Какими документами подтвердить расходы на ГСМ
Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Налоговым кодексом не установлены конкретные виды документов, которые могут использоваться экономическими субъектами в качестве первичных учетных документов для подтверждения фактов хозяйственной жизни, а также порядок их оформления.
Об этом говорится в письме УФНС по г. Москве № 16-15/116577@ от 09.07.2019.
Статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, определяемым руководителем организации.
Кроме того, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.
Одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, является путевой лист.
Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Указанный порядок обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций.
Налогоплательщики, на которых положения Приказа не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.
Вместе с тем налогоплательщики также вправе использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода.
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок.
Как документально обосновать расходы на ГСМ
УФНС по Москве уточнила, как компания может документально подтвердить расходы на приобретение ГСМ в целях налога на прибыль.
В письме от 09.07.2019 № 16-15/116577@ ведомство отмечает, что НК РФ не установлены конкретные виды документов, которые могут использоваться в качестве первичных учетных документов для подтверждения фактов хозяйственной жизни, а также порядок их оформления.
При этом статья 9 закона о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ) устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, определяемым руководителем организации. Также указанная статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного документа.
Кроме того, обязательными к применению продолжают оставаться формы первичных учетных документов, утвержденные органами власти на основании других федеральных законов.
Одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, является путевой лист. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. Этот порядок обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли.
Другие компании также вправе использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. При этом данный порядок необходимо закрепить в учетной политике для целей налогообложения прибыли.
Вместе с тем налогоплательщики вправе использовать и иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода.
Путевой лист в настоящее время является основным документом, подтверждающим расходы организации на приобретение ГСМ. Путевой лист должен оформляться на каждое транспортное средство, используемое для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа.
Он оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены. Но если в течение смены водитель совершает несколько рейсов, лист должен оформляться до начала первого рейса. В листе указывается тип транспортного средства, дата, время и показания одометра. Дата и время предрейсового контроля транспортного средства проставляются контролером, проводившим соответствующий контроль.
При этом Минфин все же допускает, что расходы на ГСМ можно подтвердить даже при отсутствии путевых листов (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Такие расходы можно подтвердить документами, в которых отражены данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС. Также могут использоваться любые иные системы навигации, позволяющие достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.
Спор о документах, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ и материалов
Автор: Серова А. И., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Комментарий к Постановлению АС ЗСО от 17.12.2019 по делу № А81-9588/2018.
По результатам проверки строительной организации были доначислены НДС, налог на прибыль, НДФЛ, пени и штрафы. В основном причиной налоговых претензий было ненадлежащее оформление документов, причем внутренних, составленных и не составленных самим налогоплательщиком, а не его контрагентами. Иными словами, пострадала организация из-за небрежности одних своих сотрудников и ненадлежащего контроля со стороны других сотрудников.
Налоговики забраковали документы, подтверждающие несение расходов на ГСМ, на приобретение материалов подотчетными лицами и выплату компенсации стоимости проезда. Кроме того, десятки миллионов рублей были перечислены на личные счета сотрудников и выданы наличными без какого-либо документального подтверждения. Эти суммы были признаны доходом соответствующих физических лиц, подлежащим включению в базу по НДФЛ.
Расходы на ГСМ
Согласно авансовым отчетам организация компенсировала сотрудникам расходы на приобретение бензина марок АИ-92 и АИ-95. В обоснование учета расходов в целях исчисления налога на прибыль и принятия НДС к вычету общество представило чеки АЗС.
Проверяющие доначислили оба налога в связи с тем, что в проверяемом периоде налогоплательщик не являлся собственником транспортных средств, которые используют бензин (на балансе числились только автомобили, работающие на дизтопливе).
Кроме того, в ходе проверки было установлено, что весь приобретенный бензин списывался в затраты единовременно, без учета норм списания и без составления соответствующих документов (путевых листов, актов учета расхода ГСМ и др.).
Организация утверждала: бензин использовался двумя единицами личного транспорта работников, который эксплуатировался в производственных целях. В подтверждение своей позиции общество непосредственно в суд представило договоры безвозмездного пользования двумя автомобилями (Газель и Шевроле Нива), заключенные со своими сотрудниками.
Арбитры обратили внимание: эти договоры не были представлены инспекторам во время проверки. Кроме того, у налогоплательщика отсутствуют путевые листы, то есть не доказано, что транспортные средства использовались только при осуществлении предпринимательской деятельности общества.
Судьи указали: путевой лист является одним из документов, подтверждающих обоснованность расходов на приобретение ГСМ. Он в совокупности с учетными документами, такими как акты (ведомости) на выдачу и на списание ГСМ, сводные ведомости расхода горючего, является основанием для оценки возможности отнесения стоимости ГСМ в состав затрат, связанных с осуществлением производственной деятельности. При отсутствии вышеперечисленных документов не представляется возможным установить связь заявленных налогоплательщиком расходов на приобретение бензина с предпринимательской деятельностью, подлежащей обложению налогом на прибыль и НДС.
Израсходованные подотчетные деньги не связаны с деятельностью организации
Проверяющие исключили из состава расходов почти 3 млн руб., которые были выданы под отчет работникам. Причин несколько.
Адрес доставки – квартира
Согласно авансовым отчетам строительные материалы закупались в гипермаркете Леруа Мерлен. В квитанциях о доставке указаны адреса: город, улица, дом, квартира. Собственником квартир, куда производилась доставка строительно-отделочных материалов, являлись генеральный директор и главный инженер организации.
Вывод: расходы на приобретение материалов не связаны с производственной деятельностью налогоплательщика, направлены на удовлетворение личных потребностей работников предприятия.
Компенсация стоимости проезда? Важна цель поездки!
На основании авансовых отчетов генеральному директору и главному инженеру компенсировалась стоимость проезда в города (и обратно), в которых нет контрагентов, но расположены квартиры, принадлежащие названным лицам.
Запчасти приобретены, но куда установлены?
Авансовые отчеты свидетельствуют о компенсации сотрудникам затрат на покупку автозапчастей. В качестве подтверждающих документов приложены товарные чеки, чеки ККТ. При этом у налогоплательщика нет актов на списание запчастей, дефектных ведомостей, иных документов, позволяющих:
идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю;
установить связь между использованием транспортного средства и хозяйственной деятельностью общества.
Выводы сделаны такие. Налогоплательщик не подтвердил:
необходимость и факт проведения ремонта транспортных средств, используемых в целях получения доходов;
соблюдение требований п. 5 ст. 272 и п. 1 ст. 260 НК РФ, в соответствии с которыми расходы на ремонт учитываются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором автомобиль был отремонтирован (то есть когда был подписан документ, свидетельствующий о фактической замене запчасти).
Обязательные условия
…признания расходов
Известно, что арбитры должны не только принять решение по рассматриваемому делу, но и обосновать свою позицию. В данном случае в судебных актах в отношении доначисления налога на прибыль и отказа в вычете сумм «входного» НДС представлена следующая мотивировка.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) затраты, оценка которых выражена в денежной форме, и при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В силу п. 49 ст. 270 НК РФ расходы, не соответствующие данным критериям, при определении налоговой базы не учитываются. Таким образом, в целях налогообложения прибыли признаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, непосредственно связанные с извлечением доходов.
Расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, носят заявительный характер, в связи с чем именно на налогоплательщика возложена обязанность доказать правомерность и обоснованность уменьшения налоговой базы. Поэтому разумный и добросовестный налогоплательщик должен принять все возможные меры для того, чтобы подтвердить надлежащими (оформленными в соответствии с действующим законодательством, полными и непротиворечивыми) документами правомерность учета расходов, уменьшающих налоговую базу, либо (при отсутствии таких доказательств) вообще не должен признавать данные расходы. Это позволит избежать ответственности в виде начисленных финансовых санкций (штрафов и пеней).
…принятия НДС к вычету
Согласно п. 2 ст. 171 НК РФ одним из обязательных условий принятия НДС к вычету является приобретение товаров, работ и услуг для осуществления операций, признаваемых объектами обложения данным налогом. В связи с этим налогоплательщик должен доказать, что покупки используются при осуществлении им своей деятельности. При отсутствии таких доказательств право на вычет не возникает.
Миллионы рублей перечислены на личные счета работников и выданы под отчет без подтверждающих документов
В проверяемом периоде организация (помимо выплаты заработной платы) перечисляла денежные средства с расчетного счета на личные счета работников. Кроме того, значительные суммы систематически выдавались из кассы под отчет. По этим суммам сотрудники предприятия не отчитались (отсутствуют оправдательные документы, свидетельствующие о приобретении товарно-материальных ценностей на спорные суммы) и не вернули их в кассу либо на расчетный счет организации.
Контролеры признали указанные денежные средства доходом сотрудников и начислили НДФЛ.
часть спорных сумм израсходована на приобретение ТМЦ, что подтверждают карточки счетов 10, 50, 76, где имеется информация об оприходовании имущества от сотрудников;
выплаченные гендиректору и главному инженеру денежные средства являются возвратом ранее полученных от них займов.
сами по себе карточки бухгалтерских счетов не являются первичными документами, не могут служить основанием и доказательством целевого расходования подотчетных средств;
денежные средства не признаются возвратом займов, поскольку общество не доказало получения (выдачи) таких займов.
В принятых по делу судебных актах указано следующее.
Согласно позиции Президиума ВАС (Постановление от 03.02.2009 № 11714/08) не являются объектом обложения НДФЛ денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а имущество принято организацией на учет. Работник организации, получивший денежные средства под отчет, после приобретения товарно-материальных ценностей, необходимых для нужд организации, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо отражает перечень документов (в частности, чеки ККТ, товарные чеки и др.), а также указывает суммы затрат по ним.
Обратите внимание: в случае если оправдательные документы на приобретение товара или за оказанную работу (услугу) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, подлежат включению в базу по НДФЛ.
В силу того, что в материалах дела отсутствуют доказательства, подтверждающие расходование подотчетных денежных средств, а также оприходование обществом товарно-материальных ценностей в установленном порядке, спорные указанные денежные средства являются доходом подотчетного лица и облагаются НДФЛ.
Данный вывод согласуется с позицией Президиума ВАС, изложенной в Постановлении от 05.03.2013 № 14376/12.
Согласно имеющимся у общества приказам (о возврате и отчетности по полученным под отчет денежным средствам) работники, получившие денежные средства под отчет, обязаны представить авансовую отчетность в срок до 31 декабря года, в котором получены денежные средства. Таким образом, общество по состоянию на конец каждого проверяемого года должно было располагать всеми авансовыми отчетами с приложенными к ним первичными документами или документами, свидетельствующими о возврате неиспользованных денежных средств в кассу (поступлении на расчетный счет). Довод о том, что выданные под отчет и не возвращенные работниками денежные средства являются задолженностью этих лиц, не может быть принят, поскольку со стороны организации отсутствовали какие-либо попытки взыскания подотчетных сумм.
Некоторые выводы
Пренебрежение правилами оформления документов, отражения операций на счетах бухгалтерского учета, внутреннего контроля и попытки уйти от обязанности исчисления и уплаты налогов неминуемо обернутся финансовыми потерями. Проверяющие умеют выявлять факты получения необоснованной налоговой выгоды и доказывать недобросовестность налогоплательщиков даже в более сложных случаях. А уж если признаки нарушений лежат на поверхности, налоговикам вообще не нужно напрягаться. Так и в рассмотренном деле:
купили стройматериалы и представили контролерам доказательства их использования для ремонта квартир руководства организации;
организация не имеет в собственности и не арендует транспорт с бензиновыми двигателями, но покупает на АЗС бензин;
приобретенные запчасти списываются без оформления документов;
руководству выдаются деньги в качестве возврата займов, которые не были получены; и др.
Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 году
Понятие ГСМ
К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Что такое путевой лист
Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.
Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:
С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9.
Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.
С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.
На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).
О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».
Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.
Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.
Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.
Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.
Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Бухгалтерский учет ГСМ
Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 «Запасы» (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.
Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):
Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.
Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.
Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.
Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)
Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.
1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.
Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:
ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.
На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.
Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.
В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).
О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.
Пример списания ГСМ по путевым листам
Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.
ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.
При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.
Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.
В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.