Учет топливных карт в бухгалтерском учете
Зачем нужна топливная карта
Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.
Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.
Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.
Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.
Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.
В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.
Нюансы топливных карт
Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:
В чем заключаются преимущества топливной карты:
Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.
Топливные карты поступили: как учесть
Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?
Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.
Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.
Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.
Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.
Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.
Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев, их стоимость менее 40 000 рублей. Учитываем их на счете 10 «Материалы». Делаем следующие проводки:
Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:
Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть
Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.
Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.
Передача карт на топливо оформляется таким образом:
После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.
Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.
В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.
Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:
Как проводить топливо, купленное по заправочным картам
Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.
Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:
Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.
Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.
Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.
Итоги
Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.
Топливная карта
Топливные карты «ЛУКОЙЛ» ‒ это качественный и эффективный инструмент управления, с помощью которого легко контролировать и анализировать расходы, вести точный учет топлива, возмещать НДС и готовить отчетность «в один клик».
Преимущества Топливной карты «ЛУКОЙЛ»:
 | Высокая степень защиты карты, безопасность денежных средств |
 | Более 4 130 АЗС в РФ и за рубежом |
 | Комплексные решения для бизнеса |
 | Управление в режиме онлайн |
 | Единый счет на все карты |
 | Круглосуточная поддержка |
Программа «КЛАССИК»
Программа «Классик» позволяет получать скидки на топливо, в зависимости от объемов выборки. Вы можете выбрать предоплатную или кредитную схему работы. В рамках контракта, вне зависимости от количества карт, используется единый счет. Доступ к Личному кабинету позволяет управлять картами в режиме онлайн, контролировать текущий баланс средств на счете, управлять географией заправок по сумме и видам топлива.
Программа «ЛИКАРД-ТРАНЗИТ»
Программа «ЛИКАРД-Транзит» позволяет воспользоваться всеми преимуществами программы «Классик», а также получить выгодное предложение на дизельное топливо на выделенной сети трассовых АЗС. Участие в программе возможно при наличии у Вашей организации кода ОКВЭД: 49.31, 49.39, 49.4, 53 и/или принадлежности к ассоциациям международных перевозчиков.
Как снизить затраты на топливо
С Т опливными картами «ЛУКОЙЛ» можно сэкономить до 40%:
до 7% на качестве топлива: за счет снижения удельного расхода топлива и увеличения ресурса двигателя;
до 5% на оптимизации маршрутов: удобное расположение сети АЗС «ЛУКОЙЛ» и партнеров позволяет спланировать оптимальный маршрут;
3% на управлении в режиме онлайн: отражение транзакций и баланса по договору в Личном кабинете в режиме реального времени позволяет контролировать расходы и планировать платежи;
2% на информационной безопасности: технологии системы защищают от хищений денежных средств;
1% на информационном сопровождении: благодаря круглосуточной поддержке вы получите ответы на все вопросы в любое удобное для вас время;
20% на возмещении НДС: мы предоставляем полный пакет бухгалтерской отчетности, на основании которой происходит уменьшение налоговых платежей.
Договор по топливным картам простыми словами
Возникла необходимость заключить договор на получения топлива по топливным картам? Вам на почту прислали договор и Вам лень вчитываться в скучные и непонятные юридические термины и словосочетания? Тогда эта статья для Вас. Сложные формулировки и «подводные камни» я постараюсь изложить самыми простыми и доступными словами.
Самый популярный тип договора это договор Купли – продажи топлива. Это самый простой тип договора. Продавец (Как варианты могут быть: Поставщик, Исполнитель, Компания) продает топливо (нефтепродукты гсм) – Покупатель (Как Вариант: Клиент) покупает Товар. Может также Вам встретится тип договора – «агентское соглашение», но этот тип договора мы рассмотрим отдельно в другой главе. В договоре купили-продажи (топлива) предусматривается выставление накладной и счет фактуры за полученной топливо или УПД (универсальный передаточный документ, который объединяет накладную и счет фактуру.
Тип договора: агентское соглашение
При этом типе договора, предметом договора становится не Товар, Услуга. То есть исполнитель (агент) оказывает услугу по заправке топливом Клиента (принципала). Клиент в таком договоре может быть назван «Принципалом». Услуга заключается в том, что Клиент получает Товар на АЗС по топливным картам. В этом договоре подробно описывается содержание этой услуги. При таком договоре Агент за выбранное топливо передает Принципалу отчет агента и накладную.
Термины и определения
Во всех договорах «Термины это определение» самый первый пункт, тут раскрывается терминология, используемая в договоре. Этот пункт нужно читать внимательнее, иначе не будет понятно о чем собственно договор.
Предмет договора
Далее описывается предмет договора. Ну тут все просто Продавец продает, Покупатель покупает и оплачивает. В этом пункте может быть обозначен порядок оплаты, например: предварительная оплата.
Обратите внимание на то когда право собственности Товара переходит от Продавца к Покупателю. Обычно это во время слива Товара в бак автомобиля.
Самый популярный вопрос начинающего использовать топливные карты это как проверить сколько топлива он получит. Покупатель и Продавец договариваются что контролем за отпуском топлива будет процессинговая система учета Продавца. Иначе говоря Покупатель доверяет процессинговой системе учета. Если Продавец присылает информацию о заправке Покупателю, значит топливная карта побывала в терминале и значит заправка была осуществлена. То есть Покупатель топливо получил и покупатель с этим соглашается. И в этом и состоит основной смысл договора.
Конечно Продавец может проверить было ли топливо взято на самом деле и в каком ассортименте и количестве, расспросив своего водителя и сверив с кассовым чеком. (Кассовый чек при заправке по карте выходи с нулевой стоимостью, т.к. цена топлива регламентируется не ценой на АЗС за наличный расчет а договором). Если есть расхождение то Покупатель может предъявить претензию Продавцу, сообщив что никто например топливо не получал или получал но в другом количестве, но этот факт покупателю необходимо будет доказать. Поэтому приоритет в определении получения топлива на стороне Продавца и покупатель с этим соглашается.
Прием-передача топливных карт, порядок получения топлива
В этой части договора описывается как Вы получите топливные карты. (По заявке (образец приводится в договор) и по доверенности. А так же как Вы будете получать топливо на АЗС по картам, какой чек вам выдадут (чек и инструкция по пользованию карты приложена также в договоре).
Качество и количество, ассортимент нефтепродуктов
Данный пункт сообщает, что топливо, поставляемое поставщиком должно быть качественным и соответствовать ТУ и ГОСТ. Количество топлива указывается в накладной. Расчетным периодом считается календарный месяц. Сколько покупатель взял топлива по картам согласно процессинговой системе учета Продавца, то количество топлива он получает в накладной.
Если кроме топлива Вам нужны какие-либо услуги, например автомойка или шинмотаж, оплата дорог или Товары, то это должно быть также отображено в договоре. Автомойка и шинмонтаж это не товар, а услуга поэтому на нее должен быть оформлен акт об оказании услуги.
Если топливо «попалось» не качественным, что привело к неисправности и ремонту автомобиля, то Покупатель может решить вопрос о возмещении ущерба. Как правило это делается через суд. Нужна независимая экспертиза топлива и заключение автосервиса, что поломка произошла по вине некачественного топлива. Имея эти документы можно смело идти в суд.
Права и обязанности сторон
Тут все просто. Клиент обязан платить и подписывать отчетные документы. Продавец обязан бесперебойно отпускать топливо и ежемесячно выдавать документы. Покупатель обязан своевременно подписывать накладную и направлять ее по адресу продавца.
В этом пункте договора регламентируются возможные случаи отказа выдачи топлива продавцом. Это может быть отсутствие средств на счету у Покупателя, неисправность АЗС или терминала по приему карт. А покупатель должен правильно пользоваться картами и вообще соблюдать все условия договора.
Цены на товары и порядок расчетов
В этой главе устанавливается цена на топливо. Как правило это цена на АЗС, цена на «стелле». Если есть скидка то должно быть отдельное приложение, где расписываются на каких именно АЗС будет скидка и какая. Возможно будет таблица, где скидка будет зависеть от того какое количество литров Вы выбрали за календарный месяц. В пункте указывается как платит покупатель. Осуществляет предоплату или платит с отсрочкой платежа. Указывается срок отсрочки платежа. Например, может быть записано так: покупатель оплачивает топливо выбираемое Поставщиком за 10 календарных дней, после чего Поставщик выставляет счет и Покупатель его оплачивает например за 3 календарных дня.
Тариф может поменяться. Если конъектура рынка такова, что продавец не может предоставить оговоренную договором скидку, то он письмом извещает об этом Покупателя. Покупатель может согласиться с этим либо расторгнуть договор.
Ответственность сторон
Здесь описывается какие санкции могут применяться к Продавцу и Покупателю. Обычно в основном это санкции к Покупателю. Могут быть такими: за не подписание отчетных документов – штраф, за не своевременное оплату топлива – пенни. К продавцу могут быть прописаны санкции за некачественное топливо, хотя обычно продавец никак не влияет на это качество.
Форс-мажор
Это стандартный пункт на случай Форс-мажора. Грубо говоря то, что в случае форс мажора, а эти случаи переселяются в этом пункте, договор выполнятся не будет. Покупатель не может платить, Продавец не может отпускать топливо, естественно и не о каких документах речь идти не может.
Порядок разрешения споров
Обратите внимание где будет рассматриваться суд. Если Вы с потенциальным поставщиком находитесь в разных городах, то лучше скорректировать договор так чтобы рассмотрение дела происходило по Вашему местонахождению.
Так же в том пункте обычно указывают сроки выставления претензий и способ их получения. Если претензия была отправлена поздно то Продавец может ее не рассматривать. Например возникла спорная ситуация из-за количества поставленного топлива. Покупатель вовремя не написал претензию и не подписывает накладную, так как не согласен с «приговором». Согласно договору прав будет Продавец т.к. если покупатель вовремя не отправил претензию Продавцу и вовремя не подписал накладную, и играет «в молчанку» то накладная будет формально принята покупателем по истечении 2 месяцев, даже если он ее не подписал.
На что обращать внимание при изучении договора
Специфика договора по топливным картам согласно 44 ФЗ
Договор по топливным картам составленный согласно 44 ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» в основном повторяет типовой договор но с некоторыми особенностями. Перечислим их:
Специфика договора по топливным картам согласно 223 ФЗ
В отличие договора о картам согласно 44ФЗ, договор по 223 ФЗ более приближен к договору с коммерческими организациями и содержит только два основные требования:
Скачать типовой договор по топливным картам в PDF можно тут Скачать договор Типовой договор
Рейтинг топливных карт для юридических лиц
Сравнение топливных карт для юридических лиц
В данное время на рынке существует более 30 различных брендов топливных карт для юридических лиц, у каждой есть свои плюсы и минусы, ниже приведена сравнительная таблица* с основными параметрами.
| Название карты | Размер сети в РФ | Кол-во регионов в сети | Скидки | Овердрафт | Экономия | Наценки на АЗС |
| Полный бак | 12 000+ | 85 | Да | Да | До 30% | Нет |
| E-100 | 6 400 | 72 | Да | Да | До 25% | Нет |
| Инфорком | 5 000 | 81 | Да | Да | До 27% | Да |
| Лукойл | 3 700 | 53 | Нет | Нет | До 20% | Нет |
| Роснефть | 6 000 | 66 | Нет | Нет | До 20% | Да |
| Газпромнефть | 3 162 | 44 | Нет | Нет | До 20% | Да |
| Татнефть | 650+ | 24 | Нет | Нет | До 20% | Нет |
| Шелл | 350+ | 20 | Да | Да | До 25% | Нет |
*Информация для сравнения топливных карт для юридических лиц и ИП взята с официальных сайтов эмитентов карт.
Преимущества топливных карт для юридических лиц
На примере универсальных топливных карт для юридических лиц и ИП “Полный бак”, можно выделить основные возможности и преимущества:
Заправка на любой из 12 000 АЗС;
Огромный выбор брендов АЗС от “топовых” игроков: “Роснефть”, “Лукойл”, “Газпромнефть”, «Shell», «ТНК-BP», Башнефть», «Татнефть», до локальных: “Движение”, “Несте” и частных станций;
Экономия до 30% на топливе за счет налогового вычета и выбора АЗС с минимальной ценой;
Снижение рисков хищения топлива и нецелевого расхода, благодаря личному кабинету с полной информацией по каждой транзакции;
Упрощение и автоматизация учета, за счет получения полного пакета документов и отказа от расчетов за наличные средства;
Поддержка для всех держателей карт в режиме 24/7 и персональный менеджер для решения любых вопросов, которые могут возникнуть в процессе использования ТК.
Универсальные топливные карты для юридических лиц и ИП “Полный бак” это не только удобно, но и выгодно!
Как оформить топливную карту для юр. лица?
Процесс оформления топливных карт в настоящее время достаточно прост и не занимает много времени. На примере оформления универсальных топливных карт для юридических лиц и ИП “Полный бак” выделим основные шаги:
Что такое топливные карты?
Топливные карты в современной экономике это эффективный инструмент по снижению и контролю расходов на топливо.
Современные топливные карты очень схожи с банковскими картами, не только по внешнему виду, но и по принципу работы. У каждой карты есть свой уникальный номер для идентификации в системе эмитента, магнитный чип с информацией по лимитам и остаткам и конечно же каждая карта защищена пин кодом для предотвращения несанкционированного доступа.
Виды топливных карт для юридических лиц
Сейчас существует множество видов топливных карт для юридических лиц, можно выделить три основных:
Универсальные топливные карты для юридических лиц отличаются по следующим параметрам:
Большой сетью АЗС на которых они принимаются. Обычно в сеть входит множество брендов, включая ВИНКов, локальные сети и частные АЗС. Это дает их владельцу возможность выбора АЗС с минимальной ценой и определенную независимость от ценовой политики того или иного поставщика топлива;
Поддержка и работа с клиентами на самом высоком уровне, готовность работать индивидуально с каждым, понимать потребности бизнеса и готовность идти на встречу;
Возможность отсрочки платежа за топливо это тоже немаловажный фактор, особенно когда на деятельность компании сильно влияет простой транспорта;
Реальные скидки на топливо в рублях, а не программы лояльности с баллами, которые позволяют получить дополнительную экономию до 3%;
Предоставление отчетных документов для бухгалтерии и налоговой службы как в электронном так и в бумажном виде. В комплект документов входит универсальный передаточный документ, счет фактура и акт за топливо и услуги;
Высокий уровень автоматизации универсальных топливных карт для юридических лиц и ИП достигается за счет мобильных приложений и открытых API для интеграций с системами своих клиентов.
Брендовые топливные карты и их особенности:
Обычно позволяют заправится только в сети АЗС, которая принадлежит компании выпустившей карту, в редких случаях еще и на партнерских сетях. Владельцы таких карт обычно очень сильно ограничены в своем выборе и становятся “заложниками” ценовой политики бренда.
Наглядный пример был около двух лет назад, когда одна из крупных компаний ввела для всех корпоративных клиентов наценки на топливо на своей сети в 5,5%;
Для ВИНКов продажа топлива на АЗС и топливные карты далеко не главный источник дохода, отсюда вытекает не самый быстрый темп развития сервисов и технологий, шаблонный подход к работе с клиентами;
Овердрафт по брендовым картам практически невозможен, исключением являются сверхкрупные клиенты с многомиллионными расходами на топливо.
“Локальные” топливные карты позволяют их владельцам:
Какая топливная карта самая лучшая?
Например если кто то считает что топливные карты “Роснефть” самые лучшие, потому что только на этих АЗС нормальное топливо, только они предлагают лучший сервис, только там не обманут и т.д.
И сколько бы аргументов в пользу универсальных топливных карт для юридических лиц и ИП не приводилось бы, оппонент останется при своем мнении.
Поэтому чтобы ответить на этот вопрос объективно нужно оценить следующие факторы:
Универсальные топливные карты для юридических лиц и ИП предоставляют своим владельцам следующие возможности и преимущества:
Остались вопросы или хотите заказать выгодные топливные карты “Полный Бак”?
Заполните форму на странице или позвоните нам бесплатный номер: 8-800-550-09-14.