Передача сотруднику лизингового автомобиля
Автомобиль, взятый в лизинг, передается в пользование сотруднику для служебных и личных целей. Как оформить передачу автомобиля и учесть затраты.
Организации целесообразно разработать Положение об использовании служебных автомобилей. В нем рекомендуется отразить следующие моменты: способ передачи сотруднику; закрепить методику распределения расходов на содержание и использование автомобиля в служебных и личных целях, а также распределить бремя оплаты этих расходов между организацией и сотрудником.
Утвердить перечень расходов, которые распределяются между организацией и за счёт собственных средств сотрудника. В состав расходов могут быть отнесены: расходы на ГСМ в рамках установленных организацией лимитов; расходы на техобслуживание; расходы на парковку.
Должны быть прописать расходы, которые не оплачиваются организацией: штрафы за нарушение ПДД; расходы, не подтвержденные установленными документами, расходы, понесенные в связи с использованием автомобиля в личных целях.
Расходы, которые не связаны с использованием автомобиля в служебных целях, осуществляются за счёт сотрудника, или компенсируются сотрудником. В противном случае, компании придётся удержать с соответствующих сумм НДФЛ и уплатить страховые взносы.
В Положении об использовании автомобиля закрепить регулярную отчётность по использованию автомобиля: путевые листы, отчет об использовании автомобиля в служебных целях; закрепить материальную ответственность сотрудника.
Передачу автомобиля, взятого в лизинг организацией, можно оформить приказом о закреплении автомобиля за сотрудником. В приказе отразить следующее: ответственного за использование автомобиля; производственные нужды организации при использовании автомобиля; сведения об автомобиле; использование, как в служебных, так и в личных целях; возложить на сотрудника обязанность по оформлению необходимых документов, связанных с содержанием и эксплуатацией закрепленного автомобиля.
Сотруднику выдается доверенность на управление автомобилем. Передачу автомобиля для исполнения трудовых обязанностей следует предусмотреть в трудовом договоре.
Следует также отметить, что в договоре лизинга не должно быть прописано исключительное условие использования передаваемого автомобиля только в производственных целях, а также не должен содержаться прямой запрет на использование автомобиля в личных целях.
Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях законом не установлен
В приложении к учётной политике, или в самостоятельном документе необходимо закрепить методику распределения расходов, связанных с использованием автомобиля, и их учёта в целях налогообложения прибыли, поскольку в отношении автомобиля, который частично используется в личных целях, учесть все затраты, связанные с его содержанием, при расчёте налога на прибыль нельзя.
В методике следует отразить, что такие расходы организация учитывает в целях налогообложения прибыли только тогда, когда они понесены в связи с использованием автомобиля в служебных целях.
Использование автомобиля в служебных целях подтверждается путевыми листами. Путевые листы будут служить основанием для учёта расходов в целях налога на прибыль организации. Если расходы на ГСМ при использовании автомобиля в личных целях, не будут компенсированы сотрудниками, со стоимости использованного ГСМ необходимо будет уплатить НДФЛ.
Общие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (расходы на техосмотр, мойку и пр.), а также расходы на осуществление лизинговых платежей следует распределить между организацией и сотрудником пропорционально использованию автомобиля в служебных и личных целях.
В частности, пропорция может быть установлена в результате анализа пробега автомобиля в служебных и личных целях за определенный период, или, исходя из времени использования автомобиля в служебных или личных целях. В результате установленной пропорции организация определяет долю расходов, которая приходится на личное использование автомобиля и не учитывается в целях налогообложения прибыли.
При этом организации следует предусмотреть обязанность сотрудника компенсировать организации расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, применительно к использованию автомобиля в личных целях во избежание возникновения обязанности удержания НДФЛ и уплаты страховых взносов.
Обращаем внимание на следующее. По общему правилу, при безвозмездной передаче имущества (услуг) нужно начислить НДС (ст. 146 НК РФ). Зачастую налоговые органы рассматривают передачу служебного автомобиля, в том числе в личное пользование сотруднику, как безвозмездную реализацию услуг. Причем эта обязанность не связана с наличием договора о безвозмездном пользовании. В этом случае при передаче автомобиля сотруднику НДС исчисляется с рыночной стоимости услуги по предоставлению автомобиля в аренду (письма Минфина РФ от 01.02.2013 № 03-03-06/1/2069, от 17.01.2013 № 03-07-08/04, от 29.07.2011 № 03-07-11/204, определение ВАС РФ от 28.02.2014 № ВАС-1319/14).
В информационном письме суд квалифицирует право безвозмездного пользования вещью как имущественное право (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 № 98). В силу буквального толкования безвозмездная передача имущественных прав объектом обложения НДС не является (абз.2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Такую позицию организации с высокой степенью вероятности придётся отстаивать в суде.
Надо ли заполнять путевые листы на автомобиль в лизинге, если организация не оказывает транспортные услуги?
Л.М. Золина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению
ВОПРОС
Есть автомобиль в лизинге, не оказываем услуги по перевозке. Надо ли заполнять путевые листы и придерживаться требований 152 Приказа Минтранса? Можно ли взять на затраты бензин, если не выполняются условия 152 Приказа?
ОТВЕТ
Путевые листы необходимо оформлять, поскольку этот документ подтверждает использование автомобиля в служебных целях и является основанием для списания на затраты топлива.
Однако применять унифицированную форму путевого листа необязательно. Организация вправе применять самостоятельно разработанную форму путевого листа при наличии в нем обязательных реквизитов, установленных частью II Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Запретов использовать самостоятельно разработанную форму путевого листа в целях учета расходов на топливо (в именно путевой лист является документом первичного учета, подтверждающий расход топлива) НК РФ не содержит.
Также не влияет на учет топлива срок оформления путевого листа.
По моему мнению, руководитель организации может установить любой срок действия путевого листа на автомобильный транспорт, не превышающий одного месяца.
Кроме того, если автомобилем управляет не штатный водитель, а другие сотрудники, проходить медосмотр им не требуется. Следовательно, самостоятельно разработанная форма путевого листа может не содержать сведений о прохождении медосмотра.
ОБОСНОВАНИЕ
В Приказ Минтранса № 152 Приказом № 467 были внесены некоторые изменения, однако для организаций, эксплуатирующих легковые автомобили и не имеющих штатных водителей, практически ничего не изменилось.
Из сопоставления формулировок п. 3, п. 4 и новой редакции п. 10 Приказа № 152 можно сделать вывод, что запретов на составление путевого листа сроком более одного дня Приказ № 152 не содержит. Таким образом, если в течение месяца автомобилем управляет один сотрудник, то путевой лист может быть оформлен на срок до одного месяца. Если же автомобилем пользуются несколько сотрудников, то путевой лист должен быть оформлен на каждого сотрудника отдельно.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 Кодекса, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», формы первичных учетных документов с наличием обязательных реквизитов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Также руководителем экономического субъекта определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Следовательно, организация вправе применять самостоятельно разработанный путевой лист с обязательными реквизитами со сроком действия более одного дня.
Путевой лист должен содержать следующие реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка):
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Срок действия путового листа не более месяца связан со сроками, установленными для ведения бухгалтерского учета и отчетности в РФ: отчетной датой для составления бухгалтерской отчетности считается последний календарный день отчетного периода (ч. 6 ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. п. 4, 12 ПБУ 4/99).
Л.М. Золина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению
Присоединяйтесь к нам в социальных сетях
Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год
Поможем не забыть сделать главное
Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.
Если машина в лизинге нужен ли путевой лист
(1).jpg "Если машина в лизинге нужен ли путевой лист")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Организация приобрела автомобиль в лизинг для служебных целей. Возмещает НДС с услуг лизинга. Обязательно ли оформлять путевые листы для списания ГСМ, в том числе если ГСМ приобретается за счет прибыли?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Считаем, что организация-лизингополучатель должна оформлять путевые листы в процессе эксплуатации транспортного средства, в том числе если ГСМ приобретается за счет прибыли.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли);
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
— Энциклопедия решений. Как правильно оформить путевой лист.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Какие документы нужно передавать сотруднику ГИБДД, если автомобиль в лизинге?
Документы на машину в лизинге
Водители знают, что в стандартный перечень документов для проверки сотрудниками ГИБДД в 2021 году входят права, СТС и страховка. Но что, если инспектор остановил лизинговую машину. Нужны ли какие-то дополнительные документы в этом случае? В теории на автомобиль в лизинге достаточно показать стандартный набор документов, но на практике у вас могут спросить наличие доверенности и путевого листа. В одних случаях требование инспектора обосновано, а в других неправомерно. Давайте разберемся, какие документы показывать сотрудникам ГИБДД на лизинговую машину, нужна ли доверенность и путевые листы, а также что грозит за отсутствие обязательных бумаг у водителя.
Какие документы проверяют сотрудники ГИБДД на лизинговый автомобиль по закону?
Точно такие же, как и на любой другой частный автомобиль. А вот договор лизинга и иные подобные документы вам не понадобятся.
Исчерпывающий список документов, которые водитель должен передать на проверку инспектору ДПС, содержится в пункте 2.1.1 ПДД. Но поскольку лизинговый автомобиль может использоваться в разных целях, список документов в разных ситуациях будет отличаться. И таких ситуаций всего две.
Список документов на машину в лизинге, если она используется водителем в личных целях:
Перечень документов на лизинговый автомобиль, осуществляющий коммерческую перевозку грузов или пассажиров (такси, автобус, троллейбус, фура):
Как видно, разница лишь в наличии путевого листа. Обращает на себя внимание фраза «в установленных случаях». Такие случаи не описаны в вышеназванной статье ПДД, зато есть в другом правовом акте – «Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» по ФЗ-259. Из него мы можем узнать, что путевые листы нужны в случаях, когда ИП или юридическое лицо осуществляют коммерческую деятельность, куда входит доставка грузов или перевозка людей (ч. 2 ст. 6 ФЗ № 259 УАТ РФ):
2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Примером является вахтовый лизинговый автобус, доставляющий рабочих до завода и развозящий их обратно по домам. У водителя такого автобуса обязательно должен быть с собой путевой лист. При каждой остановке ИДПС шофёр обязан показывать этот документ. Если путевой лист или другие обязательные документы отсутствуют, или заполнены с нарушениями – водителю грозят штрафные санкции. Заодно оштрафуют и организацию.
Но практика отличается от закона!
Ситуацию с проверкой документов на практике характеризует известная фраза «Впрочем, это уже совсем другая история». Действительно, в реальности инспекторы ДПС могут потребовать у водителя лизингового автомобиля дополнительные документы:
Логично, что в таких случаях возникает желание всеми силами доказать ИДПС, что его требования, мягко говоря, неправомерны. Однако блюститель закона может вас не послушать. В его понимании сработает другой сигнал – раз вы не предоставили ему документы на машину, значит это образует состав правонарушения по ст. 12.3 КоАП и является поводом для наказания водителя. Скорее всего, вам выпишут постановление со штрафом. А правда в том, что это не является законным и может быть обжаловано с вашей стороны.
Почему требование доверенности на машину незаконно в 2021 году?
Начнём с доверенности. На практике в 2021 году требование инспектора ДПС предъявить доверенность на лизинговую (и не только) машину можно не выполнять. Это вытекает из того, что доверенность, как обязательный документ, давно убрали из ПДД.
Произошло это еще в 2012 году, когда в законную силу вступило Постановление Правительства РФ № 1156, согласно которому, абзац 4 пункта 2.1.1 ПДД был упразднён – в этом пункте как раз и говорилось о доверенности, как подтверждении права пользования, владения или распоряжения автомобилем при управлении в отсутствие его собственника.
И вот, с этого самого 2012 года показывать ИДПС доверенность на управление автомобилем водители больше не обязаны. Хотя доверенность от собственника машины может лежать в бардачке. Но показывать её сотруднику ГИБДД не входит в ваши обязанности водителя. К тому же, персональные сведения о лицах, допущенных к управлению автомобилем, имеются в полисе ОСАГО – его то как раз инспекторы обычно проверяют, и вы обязаны предъявить страховку.
Правда, если лизинговая машина числится на балансе организации, страховка всегда неограниченная. И в этом случае у сотрудников ГИБДД могут возникнуть вопросы, на каком основании водитель находится за рулём, уж не угнал ли он автомобиль? И по логике в свою защиту водитель должен показать доверенность от директора или гендиректора компании. Но тонкость в том, что по закону доверенность не входит в число обязательных документов, которые нужно демонстрировать ИДПС на дороге. Но есть вы не покажете доверенность, полицейские могут попросту эвакуировать автомобиль на штрафстоянку, а вам придётся его оттуда вызволять.
Когда не нужны путевые листы?
Многие инспекторы ДПС ровняют всех водителей лизинговых автомобилей. И тех, кто перевозит грузы, и тех, кто ездит на автомобиле по личным делам. По словам таких инспекторов, если водитель управляет машиной, которая находится на балансе юридического лица – необходимо иметь при себе заполненный путевой лист. И любые возражения водителя даже слушать не хотят.
Между тем, это требование незаконно. Путевые листы, как обязательный документ, нужны не во всех случаях. Вернее, требуются лишь при выполнении одного или сразу обоих условий:
Оба условия предусматривают заключение договора с заказчиком, а речь идёт сугубо о транспортных услугах. Если компания, чей автомобиль находится в лизинге, осуществляет коммерческую деятельность, руководство действительно должно позаботиться об оформлении путевых листов всем своим штатным водителям.
Но если автомобиль используется для личных нужд и никак не связан с оказанием компанией транспортных услуг – путевые листы в 2021 году не требуются. Наложенные в таком случае на водителей штрафы идут в противоречие с законодательством. Поэтому штрафы нужно обжаловать!
Документы на лизинговый автомобиль с прицепом
Спецтехника часто идёт вместе с прицепом или полуприцепом. Согласно ПДД, прицеп – это такое же транспортное средство, как и обычный автомобиль. И его нужно регистрировать в МРЭО ГИБДД.
Так, п. 2.1.1 ПДД обязывает водителя иметь при себе и показывать сотрудникам ГИБДД:
Таким образом, наравне с водительскими правами, СТС и полисом ОСАГО, на машину с прицепом нужно еще и Свидетельство о регистрации отдельно на этот самый прицеп. Разумеется, прицеп должен быть на номерах (вернее, с одним номером сзади).
Если прицеп к лизинговому автомобилю не зарегистрирован в ГИБДД, то это нарушение. Тут у инспектора ДПС гораздо больше полномочий. Например, он может распорядиться задержать транспортное средство, в соответствии со ст. 27.13 КоАП – а для осуществления задуманного вызвать эвакуатор и увезти прицеп на штрафстоянку. При этом, если на автомобиль имеется СТС, его обеспечительная мера не коснётся.
Если с момента покупки машины не прошло 10 дней?
Штраф за отсутствие у водителя отдельных документов не может применяться. Дело в том, что с даты приобретения ТС новому собственнику даётся ровно 10 дней на регистрацию автомобиля в МРЭО ГИБДД (пп. 3 п. 3 ст. 8 ФЗ-283). До истечения этого срока владелец вправе ездить на машине лишь с одним-единственным документом – водительским удостоверением. А СТС и полис ОСАГО могут быть оформлены в течение указанных 10 дней. Об этом вам нужно устно сообщить сотруднику ДПС.
Но что происходит на практике? В реальности вы редко встретите улыбчивого ИДПС, который, бегло взглянув в ваши права пожелает счастливого пути. Скорее всего, инспектор начнёт придираться и требовать от вас показать ему лизинговый договор, путевые листы, доверенность и ПТС. Хорошо, если эти документы окажутся у вас при себе. Но даже если их не будет, то штраф за отсутствие регистрации ТС и страховки, когда 10-дневный срок еще не закончился, легко обжалуется в ГИБДД или суде.
Забыл документы на машину в лизинге – что грозит?
Административный штраф, а в ряде случаев отправление машины на специализированную стоянку. Наказание зависит от конкретной ситуации и от того, какой из документов у вас отсутствует при себе.
Штраф
Забывчивых водителей ждёт административный штраф по ст. 12.3 КоАП. Рассмотрим, какие тут финансовые санкции:
Отделаться предупреждением удаётся крайне редко. На практике инспекторы выписывают штрафы. Но, к счастью, оба штрафа за отсутствие документов можно оплатить с 50% скидкой – для этого нужно совершить платёж по реквизитам ГИБДД в течение 20 дней с момента получения копии постановления об административном правонарушении.
Эвакуация авто на штрафстоянку
Неприятное последствие в виде перемещения авто на штрафстоянку может коснуться тех водителей, которые не взяли с собой СТС.
Но в 2021 году сотрудники ГИБДД часто дают время, чтобы кто-то из знакомых водителя подвёз недостающее Свидетельство о регистрации транспортного средства. Если СТС окажется в руках инспектора быстрее, чем приедет эвакуатор, на штрафстоянку автомобиль не увезут. Но при этом на практике забывчивого водителя всё равно ждёт штраф в 500 рублей по ч. 1 ст. 12.3 КоАП РФ.
Можно ли избежать наказания, если есть фото документов на машину?
Единственное исключение, когда «прокатит» фото с электронного носителя – если инспектор потребовал у вас страховку, а на лизинговую машину оформлена е-ОСАГО. Тогда достаточно показать ИДПС электронный документ с телефона или планшета. Этого будет достаточно, чтобы не получить штраф за отсутствие страховки. Но с бумажным полисом ОСАГО такой фокус не пройдёт – если у вас при себе не оригинал, а лишь копия страховки, оштрафуют на 500 рублей по ч. 2 ст. 12.3 Кодекса.
Что касается водительских прав, СТС и путевого листа – наличие их копий не спасёт водителя от штрафа. Если еще раз вчитаться в положения пункта 2.1.1 ПДД, то вы не найдете там ни слова о ксерокопиях и фото с гаджетов. Обязанность водителя передавать на проверку исключительно оригиналы документов на лизинговый автомобиль.
Но на практике всё же есть вероятность избежать наказания. Для этого сотрудник ГИБДД должен «пробить» по электронной базе ваши документы по фото с телефона, установив, что с ними всё в порядке. Обязан ли ИДПС идти вам навстречу? Нет, не обязан! Поэтому в указанном случае стоит уповать лишь на хорошее настроение автоинспектора и стабильную работу электронной базы ГИБДД (а она имеет свойство зависать). В иных случаях при отсутствии оригинала прав, СТС и страховки водителю придётся заплатить штраф.