Путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия
Организации могут использовать легковые автомобили для служебных поездок. В программе 1С Бухгалтерия 8.3 автоматизирован учет путевых листов (с релиза 3.0.74).
В инструкции рассмотрим, как использовать новый функционал.
Как включить функционал
Для включения функционала учета путевых листов нужно зайти в меню “Главное — Настройки — Функциональность”:
Здесь нужно включить полную функциональность, либо на закладке “Запасы” установить флажок “Путевые листы”.
Изменения в плане счетов
В программе внесены изменения в план счетов:
Транспортные средства
Для учета автомобилей используется справочник «Транспортные средства». Открыть его можно в разделе “Справочники — ОС и НМА”:
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
При создании нового автомобиля указываются:
Топливо создается в справочнике “Номенклатура”, вид номенклатуры должен быть “Топливо”.
Добавление водительского удостоверения
Для водителей нужно указать данные водительского удостоверения. Информация вводится в справочнике “Физические лица” по ссылке “Все документы”:
Добавляем новый документ. Вид документа указываем “Водительское удостоверение”, вводим фамилию и имя водителя, серию, номер удостоверения и другие данные:
Эта информация будет использоваться при печати путевых листов.
Учет путевых листов
Ввод остатков ГСМ
До появления функционала учета путевых листов топливо учитывалось на счете 10.03.1 на складе. Получается, что на этом счете могут быть остатки. Для учета по путевым листам нужно перенести остатки с помощью документа “Операция”. Создадим новый документ и введем проводку Дт 10.03.02 и Кт 10.03.01:
То есть, переносим остатки ГСМ со склада в баки автомобилей.
Приобретение и списание ГСМ
Разберем, какие проводки будут формироваться при приобретении и списании ГСМ при учете путевых листов.
Оплачивать топливо можно наличными, банковской картой или топливной картой. От способа оплаты зависит, какие документы и проводки будут создаваться.
Оплата наличными или банковской картой
При оплате наличными или банковской картой создается документ “Путевой лист”. Создадим новый документ в разделе “Покупки”.
Указываем организацию, дату документа, транспортное средство, сотрудника (подотчетное лицо), проверяем счет затрат. При выборе автомобиля автоматически подставляется норма расхода:
На закладке “Топливо” вводим:
На закладке “Маршрут” вводим:
Внизу документа отображается начальный остаток топлива, сколько заправили, сколько израсходовали на поездку, а также рассчитывается конечный остаток в баке.
После сохранения документа можно вывести на печать:
Проведем документ и посмотрим проводки:
Сумма рассчитывается по средней стоимости за месяц.
Оплата по топливной карте
При оплате по топливной карте создается два документа:
При заполнении документа “Путевой лист” выбираем документ “Топливная карта” и указываем количество ГСМ, цену и сумму указывать не нужно:
Остальная информация заполняется аналогично.
Проведем документ и посмотрим проводки:
По Дт 10.03.2 отражается операция заправки ГСМ в бак (только количество, без суммы).
Для отражения суммы создаем документ “Поступление (акт, накладная)”, операция “Топливо”:
По Дт 10.03.2 отражается сумма топлива. Здесь количества ГСМ нет, так как оно уже было отражено в путевом листе.
В конце месяца также выполняется операция “Корректировка стоимости номенклатуры”.
Путевые листы в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 – где найти? Пошаговая инструкция
При работе в программе 1С важно знать пути. Поэтому, даже если вы слышали, что в 1С:Бухгалтерия 8 теперь есть встроенные путевые листы, то вы сразу их можете и не найти. Где их найти? Сейчас быстро расскажу.
Оглавление:
Где найти включение опции Путевые листы для простого и обычного интерфейса
Начнем поиск функционала с обычного интерфейса программы. Включение опции Путевые листы находится в Функциональности. Для этого нужно зайти в меню Главное – Функциональность и выбрать вкладку Запасы.
Заходим в меню Главное – Функциональность 
На вкладке Запасы находится опция Путевые листы. Заметьте, что ее уже не получится отключить.
Если вы работаете в 1С:Бухгалтерия в простом интерфейсе, то функциональность находится в разделе Настройки и уже из этого раздела выбираем Функциональность и вкладку Запасы.
После включения этой опции в меню Покупки появляется команда “Путевые листы”.
В простом интерфейсе документы Путевые листы будут находиться в разделе Документы-Путевые листы
Теперь, когда опция включена, нам нужно сделать настройки для того, чтобы автоматически заполнялись нужные реквизиты.
Справочник Номенклатура
Для начала зайдем в справочник Номенклатура. Здесь у нас появился новый вид номенклатуры “Топливо”. Поэтому, если у вас были материалы с названием ГСМ или АИ-95 или подобным, не трогайте их. Их можно оставить в архивной папке. Лучше создать группу и в ней завести новые элементы с нужным названием и видом номенклатуры “Топливо”.
Обратите внимание на то, что в единицах измерения нужно выбрать литры, иначе программа везде будет писать, например, штуки.
Для тех, кто на УСН доходы минус расходы, оставьте ставку НДС 20%. Заправки работают с НДС, а для принятия расходов по КУДИР (книге учета доходов и расходов) вам желательно выделять НДС, чтобы отдельны расходом в КУДИР был НДС. Это связано с тем, что в налоговом кодексе при перечислении расходов – НДС стоит отдельным расходом. То есть, это поможет правильно сформировать КУДИР. НДС в документе будет учитываться в стоимости поступившего топлива и не будет выделяться на отдельный субсчет.
Автомобили, на которые выписываются путевые листы
В базе есть специальный справочник автомобилей. В нем нужно создать все автомобили на которые будете выписывать путевые листы и заполнить у них все реквизиты. Эти реквизиты будут использоваться при заполнения документа Путевой лист и для заполнения печатной формы.
Здесь обратите внимание на нормы расхода топлива. Это значение нужно брать из документов на автомобиль завода изготовителя или из рекомендаций Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р.
Периодически нормы расхода могут меняться – из-за разницы летнего и зимнего расхода. Когда вы будет заполнять документ “Путевой лист” и поменяете значение на правильное, то программа предложит запомнить это значение в справочнике и далее будет заполнять документ уже новым значением.
Чтобы открыть справочник нужной зайти в меню Справочники – ОС и НМА-Транспортные средства
В справочнике Транспортные средства
Водительское удостоверение
Еще для правильного заполнения печатной формы Путевого листа нужно внести водительское удостоверение физического лица, на которое будет заполняться путевой лист. Нужно зайти в справочник физических лиц, открыть карточку и выбрать гиперссылку Документы. В нем нужно добавить новый документ и выбрать вид документа “Водительское удостоверение”.
Откройте в физическом лице кнопку “Все документы”, чтобы внести водительское удостоверение
План счетов
Еще в плане счетов появились новые субсчета счета 10.03. Это субсчета 10.03.1 Топливо на складе и 10.03.2 Топливо в баке.
Счета для учета топлива
Просто в программе 1С так настроен план счетов, что если у счета есть субсчета, то это счет нельзя использовать в проводках. Это сделали так для того, чтобы в отчетах всегда можно было отделить движения субсчетов.
После того как вы начнете переходить на использование Путевых листов все топливо будет использоваться на субсчете 10.03.2. Чтобы списать топливо, которое у вас хранится на 10.03.1, с помощью Путевого листа, то нужно сделать проводку с помощью специального документа Операция. Проводка Дт 10.03.2 Кт 10.03.1. Обязательно заполните все субконто этих субсчетов.
После этого Путевой лист начнет “видеть” топливо, которое было на 10.03.1 (ранее 10.03) и будет списывать его.
Переходим к заполнению путевого листа.
4 документа в обороте путевых листов
Для работы с путевыми листами нужно использовать 4 документа:
Документ Путевой лист
Документ “Путевой лист” можно использовать двумя различными способами:
В случае, когда оплата за топливо идет через подотчетное лицо, этот документ заменит 2 документа:
Обе этих печатных формы вы сможете распечатать прямо из документа “Путевой лист”. Сам документ Путевой лист можно открыть из меню Покупки – Покупки
Печатный формы, которые можно открыть из документа Путевые листы
Проводки, которые делает документ:
Выдача наличных подотчетнику делается с помощью РКО (ссылка на РКО)
При заполнении документа “Путевой лист” обратите внимание на такие особенности:
Документ поступления топливных карт
В списке документов “Поступление товаров и услуг” есть специальный вид операции “Топливо”.
Выберите специальный вид документа Поступление товаров и услуг
Этот документ отражает поступление топливных карт на субсчет 76.15.
Проводка поступления топлива
Субсчет 76.15 не учитывает суммы. Он предназначен для того, чтобы вести количественный учет бензина, приобретенного для определенного автомобиля.
На этом субсчете аналитика: топливо и автомобиль. При проведении путевого листа топливо будет с него списываться.
По анализу счета 76.15 можно увидеть количество не списанного с автомобиля ГСМ.
Анализ счета покажет сколько топлива осталось на автомобиле
Документ выдача денег под отчет
С этим документом все достаточно просто. Поэтому просто картинка как должен быть заполнен РКО:
Выдача денег на приобретение ГСМ
Проводка Дт 71 Кт 50
Документ оплаты поставщику
Оплата поставщику тоже обычный документ по банку с видом операции “Оплата поставщику”.
Формы путевых листов, которые можно распечатать из 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3
В 1С:Бухгалтерия путевые листы можно распечатать при нажатии на привычную кнопку Печать. Внешний вид печатных форм на картинках ниже:
Налоговый учет расходов по Путевому листу
Коллеги, надеюсь, что тема полностью раскрыта. Если что-то непонятно пишите мне в комментарий или в сообщениях в соцсетях)
Путевой лист в 1С: Бухгалтерия
С релизом 74 в 1С: Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) в силу вступили изменения для компаний, которые пользуются служебными автомобилями. В программе появились: путевой лист, справочник “Транспортные средства”, новые счета, а в документе “Поступление” теперь можно пользоваться операцией “Топливо”. Проведем небольшую экскурсию по нововведениям и попробуем составить путевой лист.
Что нажимать и как это работает?
Перед созданием путевого листа нужно подготовить программу. Заходим в меню “Администрирование”, “Функциональность”. В новом окне выбираем раздел “Запасы”.
Поставьте галочку напротив строки “Путевые листы”.
Документ доступен для пользования, но предварительно рекомендуем познакомиться с новым справочником: “Справочники”, “Транспортные средства”.
Здесь нам нужно ввести информацию по служебному автомобилю, она будет автоматически добавляться при заполнении путевого листа.
Теперь заполним информацию по водителю: “Справочники”, “Физические лица”.
Путевой лист: оплата по кассовому чеку
В путевом листе отображается расход и оплата топлива. Бензин приобретается по кассовому чеку или по транспортной карте. Способы имеют небольшое различие, поэтому мы рассмотрим оба варианта. Начнем с чека. В этом случае наш водитель Алексей оплатил покупку бензина картой или наличными. Заходим в меню “Банк и касса”, “Выдача наличных”
Проводим документ и смотрим, что получилось.
Переходим к самому путевому листу: “Покупки”, “Путевые листы”. В верхней части документа мы стандартно заполняем информацию об организации, водителе и автомобиле. Табличная часть состоит из двух разделов: “Топливо” и “Маршрут”. В первом мы указываем количество литров бензина, которое было куплено, и потраченные деньги. Программа сама выдаст стоимость литра бензина.
Рассчитаем затраты на маршрут. Нам нужно вбить потраченное время, расход бензина на километр и расстояние. В соответствии с этими данными будет указано сколько было израсходовано топлива.
Теперь мы можем провести документ. Со счета 10.03.2 списывается средняя сумма. Она корректируется при закрытии месяца с помощью функции “Корректировка стоимости номенклатуры”.
Путевой лист: оплата по топливной карте
Мы оставим условия прежними, но теперь Алексей оплатит бензин топливной картой. Выбираем соответствующий документ. Обратите внимание, что указывать стоимость теперь не нужно.
В разделе “Маршрут” никаких изменений не произошло.
Можем проводить документ.
Смотрим проводку. При закрытии месяца не забудьте провести корректировку счета.
Изменения в 1С: Бухгалтерия привнесли упрощенный способ учета бензина. В путевом листе можно отразить покупку топлива как по чеку, так и по топливной карте. Какой бы вы не выбрали способ, в конце каждого расчетного месяца нужно провести корректировку счета. По вопросам вы можете обратиться в службу поддержки компании “АСТЭК”.
Как в 1с сделать путевой лист грузового автомобиля
Использован релиз 3.0.74
В программе «1С:Бухгалтерия 8» начиная с релиза 3.0.74 автоматизирован учет путевых листов и расходов на топливо для нетранспортных организаций, использующих легковые автомобили для служебных поездок:
Первоначальные настройки (рис. 1):
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
При оплате топлива топливной картой документ формирует проводки по дебету счета 10.03.2 только на количество заправленного в бак топлива. При оплате топлива подотчетными средствами (наличными или банковской картой) формируются проводки по дебету счета 10.03.2 на количество заправленного в бак топлива и сумму. На количество израсходованного топлива формируется проводка по кредиту счета 10.03.2 (на количество без суммы).
При получении от поставщика топлива первичных документов (накладной и счета-фактуры) на выбранное за период топливо, создается документ «Поступление (акт, накладная)» с видом операции «Топливо», который формирует проводки по дебету счета 10.03.02 на общую сумму без количества.
Счет 76.15 «Приобретение по топливным картам» используется как вспомогательный.
При выполнении регламентной операции «Корректировка стоимости номенклатуры» в составе обработки «Закрытие месяца» формируется проводка по дебету счета затрат и кредиту счета 10.03.2 на сумму израсходованного топлива, рассчитанную по средней стоимости за месяц.
Смотрите также
Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
Путевой лист — один из документов, на основании которых производится списание ГСМ. Оформление путевого листа в небольших организациях чаще производится вручную. При этом форма листа, порядок его заполнения и расчет ГСМ часто вызывает множество вопросов:
Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.
С 01.01.2021 по 31.12.2026 применяется новый порядок оформления путевых листов (Приказ Минтранса РФ от 11.09.2020 N 368).
Назначение путевого листа
Понятие путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые занимаются предоставлением услуг коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ).
В нем указано: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ). Проверить наличие и оформление путевых листов могут:
В целях бухгалтерского и налогового учета путевой лист может, но не обязан, использоваться в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда водителя и ГСМ.
Организация, занимающаяся перевозками для внутренних производственных целей, имеет право разработать свою форму для подтверждения расходов на ГСМ. Главное — наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Зачем нужен Путевой лист
Расходы на ГСМ в БУ и НУ – как:
Форма путевого листа
Если организация решила в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, она может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Наиболее распространены среди неспециализированных организаций:
Но, даже если она изменит унифицированную форму, необходимо, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ Минтранса РФ N 152):
Заполнение путевого листа
Правила заполнения путевого листа изложены в Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152. Разберем заполнение путевого листа на примере для легкового автомобиля.
Водитель легкового автомобиля Ford Mondeo, рег. знак o555pp 77 Кутузов Александр Павлович принес в бухгалтерию путевой лист за 07.02.2019.
В путевом листе указаны:
Маршрут: Москва, Краснодонская, 23 — п. Шаховская, Комсомольская, 1а — Москва, Краснодонская, 23.
Расход бензина определяется по норме, установленной для данного автомобиля, — 9 л на 100 км.
При заполнении путевого листа следует учитывать (III Приказа Минтранса РФ N 152):
Расчет расхода ГСМ по путевым листам
Приказ Минтранса РФ N 152 не требует производить записи о движении топлива в путевом листе. Однако для списания в расходы в путевом листе фиксируют количество топлива:
В путевом листе могут отражаться как фактический расход, так и расход по нормам, установленным для каждого автомобиля. Данные нормы можно утвердить:
Метод определения расхода топлива и норм следует отразить в учетной политике организации.
В нашем примере расход топлива составит:
Образец заполнения путевого листа по примеру;
Учет путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия
Как осуществляется учет путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия?
Если функциональность не включена, в 1С можно провести только списание ГСМ. Мы берем уже рассчитанное количество израсходованного топлива и списываем со склада с наименованием конкретного автомобиля.
Электронные путевые листы
Проект Минтранса и Минкомсвязи:
Автоматизация учета путевых листов в 1С
Путевые листы в 1С — что нового с релиза 3.0.74.51
Учет ГСМ без путевого листа
Документооборот в 1С без Путевого листа :
Расходы на ГСМ – нормативная база
Расходы на приобретение топлива учитываются в БУ как:
Расходы на приобретение топлива учитываются:
Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция
Настройки путевого листа
Главное – Функциональность – Запасы – флаг Путевые листы
Зарплата и кадры – Физические лица – карточка сотрудника-водителя – ссылка Все документы – Создать – сведения о водительском удостоверении
Без этих данных путевой лист не проведется.
Создание путевого листа
Покупки – Путевые листы
Шапка документа
Справочники – Транспортные средства
Карточка транспортного средства:
Если транспортное средство приобретено и поставлено на учет в программе ( карточка ОС – ссылка Поставить на учет ), то в справочнике Транспортные средства новый элемент создается автоматически.
Как заполнить справочник Транспортные средства для путевых листов:
Статья затрат – предопределенная
Заполнение Путевого листа в 1С
Печатная форма Путевого листа
Счета учета
План счетов – добавление субсчетов 3-го порядка
План счетов – счета учета топлива
Перенос остатков с 10.03.1 на 10.03.2
Операции – Операции, введенные вручную – Создать – Операция
План счетов
Способы оплаты ГСМ
Документы
Покупки – Поступление (акт, накладная ) – Топливо
Как занести топливную карту в 1С
Как занести топливную карту в 1С и провести оплату по топливной карте — см. видео:
См. также:
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(11 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Все комментарии (6)
Добрый день. Очень долго «мучилась» с путевыми листами. Приходилось самой заполнять ПЛ и за директора и за зам. директора. Нашла эту публикацию и обрадовалась! Все понятно! Все то, что нужно! Осталось только настроить и внести все данные!
Для полного понимания хочется услышать ответ пользователя. У вас водитель весь день передвигается с пустым путевым листом, а вы потом за него заполняете ПЛ в 1С? Причем заполняете, наверно, в конце месяца, когда сдаются все путевки и надо делать списание ГСМ?
Добрый день! Путевой лист выдается утром водителю и он заполняет маршрут в течение дня. А потом Вы снова все дублируете в 1С? Зачем?
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>
Личный кабинет
Что касается путевого листа в 1С, то это в первую очередь инструмент для автоматизации расчетов, чтобы не выполнять их вручную.
Использовать или нет эту функциональность каждый решает сам по своей ситуации т.е. это не обязательно.
Только для тех, кто в ней нуждается конечно.