектом на весь период его нахождения в организации, включая случаи перемещения объекта между подразделениями.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
ОП выделено на отдельный баланс
Если ОП, куда вы передаете ОС, выделено на отдельный баланс, то все совершаемые им хозяйственные операции оно учитывает обособленно, то есть на своем балансе. А при перемещении имущества первоначальная стоимость объекта и накопленная по нему амортизация с баланса головной фирмы списывается и отражается в учете ОП. Оно будет продолжать начислять амортизацию по полученному ОС.
Порядок начисления амортизации в филиале не меняется: она начисляется тем же способом и по той же норме, что и в головной компании.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Для оформления перемещения ОС в филиал, выделенный на отдельный баланс, информации в форме № ОС-2 оказывается недостаточно. Поэтому придется разработать и утвердить собственную форму (например, авизо, который можно использовать и при перемещении имущества между филиалами), где были бы раздел и поля, предназначенные для отражения данных об амортизации передаваемого ОС.
Накладную на передачу ОС оформите на основании приказа руководителя в 4 экземплярах:
В учете головной фирмы при передаче ОС в филиал нужно сделать такие проводки:
В учете ОП, выделенного на отдельный баланс, поступление ОС из головного отделения фирмы отражается записями:
Счет 79 – это счет внутрифирменных расчетов. В целом по компании сальдо по нему должно быть всегда нулевым. Это предусмотрено инструкцией к плану счетов. Поэтому в бухгалтерском балансе расчеты между головной организацией филиалом не отражаются.
О налогах
При передаче объекта ОС филиалу перехода права собственности на него не происходит. Это значит, что к реализации эта хозяйственная операция отношения не имеет (п. 1 ст. 39 НК РФ). Следовательно, объекта налогообложения по НДС не возникает.
Поскольку нет реализации, не возникает доходов и расходов для целей налогообложения прибыли.
Но в налоговом учете амортизацию всегда начисляет головная фирма, так как базу по налогу на прибыль определяют по организации в целом. То есть независимо от того, где находится ОС, расходы в виде амортизации учитываются при формировании единой налоговой базы по прибыли.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Порядок и сроки представления филиалом информации и документов, необходимых для формирования налоговой базы по налогу на прибыль, утвердите приказом директора (ст. 313 НК РФ).
Что касается налога на имущество организаций, то его платят по месту нахождения недвижимости.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Выбор читателей
Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года
Изменения трудового законодательства с 2022 года: важное для бухгалтера и директора
Основные и льготные тарифы страховых взносов на 2022 год
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Образец приказа о закреплении ТС за сотрудником
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распоряжение руководства о возложении на работника ответственности за эксплуатацию и техническое состояние конкретного транспортного средства.
Обязателен ли документ
Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС
Оформление доверяют любому работнику, имеющему представление о правилах работы с распорядительной документацией. Закон не регламентирует ни процедуру прикрепления, ни форму документа. Оформляют бумагу по общим правилам. Указывают:
Что касается оформления текста, есть нюансы. Под свою ответственность работник принимает транспортное средство по акту. В нем указывают техническое состояние авто и его содержание (опись) на момент приемки. Отсюда два варианта оформления документа:
И в том, и в другом случае обязательно указывают ответственное лицо за эксплуатацию транспортного средства и идентифицируют авто, чтобы было понятно, о какой машине идет речь. Поскольку оформление документа не регламентировано, допускается добавление и другой информации (о порядке передачи ТС другому лицу, порядке ведения журналов учета, сообщений о неисправностях и др.). Ниже приведены образцы, как это сделать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, с кого взыскивать убытки по ДТП: с водителя или организации — собственника ТС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец документа
Вот пример приказа о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, когда акт оформляется отдельно:
А вот образец совмещения приказа и акта в одном документе:
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
456789, Россия, субъект РФ, просп. Замечательный, д.1
тел./факс (812) 545-2121; 493-0787
ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001
14.01.2021 Субъект РФ
О закреплении транспортного средства за водителями
В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения охраны труда, техники безопасности, контроля за работой автотранспорта ООО «Ppt.ru»
Техническое состояние автомобиля, составленное начальником гаража Зубаревым И.Д. и механиком Андреев И.Ю., находится в следующем состоянии:
Водителям Сидорову А.Г., Иванову А.И., Карпову И.П. передается запасное колесо (R 15), комплект инструментов для ремонта (приложение №1), аптечка (приложение № 2).
Директор Петров /Петров П.П./
Начальник гаража Зубарев Зубарев И.Д.
Механик Андреев Андреев И.Ю.
Ознакомлен, автомобиль принял, с техсостоянием и укомплектованностью согласен:
Водитель Сидоров А.Г. Сидоров А.Г.
Срок хранения
Документ хранится в течение всего срока действия вместе с аналогичными документами. Потом передается в архив на 5 лет, после чего подлежит уничтожению.
Об определения места нахождения транспортных средств при закрытии обособки
Разъяснен порядок определения места нахождения наземных транспортных средств и маломерных судов в случае закрытия обособленного подразделения, на которое они были зарегистрированы.
Уплата транспортного налога (авансовых платежей по налогу) производится в бюджет по месту нахождения транспортных средств.
При отсутствии сведений в налоговом органе об изменении места госрегистрации транспортного средства (в том числе в связи с закрытием организацией обособленного подразделения) отсутствуют основания для снятия с учета организации в налоговом органе по месту нахождения транспортного средства.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 19 марта 2020 г. N БС-4-21/4732@
ОБ ОПРЕДЕЛЕНИИ
ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ МЕСТА НАХОЖДЕНИЯ НАЗЕМНЫХ
ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ И МАЛОМЕРНЫХ СУДОВ В СЛУЧАЕ ЗАКРЫТИЯ
ОБОСОБЛЕННОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ,
НА КОТОРОЕ ОНИ БЫЛИ ЗАРЕГИСТРИРОВАНЫ
Направляем для учета в работе прилагаемое письмо Минфина России от 11.03.2020 N 03-02-07/2/18031 по вопросу определения для целей налогообложения места нахождения наземных транспортных средств и маломерных судов в случае закрытия обособленного подразделения организации, на которое они были зарегистрированы.
Указанные разъяснения необходимо довести до сотрудников налоговых органов, на которые возлагается учет налогоплательщиков и администрирование транспортного налога организаций, включая проведение камеральных налоговых проверок.
Полагаем возможным использовать указанные разъяснения в целях применения абзаца первого пункта 1 статьи 363 Налогового кодекса Российской Федерации.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 11 марта 2020 г. N 03-02-07/2/18031
В соответствии с письмом от 13.02.2020 N КВ-4-14/2361@ Департамент налоговой и таможенной политики сообщает следующее.
Местом нахождения транспортных средств, не указанных в подпунктах 1 и 1.1 пункта 5 статьи 83 Кодекса, признается место нахождения организации (ее обособленного подразделения), по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрировано транспортное средство.
В соответствии с пунктом 8 Правил государственной регистрации транспортных средств в регистрационных подразделениях Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 21.12.2019 N 1764, регистрация транспортных средств, принадлежащих юридическим лицам, производится с внесением в банки данных адреса места нахождения юридических лиц, определяемого местом их государственной регистрации, либо адреса места нахождения их обособленных подразделений.
На основании пункта 5 статьи 83 Кодекса постановка на учет, снятие с учета организации в налоговом органе по месту нахождения принадлежащих ей недвижимого имущества и (или) транспортных средств осуществляются на основании сведений, сообщаемых органами, указанными в статье 85 Кодекса.
Следовательно, при отсутствии сведений, сообщаемых органами, указанными в статье 85 Кодекса, об изменении места государственной регистрации транспортного средства (в том числе в связи с закрытием организацией обособленного подразделения) отсутствуют основания для снятия с учета организации в налоговом органе по месту нахождения транспортного средства, по которому это транспортное средство зарегистрировано.
Кодексом не предусмотрено признание местом нахождения транспортного средства места нахождения организации при отсутствии по этому месту государственной регистрации такого транспортного средства, в том числе в случае закрытия указанной организацией обособленного подразделения, по месту нахождения которого транспортное средство зарегистрировано.
Вместе с тем выражается готовность к рассмотрению предложений о внесении изменений в Кодекс в целях урегулирования порядка учета в налоговых органах организаций по месту нахождения транспортных средств, не указанных в подпунктах 1и 1.1 пункта 5 статьи 83 Кодекса, в случае закрытия обособленных подразделений организаций, по адресу которых зарегистрированы транспортные средства.