Как оформить поездку директора в командировку на собственном автомобиле?
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Аллы (г. Тверь)
Директор использовал свою машину для командировки. При этом он осуществил расходы на бензин. Правильно ли я понимаю, что чеки нужно оформить авансовым отчетом по командировке и с приложением командировочного удостоверения, приказа и служебного задания + путевой лист?
В соответствии со статьей 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду (ст. 168 ТК РФ).
На основании п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Подпункт 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Таким образом, ни трудовое, ни налоговое законодательство не конкретизируют, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно. Из чего можно заключить, что работник (в том числе и директор) может отправиться в служебную командировку и на собственном автомобиле. Подтверждает сказанное и арбитражная практика (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005).
При этом основанием для возмещения расходов на проезд командированному работнику должен служить локальный нормативный акт организации. В Вашем случае в нем должно быть определено, что при следовании в командировку на собственном автомобиле работнику в составе командировочных расходов возмещаются расходы на проезд, сумма которых складывается из расходов на ГСМ.
В минимальный набор документов для возмещения затрат работника на ГСМ во время командировки должны войти стандартные документы, оформляемые при командировках, и чеки на бензин. Что же касается путевого листа, то анализ судебной практики показывает, что его наличие в данной ситуации не обязательно.
Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005 указано, что выписывать путевой лист работнику, направленному в командировку на личном легковом автомобиле, и не являющемуся водителем организации общество не обязано. Аналогичный вывод сделан судом в Постановлении ФАС Центрального округа от 25.05.2009 г. по делу № А62-5333/2008. Проанализировав требования нормативных документов, суд решил, что путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях. В Постановлении ФАС Московского округа от 24.06.2009 г. № КА-А40/4219-09 также отмечено, что для признания того факта, что поездка работником осуществлена в служебных целях, наличие оформленного путевого листа не является обязательным условием.
Скорее всего, при проверке, налоговики путевой лист все же с Вас затребуют для подтверждения факта использования личного автомобиля директора в служебных целях, а также количества израсходованного при командировке бензина. Поэтому во избежание лишних споров с проверяющими, путевой лист к авансовому отчету все же лучше приложить.
В данном случае можно пойти и другим путем, и вместо возмещения расходов на проезд выплатить директору компенсацию за использование им личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Напомню, что условия и порядок выплаты такой компенсации установлены Письмом Минфина России от 21.07.92 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок», зарегистрированном в Минюсте России от 22.07.92 N 13.
Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
Компенсационные суммы можно учесть в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Естественно, что в данном случае компенсация должна быть выплачена лишь за то время, когда автомобиль директора использовался для командировки.
Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.
Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок
Работодатель оплатил не все расходы на бензин в командировке
Я ездил в командировку на личном автомобиле БМВ F30 320i «автомат» 2012 года выпуска. Проехал около 8000 км, собрал чеки с автозаправок и отдал их работодателю, чтобы тот возместил расходы.
Со мной в командировке был коллега, у него Ниссан Кашкай 2.0 МТ 2008 года выпуска. Перемещались мы вместе по одному маршруту, так что километраж был общим.
Вопросов в этой ситуации несколько:
Артем, работодатель использует верные источники, но, возможно, ошибается в формуле расчета. Я разберу по этапам, как компания должна считать расходы на бензин.
Как работодатель компенсирует затраты на бензин
Сотрудник может договориться с работодателем и поехать в командировку на личном автомобиле. После возвращения работодатель посчитает, какие из затрат на топливо были произведены в рабочих целях, и компенсирует их.
Возместить все расходы по чекам работодатель не может: это невыгодно с точки зрения налогов. Дело в том, что в чеках указана общая сумма, которую потратил сотрудник. При этом он мог ездить по личным делам, например в магазин за продуктами. Получается, если сотруднику выплатят всю сумму по чекам, то оплатят и личные поездки. Когда налоговая проверит затраты и увидит расходы на нерабочие нужды, работодателя обяжут уплатить НДФЛ с компенсации затрат на нерабочие поездки.
То, как работодатель компенсирует расходы на бензин, он закрепляет в коллективном договоре, приказе о командировках или другом локальном нормативном акте. Перед поездкой сотрудник может ознакомиться с документом и узнать, как будут считать компенсацию. Если не устроит точность расчета, можно отказаться от поездки на личном автомобиле или договориться с работодателем о других условиях в специальном соглашении.
Некоторые компании заключают с сотрудниками соглашение о компенсации. В нем могут прописать фиксированную сумму, которая включает затраты на бензин. Так работник еще до командировки знает, сколько получит.
Если работодатель и работник не заключили соглашение о компенсации или прописали в нем, что затраты на бензин компания компенсирует дополнительно, работодатель считает рабочие расходы. Для этого ему нужно знать:
Стоимость бензина работодатель считает как среднее значение по чекам с АЗС. Километраж и расход топлива он может определить несколькими способами.
Когда надо оформлять командировку, а когда – служебную поездку?
Когда представитель компании отправляется по служебному заданию в другой город или страну, все вроде бы просто: он уезжает в командировку. Но «следом за ним» может поехать и сотрудник, у которого работа с разъездным характером. Где будет находиться в этот момент каждый из них — в командировке или служебной поездке? По нашему опыту, путаница в понятиях до сих пор существует. А это приводит и к финансовым, и к управленческим рискам. Давайте разберем, что и когда надо оформлять и как это делать правильно.
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ, командировка — это направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Соответственно, если у сотрудника в трудовом договоре в качестве такого места указан конкретный адрес компании, в принципе любую поездку можно считать командировкой, и срок ее определяет работодатель.
При этом сейчас только 2 документа являются обязательными: приказ и авансовый отчет, в котором человек подтверждает свои расходы. Другие формы: командировочное удостоверение, служебное задание, журнал и т.д. — добровольные. Оформлять их можно, но тогда в локальных нормативных актах надо точно описать, что, как и когда используется.
На время командировки за сотрудником сохраняется должность и платится средний заработок. Также ему должны возместить расходы, связанные с поездкой. Ст. 168 ТК РФ уточняет, что компенсируется: проезд, проживание, суточные, другие расходы по согласованию. Кстати, размер суточных закон не регламентирует, и работодатель назначает его самостоятельно. Надо лишь помнить про ст. 217 Налогового кодекса РФ: она указывает не облагаемые налогом суммы — 700 рублей в день по России и 2500 рублей — за границей. Свыше них придется платить НДФЛ.
Взывая к финансовой справедливости, люди просят признать их поездки командировками и компенсировать дополнительные расходы. Не добившись этого, человек обращается в суд. Как завершится дело — большой вопрос, но сама ситуация отнимет много времени.
Еще один риск связан с возмещением средств из Фонда социального страхования РФ. Если в локальных документах не прописать нюансы, связанные с несчастными случаями во время поездок, компании сложно будет доказать связь ЧП с производством. Допустим, человек поехал в командировку на личном авто, что не было разрешено, или заехал на служебном автомобиле к родным и попал в ДТП. ФСС может признать случай нестраховым и отказать в выплате.
Конечно, служебные поездки подчас выгоднее для работодателей, чем командировки. Так, суточные платятся только, если человек вынужден ночевать вне дома, не надо запрашивать письменное согласие семейного сотрудника и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Для обычных командировок это необходимо. К тому же, в них нельзя направлять беременных.
В любом случае процесс надо регламентировать. Прежде всего, проверить документы, в которых описаны правила поездок. Надо обязательно надо указать работы и должности с разъездной работой, планирование и согласование поездок, учет рабочего времени и расходов, описать варианты транспорта для поездки: общественный, личный и т.д. — это поможет избежать переплат и снизит риск аварий. И, пожалуй, самое главное для разъездных сотрудников. В трудовом договоре надо указать характер работы и определить территорию.
Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.
Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок
Директор поехал в командировку на личном автомобиле
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
С точки зрения трудового законодательства, генеральный директор — такой же наемный сотрудник, как и все остальные. Однако оформление командировочных документов для руководителя компании имеет свои особенности. Рассказываем по шагам, какие моменты нужно учесть при направлении в командировку гендиректора.
Что нужно сделать до командировки
1. Составить служебную записку
В первую очередь нужно составить служебную записку о направлении директора в командировку и перечислении ему аванса. Для этого нужно приблизительно подсчитать сумму предстоящих расходов. В эту сумму надо включить стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные, а также компенсацию представительских расходов (если предусмотрены). Если билеты и отель оплачиваются со счета компании, то их стоимость не включают в аванс.
Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов, заседаний, услуг переводчика. На них до командировки составляется отдельный приказ, где утверждается необходимость расходов и сумма. Компенсация представительских расходов должна быть внесена в приказ на командировку и выплачена авансом.
Служебная записка составляется от лица гендиректора на его же имя. Получается, он сам себя направляет в командировку.
2. Оформить приказ о направлении в командировку
Затем нужно сделать приказ на командировку — по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятой в организации (форма приказа прописывается во внутреннем положении о командировках). Как и служебная записка, приказ оформляется на имя гендиректора и подписывается им же. Документ нужно зафиксировать в журнале регистрации приказов организации.
3. Составить приказ и доверенность на передачу полномочий директора другому сотруднику
Во время отъезда директора компания не прекращает свою деятельность — кто-то должен управлять процессами и людьми, подписывать документы. Поэтому на время своего отсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицо и оформляет на него доверенность на передачу полномочий.
Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбран любой сотрудник, но чаще всего им становятся:
Доверенность составляется в свободной форме и заверяется печатью организации и подписью генерального директора.
Что обязательно должно быть в доверенности:
Одновременно с доверенностью нужно составить приказ о передаче полномочий гендиректора доверенному лицу. Если в обязанности доверенного лица до этого не входило замещение директора, то необходимо составить дополнительное соглашение к его трудовому договору. Также нужно заручиться письменным согласием сотрудника исполнять обязанности директора.
4. Забронировать жилье и купить билеты
При бронировании нужно учесть, что планы руководителя могут измениться в любой момент. Поэтому стоит покупать билеты с возможностью обмена и возврата — это позволит сэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки. Что касается жилья, то лучше выбирать варианты с бесплатной отменой брони.
Сервис Туту Командировки позволяет купить авиа- и ж/д билеты со счета компании по безналичному расчету. Это удобно, так как оформить бронирование может любой сотрудник, которому выдан соответствующий доступ — например, помощник руководителя или секретарь. Все отчетные документы доступны для скачивания. Также можно предоставить доступ к бизнес-аккаунту бухгалтеру — он может прямо в личном кабинете сформировать и скачать акты сверки.
5. Забронировать авто
Часто в качестве трансфера до/от аэропорта используется такси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобы потом получить возмещение расходов.
Иногда на время командировки бронируют автомобиль — например, если директору нужно съездить в несколько филиалов предприятия на территории страны или просто много передвигаться по городу. Важно сохранять все документы: договор аренды автомобиля, чеки с заправок, чтобы предоставить в бухгалтерию для отчета.
6. Оформить визу
У каждого консульства свои правила по оформлению виз. Иногда подать документы на визу вместо гендиректора может доверенное лицо (например, ассистент). Значит, необходимо оформить доверенность в соответствии с правилами консульства.
Подавать заявление на шенгенскую визу директор должен лично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение — если он уже делал биометрию в течение последних 5 лет. В этом случае передать документы можно по доверенности.
При оплате визы и других расходов нужно сохранять чеки — стоимость оформления визы входит в список командировочных расходов и оплачивается компанией.
Что нужно сделать после командировки
1. Собрать все отчетные документы
К ним относятся документы, подтверждающие расходы на:
2. Заполнить авансовый отчет
В авансовом отчете нужно прописать суммы выданных и потраченных средств. На оборотной стороне отчета впишите названия отчетных документов (чек, квитанция и т.д.).
3. Отдать отчет и чеки в бухгалтерию
Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделает перерасчет. Если гендиректор что-то оплатил из своих средств, эти расходы ему обязаны возместить.
В итоге
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Туту Командировки — удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок. С помощью бизнес-аакаунта можно выдавать доступ сотрудникам на покупку билетов, оплачивать билеты с единого корпоративного депозита, получать отчетные документы в эл. виде. И это еще не все
Личный автомобиль директора для командировок
Часто случается так, что личный автомобиль директора компании используется им не только в личных нуждах, но и в интересах фирмы. В таком случае имеется возможность официально оформить данный факт и уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Из данной статьи вы узнаете, как правильно составить путевые листы, если используется автомобиль директора для командировок и иных служебных поездок, что подразумевается под арендой имущества у сотрудников предприятия, и каковы правила заключения договора аренды с работником компании.
Аренда имущества у работника для использования в служебных целях
Действующее законодательство позволяет заключать договор аренды в отношении любого личного имущества сотрудников фирмы – пункт об аренде имущества в трудовом договоре или отдельное соглашение позволяет предприятию пользоваться в служебных целях машиной, грузовиком, ноутбуком, копировальным аппаратом и любой другой вещью, имеющейся во владении у нанятого подчиненного. Директор также является служащим предприятия, поэтому его автомобиль подчиняется тем же требованиям, что имущество любого другого сотрудника.
Важно! Заключать слишком много договоров аренды личного имущества с сотрудниками не безопасно – налоговая инспекция может выдвинуть претензии, назначить внеплановые проверки и доначислить налог, если выяснится, что подобные соглашения заключались с целью ухода от страховых взносов. Лучше, чтобы все арендованное у работников имущество всегда находилось в нужном месте.
За то, что личное имущество используется в служебных целях, работник-владелец получается арендную плату. В связи с этим его ежемесячная зарплата начисляется двумя частями – непосредственно оплата труда и арендные платежи. Сумма, относящаяся к аренде того же автомобиля, не будет облагаться страховыми взносами, поскольку данная выплата, согласно положениям Налогового Кодекса, признается вознаграждением, связанным с передачей имущественных прав. Работодатель имеет законное право учитывать данные выплаты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Важно! Именно потому, что арендная плата не облагается страховыми взносами, не следует делать так, чтобы данная сумма превышала зарплату сотрудника. Это вызовет подозрение контролирующих органов.
Как заключить договор аренды, чтобы использовать автомобиль директора для командировок
Договор аренды личного автомобиля работника фирмы, в том числе директора, может быть представлен в двух вариантах:
В первом случае обычно заранее оговаривают общую сумму выплаты по договору (и за пользование машиной, и за услуги владельца-водителя). Но так поступать не следует, и вот почему. Та часть выплаты, что приходится на переход имущественных прав в отношении автомобиля, действительно, не облагается страховыми взносами. Зато та часть суммы, что является оплатой услуг водителя, облагается. И когда налоговый инспектор обнаружит, что арендная плата не разбита на составляющие, страховые взносы будут начислены на все выплаченные суммы, полностью, без разбивки на целевые выплаты. Выгоднее для работодателя указать небольшую сумму за услуги собственника автомобиля, а выплату крупнее оставить в части оплаты за пользование авто.
С договором аренды без экипажа все проще – страховых платежей не будет совсем (но останется НДФЛ по ставке 13%), и в сумму выплаты разрешено включить любые затраты сотрудника на содержание транспортного средства. Налоговые инспекторы непременно проверят, кто является водителем автомобиля – если первичные документы укажут на то, что авто управляет сам владелец, договор аренды автоматически признается соглашением об аренде транспорта с экипажем (соответственно, начислят и страховые взносы).
Важно! Если на фирме используется автомобиль директора для командировок и иных служебных поездок, а директор при этом не является ИП и не нанимает наемных рабочих, рекомендуется подписывать сразу 2 договора – по аренде транспортного средства (без экипажа) и по оплате услуг по управлению машиной и ее технической эксплуатации.
Экспертное мнение к вопросу о том, каковы особенности оформления служебной поездки, если используется автомобиль директора для командировок
Как уже было сказано, директор компании является таким же сотрудником, как наемные работники. А потому вождение собственного автомобиля руководителем во время командировки считается использованием личного имущества сотрудника. Поэтому рекомендуется, во избежание претензий со стороны налоговых инспекторов, оформлять путевой лист. При проведении проверки затрат фирмы данный документ предъявлять не обязательно, но с ним будет значительно проще доказать, что машина эксплуатировалась именно в служебных целях, и бензин был потрачен на нужды предприятия.
Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 разрешает руководителям предприятий разрабатывать собственные формы путевых листов. Однако, существует условие – в документе должны присутствовать все без исключения обязательные реквизиты, перечень которых содержится в тексте Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152:
Фирма имеет право на то, чтобы включить в состав затрат, уменьшающих налог на прибыль, расходы на ГСМ. Недостатком использования унифицированной формы путевого листа является необходимость указания места отправления и назначения, в противном случае не получится учесть бензин в составе расходов, придется уплатить НДФЛ со стоимости бензина как с доходов работника, и не получится принять к вычету НДС.
Следует помнить и о том, что бензин невозможно учитывать в расходах в неограниченном количестве – положения НК РФ хоть и не содержат ограничений на этот счет, руководствоваться следует Методическими рекомендациями (Приложение к Распоряжению Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р). В Письме Минфина РФ от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6 содержатся указания относительно расчета норм расходования ГСМ для автомобилей, для которых не утверждены нормы расхода бензина.