Путевой лист легкового автомобиля 2021: образец заполнения
Эксплуатация служебного транспортного средства в обязательном порядке должна быть оформлена путевыми листами. С 1 марта 2019 года применяются новые правила внесения в них данных.
Как правильно заполнить путевой лист после изменений в 2021 году, расскажет специалист КонсултанПлюс в коротком видео в начале статьи.
Для чего нужен путевой лист?
Путевыми документами подтверждаются сведения о пробеге, связанные со служебными перемещениями на транспорте организации. На их основании:
Документ позволяет учитывать и контролировать работу водителя и эксплуатацию рабочего автомобиля (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Кто заполняет путевой лист?
Все подготовленные листы фиксируются в журнале учета и впоследствии хранятся в течение пяти лет.
Какую форму использовать?
Законодательство не обязывает организации использовать какую-то строго установленную форму документа. Разрешено ее разработать индивидуально для своей компании и закрепить в учетной политике.
Основой же может послужить унифицированный бланк, представленный в приложении к Постановлению Госкомстата № 78 от 28.11.1997.
Новый бланк путевого листа легкого автомобиля по форме 3 с учетом всех требований изменившихся в 2021 году:
Важным является полнота необходимых реквизитов. Наличие обязательных пунктов, которые должны присутствовать в путевом листе, обусловлены требованиями:
Внесены изменения в правила заполнения путевых листов на основании Приказа Минтранса от 21.12.2018 № 467, которые вступили в действие с 01.03.2019 года.
Образец заполнения путевого листа в 2021 году
Здесь предложены образцы нового путевого листа легкового автомобиля 2021 года.
Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2021 году
Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.
Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:
Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.
Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.
Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.
Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:
Путевой лист легкового автомобиля (форма 3). Образец заполнения, бланк
Путевой лист легкового автомобиля (форма 3) – первичный документ для учет движения легкового автотранспорта организации, заполняется каждым водителем на текущий рабочий день. Правильное оформление данного документа очень важно, поэтому к его заполнению стоит отнестись с максимальной ответственностью. Вы можете скачать другие бланки отчетности транспортного средства: путевой лист движения грузового автомобиля (форма 4) – скачать, путевой лист движения автобуса (форма 6) – скачать.
Путевой лист несет в себе несколько функций:
Основанием для списания горюче-смазочных материалов является составленный водителем путевой лист, в котором указывается расход горючего. Для того, чтобы произвести списание ГСМ, необходимо оформить акт на списание и приложить к нему заполненный путевой лист.
Три основные функции путевого листа
Путевой лист легкового автомобиля (форма 3)
Лицевая сторона бланка содержит сведения о компании, которая является владельцем автомобиля, о самом транспортном средстве легкового типа и его водителе. Перед тем, как начать рабочую смену, в путевой лист следует внести время выезда и место, откуда подавался транспорт. Прежде чем передать автомобиль водителю, механик организации должен осмотреть и проверить транспортное средство на наличие неисправностей.
В документ путевого следствия вносятся сведения о показаниях спидометра в начале смены, а также данные о движении горючего (сколько топлива было на начало дня, сколько было выдано по заправочному листу, какое количество осталось в конце рабочей смены и фактическое количество потраченного топлива в соответствии к установленным нормам). Наличие этих данных позволяет проанализировать расход горючего и понять, происходит экономия топлива или его перерасход. Основанием для установления норм затрат топлива является приказ на списание горюче-смазочных материалов.
Когда водитель возвращает транспортное средство в автопарк, внизу лицевой части документа (форма 3) проставляются показания спидометра и времени. Далее водитель сдает машину механику компании.
Время выезда из автопарка и возвращения авто обратно, обязательно должны подтверждаться подписями механика и водителя.
На обратной стороне документа путевого следствия (форма 3) указывается подробный маршрут: водитель пишет, куда он ездил в течение рабочего дня, фиксирует время приезда и отъезда, а также расстояние в километрах.
Сотрудник бухгалтерии, получив заполненный путевой лист по форме 3, правильно рассчитает списание ГСМ и начисляет заработную плату водителю в соответствии с указанными показателями. Записи, которые внесены в путевой лист, могут быть применены для составления акта контрольного замера топлива.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма 3)
На рисунке ниже представлен образец заполнения лицевой стороны бланка путевого листа.
Путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в бухучете
Обязательно ли оформление путевого листа легкового автомобиля
Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ осуществление перевозок граждан, багажа, грузов посредством городского транспорта, в частности на автобусах или трамваях, легковых и грузовых машинах, без оформления такого документа, как путевой лист, не допускается. Эта норма закона касается деятельности субъектов, предоставляющих услуги посредством различных типов транспорта, используемого в рамках российской транспортной системы (п. 1 ст. 1 закона № 259).
Если фирма не предоставляет услуг в области транспортных перевозок, но использует в своей работе автомашины, то соответствующие листы могут рассматриваться как первичный документ, с помощью которого бухгалтерия может подтверждать и списывать расходы на ГСМ, учитывая их для уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если работник компании ездит по служебной необходимости на личной машине и получает денежную компенсацию за топливо, то он также обязан заполнять в необходимом количестве путевые листы, иначе работодателю придется начислять на соответствующую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина РФ от 27.06.2013 № 03-04-05/24421).
Какой нужно использовать бланк путевого листа легкового автомобиля в 2021 году
Возможно применение путевого листа на основе формы 3, которая была введена в обращение постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако она, как и другие унифицированные формы, не является обязательной для применения. То есть в 2021 году можно для оформления путевых листов легковых автомобилей использовать как самостоятельно разработанный бланк, так и введенный в обращение Госкомстатом.
О том, каким документом можно утвердить выбранную форму бланка, читайте здесь.
В бланк формы путевого листа легкового автомобиля, утвержденной Госкомстатом, нужно добавить обязательные реквизиты из приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368. Состав обязательных реквизитов обновлен следующим образом:
А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.
До 2021 года реквизиты путевого листа были регламентированы приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!
Каковы основные бухгалтерские процедуры, проводимые на основании формы 3
В бухгалтерском учете на основании путевого листа легкового автомобиля формы 3 осуществляется списание израсходованных ГСМ на затраты. Делается это путем отнесения соответствующих сумм с субсчета 10.3 счета 10 на счет 20 (если перевозки являются основным видом деятельности) или 23 (если перевозки представляют собой деятельность вспомогательного характера). Для списания ГСМ по автомобилям, используемым для нужд администрации, может задействоваться счет 26, а в торговых организациях, осуществляющих доставку товаров покупателю с включением ее стоимости в стоимость проданного товара, — счет 44.
Списание ГСМ в расходы осуществляется следующей проводкой: Дт 20 (23, 26, 44) Кт 10.3. При этом в регистрах бухучета фиксируется сумма, отражающая фактический объем израсходованных ГСМ, учтенный в путевом листе.
Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа легкового автомобиля 2021 года
Вы можете скачать бесплатно бланк путевого листа легкого автомобиля, кликнув по картинке ниже:
Скачать образец путевого листа легкового автомобиля по форме 3 с акутальными реквизитами 2021 года, можно в КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный демо-доступ к системе К+.
Как выглядит образец путевого листа легкового автомобиля на месяц
На месяц путевой лист мог оформляться до 01.03.2019. В целом путевой лист легкового автомобиля формы 3 на месяц заполнялся так же, как и обычный, но в нем, как правило, возникала необходимость указать конкретный день выезда машины на задание и возврата в гараж.
С 01.03.2019 возможность составлять путевой лист на месяц приказом Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152 не предусмотрена. Он составляется строго на смену или рейс. В приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368, действующем с 01.01.2021, пункт 9 говорит о том, что путевой лист так же, как и ранее, оформляется на смену или рейс. Возможность оформлять путевой лист на месяц в нем отсутствует.
Итоги
Путевой лист легкового автомобиля – первичный документ, на основании которого бухгалтерия списывает использованный ГСМ. Компании и ИП вправе использовать бланки, разработанные собственными силами, учитывая требования ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также приказов Минтранса от 11.09.2020 № 368 и от 15.01.2021 № 9.
Как заполнить путевой лист легкового автомобиля образец заполнения форма 3
Путевой лист – первичный документ по учету работы автотранспорта и основание для начисления зарплаты водителю. Без этого документа принять к учету расходы на бензин не удастся.
Форму путевого листа можете разработать сами или использовать унифицированные. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты (п. 10 Порядка заполнения путевого листа).
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Предлагаем вам скачать новые бланки путевых листов с 1 марта 2019 года для легковых автомобилей по унифицированной и собственной форме:
Далее предлагаем ознакомиться с изменениями в путевых листах с 1 марта 2019 года и посмотреть на образцы заполнения.
Изменился срок выдачи
Выписывать один путевой лист на несколько поездок в разные рабочие дни или смены больше нельзя. По новым правилам их нужно будет оформлять перед:
Как указывать в путевом листе срок действия, зависит от длительности рейса. Если продолжительность рейса не превышает рабочего дня, срок действия путевого листа будет в рамках одной даты. Если же длительность рейса превышает один рабочий день, в сроке действия укажите дату начала рейса и дату его окончания (п. 4 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Изменился порядок заверенения
В отметках о медосмотре теперь не требуется проставлять штамп врача. Нужна только подпись и расшифровка. Ранее порядок требовал в отметках о медосмотре подпись и Ф. И. О. заверять штампом медработника, который проводил осмотр.
Изменился порядок внесения данных одометра
Показания одометра теперь нужно вносить в путевой лист только при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства. По старым правилам данные отражали при выезде и заезде на парковку. Но организация по-прежнему вправе проставлять на путевом листе показания одометра при заезде на парковку. На путевом листе допустимо размещать дополнительные реквизиты (если нужно).
Образцы заполнения
Далее приводим образцы заполнения путевых листов с 1 марта 2019 года:
Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа
Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль документа
Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.
Что должен иметь при себе водитель
Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:
Кто заполняет бланк
Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).
Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.
В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).
Особенности заполнения листа
С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.
Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).
Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.
Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.
Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.
Как заполнить путевой лист
Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.
В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.
Итак, в лист по порядку вписываются:
Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:
После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.
С правой стороны документа указываются:
На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:
В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.
Подробнее о новых реквизитах 2021 года
Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.
Сведения о перевозке
Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:
Сведения о транспортном средстве
С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.
Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.
Отметки о медосмотре и техническом контроле
Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.
Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:
Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.
Можно ли обойтись без путевого листа?
Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.
Сколько времени хранить документ
Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.
О журнале учета путевых листов
С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.