Путевой лист: за что штрафуют надзорные органы
От 500 до 100 000 рублей могут заплатить должностные, юридические лица и ИП за неверное заполнение путевого листа. Какие ошибки не стоит допускать, чтобы сберечь деньги, рассказал эксперт программы Контура «Путевые листы».
Путевые листы нужны не только чтобы вести учет затрат на горюче-смазочные материалы и отслеживать работу водителей. По этому документу компанию контролируют надзорные органы и в случае нарушений выписывают штрафы.
Наказать могут должностных и юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей. И вот по каким причинам.
Причина 1. Путевого листа нет
Чаще всего отсутствие путевого листа обнаруживают сотрудники ГИБДД в дорожных рейдах. Этот документ могут попросить предоставить наряду с правами и страховкой. Если у водителей, которые в рабочих целях перевозят пассажиров, багаж или грузы, путевого листа не окажется, то, скорее всего, инспектор выпишет штраф. (п. 2 ст. 6 закона № 259-ФЗ от 08.11.2007).
Еще за отсутствие путевого листа может наказать трудовая инспекция во время обхода предприятия. Поэтому храните этот документ в архиве компании не менее пяти лет.
Почему за это штрафуют
Отсутствие путевого листа наталкивает проверяющих на мысль, что компания занимается перевозками незаконно, нарушает нормы труда и отдыха водителей.
Какой штраф за это ждет
Проверяющий может ограничиться предупреждением или выписать штраф в размере 500 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). При этом наказать он может не только компанию, но и самого водителя.
Штрафа можно избежать?
Да, если водитель докажет полицейскому, что он частное лицо и едет на личном автомобиле по своим делам. Во всех остальных случаях штраф или предупреждение неизбежны. Предъявить путевой лист водитель компании обязан, даже когда транспортирует машину из пункта А в пункт Б без людей или грузов.
Причина 2. Путевой лист оформлен неверно
Оштрафовать могут за неточности в двух реквизитах документа: «предрейсовый медицинский осмотр» и «пункт технического осмотра». Их должны заполнять специалисты, которые прошли специальное обучение и имеют разрешение. Они должны поставить дату, подпись и расшифровку.
Проверить факт медосмотра может и трудовая инспекция. Отсутствие медосмотра будет считаться нарушением норм охраны труда и вызовет соответствующие санкции.
Как заполнять графы о медосмотре водителя и техническом контроле транспортного средства.
Почему за это штрафуют
Медицинские и технические осмотры снижают риск дорожных происшествий. Ошибки или пустые графы могут означать, что осмотры проводятся не по правилам или не проводятся вовсе.]
Какой штраф за это ждет
Размер штрафа зависит от ситуации.
Отсутствие записи или ошибки в заполнении реквизитов обойдутся в 3 тыс. рублей для граждан, 5 тыс. рублей для должностных лиц, 30 тыс. рублей для юрлиц (пп. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
Если водитель, например, оказался пьян, то проверяющие могут поставить под сомнение достоверность медосмотра и выписать штраф в размере 20 тыс. для должностных лиц и 100 тыс. — юридических (ст. 12.32 КоАП РФ).
За вождение в нетрезвом виде штраф ждет и водителя (от 30 000 до 3 000 000 руб., п.1 ст. 12.8 КоАП РФ, ст. 264.1 УК РФ), и владельца транспортного средства (п. 2 ст. 12.8 КоАП РФ). В обоих случаях — с лишением права управления транспортными средствами на срок от полутора до двух лет.
Если проверяющие докажут, что водитель вообще не проходил медосмотр, то гражданам выпишут штраф в размере 1-1,5 тыс. руб, должностным лицам — 2-3 тыс. руб., юридическим — 30-50 тыс. руб (ст. 11.32 КоАП РФ). За нарушение правил техосмотра штрафы будут больше: гражданам — 3 тыс. руб, должностным лицам — 5 тыс. руб, юридическим — 30 тыс.руб. (п. 3 ст.12.31.1 КоАП РФ).
Штрафа можно избежать?
Нет, в Приказе Минтранса России от 11.09.2020 № 368 указано, что предрейсовый медосмотр не обязателен лишь для экстренных оперативных служб.
В интернете можно встретить рекомендации, что если водитель не будет оформлен в штат, то медосмотр проходить не обязательно. Эта идея основана на выдернутой из контекста фразе: «Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя» (п. 3 ст. 23 Федеральный закон от 10.12.95 № 196-ФЗ). Следовать ей не стоит.
Причина 3. Путевой лист не подтверждает затраты на горюче-смазочные материалы
Штраф за это выписывают сотрудники ФНС. Не подтверждает затраты — это значит, что путевой лист или отсутствует, или неверно заполнен. Реквизиты ПЛ должны полностью соответствовать перечисленным в Приказе Минтранса России от 11.09.2020 № 368. В 2021 году обязательных пунктов для оформления стало больше. Пополнила список графа «Сведения о перевозке».
Подробнее о том, как заполнять путевые листы в 2021 году, читайте в статье «Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера».
Почему за это штрафуют
Если путевой лист заполнен неточно или вовсе отсутствует, налоговая может предположить, что предприятие специально не показывает свои затраты, т.к. намеренно нарушает ведение учета документа или занижает прибыль.
Какой штраф за это ждет
Минус 20 % от доначисленной суммы налога на прибыль (ст. 122 п.1 НК РФ). Общая сумма штрафа = (зарплата водителя + расход ГСМ + амортизация ТС) х 0.04 (п. 1 ст.122 НК РФ).
Штрафа можно избежать?
ФНС считает путевой лист единственным документом, который может подтвердить расходы на ГСМ. В противном случае надзорный орган исключает расходы на покупку топлива при расчете налога на прибыль.
Но были случаи, когда суды вставали на сторону налогоплательщиков. Например, в одном из споров судьи Московского округа указали, что, поскольку общество не является автотранспортным предприятием, оно вправе подтвердить правомерность списания ГСМ актами на списание топлива (Постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60).
Аналогичные выводы есть в Постановлениях ФАС Московского округа от 25.10.2012 № А40-13623/12-75-66 (Определением ВАС РФ от 21.02.2013 № ВАС-1181/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора), от 19.12.2008 № КА-А40/11889-08 по делу № А40-67263/06-14-379.
Однако не стоит забывать, что нежелание подтверждать затраты на ГСМ в путевых листах в любом случае приведет в суд.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
В каких случаях выпишут штраф за отсутствие путевого листа
Штраф за отсутствие путевки у водителя — 500 рублей или административное предупреждение. Этот первичный документ учета должен быть в обязательном порядке при перевозке людей, грузов или товаров. В бланке содержится полная информация о шофере, предприятии, автомобиле, цели перевозки.
Нормативная база
Правила заполнения
Эксплуатация транспортных средств в коммерческих целях без заполнения документов запрещена Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ (пункт 2 статьи 6). Запрет обоснован тем, что эти документы являются первичными при подтверждении обоснованности пробега автомобилей, кроме того, на их основании списывают расходы на бензин и начисляют заработную плату водителям. Правила заполнения путевых листов в 2020 году регулируются приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152.
По пункту 25 стандарта, утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н, чтобы документы соответствовали целям бухгалтерского учета, они в обязательном порядке должны содержать такие реквизиты:
Поскольку в перечне первичных учетных документов унифицированная форма путевого листа отсутствует, работодатели разрабатывают эти формы сами или используют утвержденные постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Сами правила оформления документов в 2019 году претерпели некоторые изменения: новая форма путевого листа с 1 марта 2019 года позволяет заполнять документ только для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов (приказ Минтранса от 21.12.2018 № 467).
Если продолжать составлять первичные документы учета без оглядки на новые изменения в путевых листах в 2019 году, то налоговики откажут в признании расходов на горюче-смазочные материалы и топливо, а виновников ненадлежащего оформления таких документов привлекут к ответственности по 12.31.1 КоАП РФ.
Кому нужна путевка
Нормативным актом, регулирующим отношения, возникающие при перевозках или иных услугах на автомобильном транспорте, является Федеральный закон № 259 (08.11.2007) «Устав автомобильного транспорта». О запрете осуществления различных видов перевозок без путевки, оформленной на конкретное транспортное средство, говорится в статье 6. В приказе 152, утвержденном Минтранспортом России (18.09.2008), описан регламент заполнения бланков и указано, какие реквизиты являются необходимыми.
В обязательном порядке путевка всегда должна находиться у водителя ТС. Чем грозит отсутствие путевого листа у водителя, определяется Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) — статьей 12.3 части 2.
По закону, сотрудники ГИБДД вправе потребовать предъявить путевой лист в случаях:
Штраф за отсутствие путевого листа на организацию и на водителя ТС предусматривается статьей 12.31.1 части 1 КоАП.
Санкции за отсутствие
Информация о том, какой штраф за отсутствие путевого листа легкового автомобиля и прочих ТС предусматривается законом, приведена в таблице.
Таблица штрафов
Штраф для водителя, рублей
Штраф для должностного лица, рублей
Штраф для организации, рублей
Отсутствие путевки у легкового автомобиля
500 (или предупреждение)
Отсутствие путевки у грузового автомобиля
Отсутствие путевого листа для ИП (или просроченный)
Отсутствие штампа медосмотра
3000 (или отстранение от управления ТС)
Если легковой автомобиль не используется для коммерческой деятельности, оформление путевки не требуется. Не предусматривает наложения штрафа и поездка на служебной машине по личным делам. Хотя сотрудники полиции периодически придерживаются другой точки зрения, и есть большая вероятность разбирательства дела об отмене штрафа в суде.
КоАП предусматривает штраф за отсутствие путевки у водителя в размере 500 рублей по статье 12.3 части 2. Наказание в виде штрафа иногда заменяется предупреждением на усмотрение правоохранительных органов.
Индивидуальные предприниматели тоже обязаны перед рейсами контролировать состояние автомобиля на наличие неисправностей и отражать эту информацию в путевке. Совершенно напрасно некоторые ИП относятся к этому недостаточно ответственно и считают оформление путевки лишними материальными и временными затратами. Штрафы за отсутствие путевого листа для ИП являются существенными и доходят до суммы в 100 000 рублей. В частности, штраф за отсутствие путевого листа грузового автомобиля в размере от 500 до 20 000 рублей — для водителя ТС и до 100 000 — для предприятия предусмотрен частью 1 статьи 12.31.1 КоАП.
Штраф за отсутствие путевого листа такси в 2020 применяется к ответственному лицу и налагается в сумме 20 000 рублей. Для водителей такси форма 4 утверждена постановлением Госкомстата № 78.
Такси и грузовые автомобили, которые занимаются коммерческой деятельностью, используют путевку для уменьшения налогообложения, поскольку она обосновывает затраты на горюче-смазочные материалы и документально подтверждает это.
Санкции за неправильное оформление
Ранее форма путевых листов была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения. ». Но с 01.01.2013 организациям разрешено самим определять внешний вид документа. Главное, чтобы в нем обязательно присутствовала следующая информация:
В путевке обязательно наличие сведений о прохождении водителями медицинского осмотра. Штраф за отсутствие медосмотра в путевом листе составляет от 3000 до 30 000 рублей. В зависимости от того, на кого он накладывается — на водителя, должностное лицо или руководителя — определяется размер штрафа.
Образцы путевок легкового и грузового ТС
Кому не нужен
Обычный автомобилист, управляющий собственным ТС, не обязан иметь путевку. Он имеет возможность перевозить личные вещи, людей (родственников, знакомых), не оформляя никак поездку документально. Не нарушает закон и таксист, который едет на своем ТС без путевого листа в свободное от работы время, даже если его личный автомобиль оформлен на ООО и используется периодически как такси. Но во время коммерческих перевозок ответственность за отсутствие путевого листа лежит на водителе.
Кого, как и на какую сумму оштрафуют за нарушения в путевых листах
В прошлом году правила заполнения путевых листов были изменены, что нарушило привычные для многих организаций алгоритмы оформления и выдачи этих документов. Между тем, проверяющие из разных контролирующих органов все чаще обращают внимание на наличие путевых листов и правильность их заполнения. Кто может ездить без путевых листов? Кого могут оштрафовать? На какую сумму? Кто может проверять путевые листы? На эти и другие вопросы отвечает эксперт программы « Путевые листы и ГСМ » компании СКБ Контур Игорь Голдырев.
Кого могут оштрафовать?
В тексте КоАП РФ фигурируют термины «должностные лица» и «юридические лица», но при этом имеются оговорки, что юридическим лицом с точки зрения закона в данном случае считается не только коммерческая/бюджетная организация, но и индивидуальный предприниматель. Самозанятые физлица в статьях КоАП РФ не упомянуты, но мы подозреваем, что инспектор ГИББД, выписывающий штраф, не будет обращать внимание на разницу между ИП и самозанятыми гражданами.
Кто может проверить путевой лист?
Путевые листы проверяют:
Из всех перечисленных инстанций штрафы непосредственно за путевые листы, как правило, выписывают только ГИБДД.
За что могут выписать штраф?
Кому не нужен путевой лист?
Путевой лист необходим при перевозке пассажиров или грузов на легковом и грузовом транспорте, арендованном или принадлежащем юридическому лицу, а также в любой поездке таких ТС как трамвай, троллейбус, автобус (п. 2 ст. 6 закона № 259-ФЗ от 08.11.07).
Путевой лист не нужен частному лицу или сотруднику компании, который официально не является водителем, и который использует автомобиль для собственного передвижения. Однако при этом стоит помнить о том, что путевой лист необходим компании для подтверждения расхода ГСМ, поэтому единственный, кто может действительно обойтись без путевого листа — это частное лицо в частной поездке на собственном, арендованном автомобиле или автомобиле, управляемым по доверенности.
Путевой лист могут проверить не только непосредственно у водителя во время рейса, но и на предприятии. Срок хранения путевого листа составляет 5 лет, и его отсутствие в архиве также может привести к выписке штрафа.
Штраф за отсутствие путевого листа составляет 500 руб. (ст. 12.3 КоАП РФ). При этом инспектор ГИБДД вправе ограничиться предупреждением.
В то же время отсутствие путевого листа может интерпретироваться ГИБДД и Ространснадзором как свидетельство отсутствия предрейсового медицинского осмотра водителя и технического контроля транспортного средства, что повлечёт за собой дополнительные штрафы (см. далее).
Что необходимо указывать в путевом листе?
Штрафы налагаются в случае нарушений оформления путевого листа в части:
Отметка о медицинском осмотре
Неверное оформление — это отсутствие даты, подписи и штампа медицинского работника о прохождении предрейсового медосмотра. Отметим, что медицинский работник должен иметь соответствующее разрешение. Величина штрафов может быть различна:
Отметка о техническом контроле
Неверное оформление — это отсутствие даты и подписи лица, контролирующего техническое состояние транспортного средства. Лицо, ответственное за техконтроль должно иметь профессиональное образование по специальности «Техническое обслуживание и ремонт автотранспорта» или профподготовку с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автомобильного транспорта». Величина штрафов за неверное оформление технического контроля такова:
Налоговые штрафы: путевой лист и расход ГСМ
При проверке ФНС может выявить либо отсутствие путевого листа, либо его неверное оформление. В данном случае «неверное оформление» трактуется гораздо шире, чем отсутствие отметок о предрейсовом контроле. Реквизиты путевого листа должны полностью соответствовать перечисленным в приказе Минтранса России № 152 от 18.09.08.
При отсутствии или при неверном оформлении путевой лист перестаёт являться документом, подтверждающим затраты предприятия, и ситуация интерпретируется налоговой, как занижение предприятием своей прибыли.
Размер штрафа в этом случае составит 20% от доначисленной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ).
сумма штрафа = (зарплата водителя + расход ГСМ + амортизация ТС) х 0.04.
Автор: Игорь Голдырев, эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании СКБ Контур
Какой штраф за езду без путевого листа в 2021 году
Если водите служебный или коммерческий автомобиль, нужно оформлять путевой лист. Диспетчер организации составляет его, чтобы избежать штрафов, учесть расходы и передвижения и сэкономить на налогах. Рассказываем, кто должен оформлять такой документ, какой у него период действия и какой штраф за отсутствие путевого листа.
Штраф за езду без путевого листа
от 500 до 30 тыс. руб.
Статьи 12.3, 12.31.1 КоАП
Проверка и оплата штрафов ГИБДД Скидка 50%
Проверяем информацию о штрафах,
пожалуйста, подождите несколько секунд
Что такое путевой лист
Путевой лист — это документ, который дает сотруднику право управлять служебной машиной. Его составляет диспетчер организации и указывает там имя водителя, время работы, цель поездки, потраченное топливо, данные о предрейсовом техническом и медицинском контроле, путь следования и другое.
До 2013 года была утвержденная форма листа, теперь она свободна — главное указать в нем все необходимое:
Документ помогает организации учитывать время работы и расход топлива, контролировать работу водителя. Если компания работает на общей системе налогообложения или упрощенке с налогом 15%, расходы по листу можно будет вычесть из налогов. Это выплата по закону. Для этого нужно сохранить чеки с АЗС.
Для ГИБДД и других контрольных организаций путевой лист — доказательство того, что водитель и машина не представляют опасности для движения.
Форма путевого листа по приказу Минтранса РФ. Можно использовать ее или другую — главное, указать эти данные. Если данных не будет хватать, могут выписать штраф за отсутствие путевого листа у ИП
Кто обязан оформлять путевые листы
Путевые листы сотрудникам-водителям по закону оформляют компании и ИП, которые:
Если сотрудники ездят на служебной машине по собственным делам, путевой лист необязателен. Расходы компании на бензин считаются их личным доходом. На личной машине путевой лист также не нужен.
Период, на который выдают путевой лист
Путевой лист выдают на один день или смену — она может длиться до 24 часов. На больший срок лист выдают только в случае командировки.
Лист нужно оформить до начала рейса, а если за день их несколько — до первого рейса.
Виды нарушений по КоАП РФ
Штраф за отсутствие путевого листа легкового автомобиля. Это нарушение, если машина служебная и водитель едет на ней по рабочему заданию, например, для доставки пиццы.
Отсутствие «путевки» у водителя грузового автомобиля. Грузовые перевозки без путевого листа запрещены.
Штраф за отсутствие путевого листа такси. Его получит водитель, если при себе не будет документа.
Штраф за отсутствие путевого листа для ИП. Для индивидуальных предпринимателей установлены те же штрафы, что и для компаний.
Неправильное оформление. Если в листе нет отметок о медицинском и техническом осмотре, для компании или ИП возможен крупный штраф.
Отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре. Это недопустимо, если водитель профессионально занимается перевозками. Если нарушение обнаружит инспектор, будет штраф.
Какой штраф за отсутствие путевого листа
Для водителя. Если водитель на служебной машине выполняет рабочее задание без путевого листа, сотрудник ГИБДД может оштрафовать его на 500 рублей.
Если это первый подобный штраф и водитель в целом редко нарушает ПДД, инспектор имеет право ограничиться предупреждением.
Для должностного лица. Сотрудника, ответственного за выпуск машины на линию, не штрафуют за то, что у водителя нет путевого листа. Однако если листа нет, значит, ответственные сотрудники не провели:
Штраф за такое нарушение — 5000 рублей.
Для ИП или организации. Компанию или предпринимателя также оштрафуют, если служебная машина неплательщика не прошла технический контроль, а водитель — медосмотр. Но штраф выше — 30 000 рублей.
Штраф за отсутствие путевого листа для ИП
Штраф за путевой лист для ИП — 30 000 рублей. Такой штраф оформят в ГИБДД, если у водителя не окажется путевого листа или в документе не будет допуска к рейсу от медика и дежурного механика. Штраф за отсутствие путевого листа ИП также выпишут, если документ просрочен — больше 24 часов.
Штраф за отсутствие путевого листа у юридического лица
Просроченный путевой лист
Срок действия путевого листа — 24 часа, если только это не командировка. Если инспектор остановит авто и обнаружит, что срок документа истек, выпишет штраф за просроченный путевой лист водителю. Вернувшись в отдел, инспектор передаст информацию специальной группе, которая работает с юрлицами — они оформят штраф на ИП или юрлицо. На механика штраф выписывают редко потому, что должность линейного механика, как правило, есть только в крупных компаниях, а там за этим тщательно следят.
Водитель получит штраф 500 рублей, механик 5000 рублей, а руководитель — 30 000 рублей.
Отсутствие подписи механика в путевом листе
Штраф за отсутствие подписи механика в путевом листе — это предупреждение для водителя и руководителя. Если машина не будет проверена перед рейсом, может случится авария и пострадают люди.
Отсутствие медосмотра в путевом листе
Штраф за отсутствие медосмотра в путевом листе поможет предупредить ДТП — у водителя может быть плохо с сердцем, он пьян или просто не выспался. Пока автопилоты не установлены в каждом авто, за управление машиной ответственен только водитель. За его состояние и отвечает предрейсовый медик.
Штраф за неправильное заполнение путевого листа
Форма путевого листа может быть любой, лишь бы в ней была та же информация, что и на утвержденном бланке выше, от Минтранса. Если в документе ее не будет и инспектор окажется особо бдительным — он оформит протокол о нарушении, последует штраф за неправильное заполнение путевого листа.
Как и где оплатить штраф за путевой лист
Такие штрафы лучше платить в первые 20 дней, чтобы получить скидку. Вот сервисы, на которых долг можно проверить и погасить.
« Проверить штраф ГИБДД ». Введите госномер, СТС и номер прав и нажмите «Проверить штрафы» — сервис покажет задолженность водителя. Дальше нажмите «Оплатить».
Проверка покажет, какой штраф за отсутствие путевого листа
Проверьте данные о водителе и кликните «Перейти к оплате».
Введите реквизиты банковской карты и нажмите «Оплатить».
После оплаты квитанция сохраняется в личном кабинете. Если потребуется оспорить платеж, под рукой будет информация о том, какой штраф за езду без путевого листа в РФ
Госуслуги. Для регистрации на сервисе выберите ближайший авторизованный центр и сходите туда с паспортом и СНИЛС. После этого можно будет выбрать услугу «Проверка штрафов», ввести данные машины и погасить задолженность.
Сайт ГИБДД. На главной странице найдите баннер «Проверить штрафы», нажмите и введите номера — регистрационный на машину и СТС. Сайт покажет штрафы и предложит оплатить через сторонние сервисы. При этом появится предупреждение, что ГИБДД не отвечает за погашение штрафов.